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SAP-Anwender entscheidet sich beim Archiv für den KGSContentServer4Storage

Neu-Isenburg/Unterentfelden, 20. Dezember 2016. Die Stanzwerk AG ist jetzt auf die digitale Archivierung ihrer SAP-bezogenen Belege mit KGS umgestiegen. Vor sechs Jahren hatte der international tätige Hersteller von Elektromotoren und Transformatoren aus Unterentfelden/Schweiz SAP eingeführt. Den KGS ContentServer4Storage wählte Stanzwerk, um den knapp 100 SAP-Usern künftig ein ERP-zentriertes Arbeiten mit ihren Dokumenten zu ermöglichen.

Sämtliche Belege wurden in den letzten Jahren direkt in der MaxDB-Datenbank abgelegt. Eine Archivierung fand bisher nie statt. Eine Löschung von Belegen ist wegen der Archivierungspflicht von 15 Jahren als Automobilzulieferer zudem nicht zulässig. Tobias Käser, IT-Leiter der Stanzwerk AG: „Wir führen Tabellen mit Hunderten Millionen von Einträgen. Bei 500 Gigabyte wurde die Arbeit mit SAP-bezogenen Belegen auf MaxDB extrem schwerfällig. Mandantenkopien dauerten lang und waren inkonsistent, die Sicherungszeiten waren sehr lang.“

Mit der KGS als Spezialist für die SAP-Archivierung fand das Unternehmen zunächst heraus, woraus der monatliche Datenzuwachs von bis zu 20 GB resultiert und führte dann den KGSContentServer4Storage ein. Die Arbeit mit dem SAP-Archiv der KGS beendete die bisherigen Performance-Probleme und ermöglicht ein SAP-zentriertes Arbeiten – für IT-Leiter Käser das wichtigste Kriterium. „Wir sind zwar ein mittelständischer Automobilzulieferer, aber von der Logistik her ein Großbetrieb. Pro Jahr verarbeiten wir 50.000 Tonnen Elektroblech. Das heißt, dass täglich zwischen acht und zwanzig LKW-Ladungen mit Stahlrollen in SAP chargenmäßig ein- und umgebucht werden müssen. Dabei entstehen extrem viele Belege mit Kundenbezug, um die Rückverfolgbarkeit sicherzustellen.“

Die KGS-Lösung archiviert diese Belege automatisch im Hintergrund. „Um im internationalen Wettbewerb mitzuhalten, müssen wir in der Schweiz als Hochpreisland eine viel höhere Produktivität hinlegen. Dabei hilft uns die KGS-Lösung enorm“, so Tobias Käser.

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Die DMS- und Archivlösung von KGS ist bei dem Baustoffproduzenten eng in SAP als führendes System integriert

Neu-Isenburg, 5. Dezember 2016. Zentralisierung und Konsolidierung IT-Systemen ist derzeit für viele Firmen ein Thema, auch für die Knauf Gruppe aus Iphofen, mit 26.500  Beschäftigten in 80 Ländern eine weltweite Größe in der Baustoffbranche. Als langjähriger SAP-Anwender hat Knauf seine Archivlandschaft eng in SAP als führendes System eingebunden. Die Lösungen der KGS für die SAP-Archivierung waren dafür die richtige Technologie.

Vor der KGS-Einführung gab es bei Knauf rund 15 Content Repositories für die einzelnen Landesgesellschaften. Im bisherigen DMS waren deshalb verschiedene Datenbanken notwendig. In SAP musste die IT-Abteilung immer sicherstellen, dass jeweils in die richtigen Repositories archiviert wird und diese auch nicht zu groß werden.

Mit dem neuen Archiv konnte Knauf seine Kosten für Wartung und Betrieb deutlich senken. Die Lösung hat sich innerhalb von zwei Jahren amortisiert. Alle Content Repositories (knapp sechs Terabyte) übertrug die Migrationssoftware KGS Migration4ArchiveLink in wenigen Wochen von den alten auf die neuen Archivserver. Ebenfalls migriert vom Alt- ins Neu-System wurde eine Anzahl von Dokumenten ohne SAP-Bezug.

Der KGS ContentServer4Storage als neues SAP-Archiv stellt die ERP-Lösung in dem Mittelpunkt. Er überlässt die komplette Logik zur Metadatenverwaltung sowie zur Zugriffsberechtigung dem SAP-System, über dessen Client auch die Recherche nach Belegen stattfindet. Das Archiv ist nicht mehr nach Anwendungsfeldern und Ländern gegliedert. Die SAP-Anwender/innen im Unternehmen recherchieren Dokumente mit SAP-Bezug nur noch über ihren SAP-Client.

So braucht man keine Index-Files und keine Datenbank mehr; die dem Vorgängersystem zugrunde liegende SQL-Datenbank für die Indexverwaltung wurde abgeschaltet, die gesamte Serverlandschaft im Zuge der Archiv-Neugestaltung deutlich verschlankt. Weil keine Datenbank oder Indexfiles im nachgelagerten System nach dem Dokument durchsucht werden müssen, ist der Zugriff auf archivierte Dokumente direkt über SAP auch um ein Vielfaches schneller.

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