Weltweit führender Hersteller in der Gesundheitsversorgung setzt auf KGS-Technologie

Vom SAP-Archiv zum unternehmensweiten Content Server

Der Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen ist unbestritten. Für manche Zwecke sind sie jedoch funktional schlicht zu überladen, ihre aufwändige Einrichtung und der Betrieb gehen am Bedarf vorbei. Eines der weltweit führenden innovativen Unternehmen in der Gesundheitsversorgung hat sich deshalb für eine geeignetere Art entschieden, seine weltweiten Dokumente mit SAP-Bezug zentral verfügbar zu machen. Der KGS ContentServer, die Storage-basierte Archivplattform für SAP, wurde Ende 2012 um Funktionen für Attributierung und erweiterten Zugriff ergänzt. So können nun SAP- wie auch Nicht-SAP-Nutzer ERP-bezogene Ein- und Ausgangsdokumente einsehen – wahlweise über ihre SAP-Oberfläche, einen SAP Netweaver Web Client oder zukünftig auch völlig unabhängig von SAP per Web User Interface.

Informationsinseln hemmen die Effizienz in jedem Unternehmen, denn sie verlangsamen den Zugriff auf Dokumente und deren Verteilung. Bei einem Konzern sind dies nicht nur kleine Eilande: 20.000 Packmittel-Spezifikationen und Zeichnungen lagen zum Beispiel bis Ende 2012 auf einem lokalen File-System eines US-amerikanischen Standortes. Ein direkter Bezug zu den Produkten in den SAP-Materialstammdaten war nicht gegeben. Solche Inselverzeichnisse wollte das Unternehmen ablösen. Die darin enthaltenen SAP-bezogenen Dokumente sollten zentral verfügbar gemacht werden und verschiedene Anwendergruppen in ihnen nach verschiedensten Kriterien recherchieren können. Aus regulatorischen Gründen mussten die Dokumente am lokalen US-Standort ab spätestens Januar 2013 zentral bereitstehen, der Druck zur Umorganisation war somit vorhanden.

2011 initiierte der Konzern deshalb ein Projekt zur Lösung dieses Problems. Die Fragen dabei: Welche Standardprozesse gibt es, um Dokumente, die im ERP-Umfeld erstellt und benötigt werden, abzulegen? Wie lassen sich Attributierung und Logik in die bisherige einfache Ablage hineinbringen, wie kann der Zugriff auch unabhängig von SAP gestaltet werden? „Natürlich hätte man auch die vorhandenen Dokumenten-Management-Lösungen dafür einsetzen können. Mit ihren tiefen Funktionen für Rendering, Signatur, Versionierung, etc. sind sie aber für den gewünschten Zweck viel zu überdimensioniert. Gleichzeitig hätten wir deren Nutzung deutlich erweitern müssen, was die Lizenzkosten enorm in die Höhe getrieben hätte“, erklärt ein Projektleiter, gleichzeitig Spezialist für Business Process Management.

Einfache Einrichtung von Attributen

Gesucht war vielmehr ein einfaches Tool, in dem sich auf einfache Weise Attribute zur Einrichtung verschiedener Dokumenttypen einrichten lassen und das gleichzeitig einen web-basierten Zugriff ermöglicht. Nach gründlicher Untersuchung möglicher Optionen wurde klar, dass sich der bereits eingesetzte KGS ContentServer4Storage hierfür hervorragend eignet. Diese Lösung der KGS Software nutzt das Unternehmen seit 2005 als Archivsystem für Ausgangsrechnungen, Bestellungen und andere Dokumenttypen aus SAP. Eine einfache und effektive Art der Ablage, denn der KGS ContentServer greift direkt auf das Speichersystem des Konzerns zu. Ein DMS für Verwaltung und Anzeige der Dokumente ist nicht nötig, dies geschieht über den SAP-Dokumentenviewer. Anders als ein DMS muss der KGS ContentServer auch nicht gewartet und regelmäßig mit Updates versehen werden, er setzt vielmehr direkt auf SAP ArchiveLink auf und ist dadurch parallel zu SAP-Updates immer aktuell.

Die Software von KGS stellt eine bidirektionale Verknüpfung zwischen Dokument und SAP-Objekt her. Der Vorteil des direkten Zugriffs über SAP geht allerdings mit recht eingeschränkten Möglichkeiten beim Retrieval einher. Über die Transaktion VF03 „Anzeigen Rechnungen“ zum Beispiel kann sich ein SAP-Nutzer die Rechnung ansehen, wie sie im Original an den Kunden verschickt wurde. Hierfür benötigt er jedoch stets die exakte Rechnungsnummer; eine Selektion und Anzeige nach Rechnungen zum bestimmten Kunden, Zeiträumen etc. ist nicht möglich.  

Flexiblere Ansichten verschiedenster Dokumenttypen

Gemeinsam entwickelten KGS und das neu aufgesetzte Projekt-Team daraufhin einen SAP NetWeaver Web Client, der auf den KGS ContentServer zugreift. Darin lassen sich beliebige Dokumenttypen definieren, in Tabellenform sind Attribute hinterlegt, nach denen der Nutzer die Dokumente im ContentServer sortieren und sich anzeigen lassen kann. Bei Eingabe einer Materialnummer werden dann alle Dokumente ausgegeben, die mit dieser verbunden sind. Oder der Nutzer kann alle Rechnungen zu einem bestimmten Kunden selektieren und ansehen.

Aus dem bisherigen KGS SAP-Archiv wurde damit „KGS ZADOC“ als neueste Lösung der KGS Software. Zum 1. Januar 2013 ging die Lösung in den Produktivbetrieb, bis dahin hatte man bereits 27 Dokumenttypen eingerichtet. Waren es bis dahin nur Rechnungen und einige wenige andere SAP-Dokumentarten, so werden jetzt auch Analysezertifikate, Packmittel-Spezifikationen, Zeichnungen oder Kalibrierungspläne im SAP-Archiv abgelegt. Während früher nur einige wenige Bereiche sporadisch auf das Archiv zugriffen, so ist dies heute ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit in vielen Bereichen geworden, z.B. im Vertrieb, Einkauf, QM, Asset Management.

Deshalb ist auch die Dokumentenanzahl, die in ZADOC abgelegt wird, schon jetzt viel größer als früher und wird mittelfristig die 100fache Menge ausmachen. So werden zum Beispiel künftig alle Analysezertifikate mit dem SAP-Materialstamm verknüpft und damit zentral verfügbar gemacht.

Import von Nicht-SAP-Dokumenten

ZADOC kann – auch dies ist eine wichtige Erweiterung – zusätzlich Nicht-SAP-Dokumente aufnehmen, solche also, die das Unternehmen von außen erreichen. Sie werden im Upload-Verfahren über den KGS DocumentRouter in das SAP-Archiv importiert. Dies sind etwa Transport- und Warenbegleitpapiere: Vom Konzern beauftragte Spediteure schicken unterschriebene Warenbegleitpapiere ein, diese werden gescannt, an die Lieferung oder den Transportschein angehängt und tauchen damit bei der Suche auf. Es lassen sich auf diese Weise entweder einzelne Dokumente hochladen, zum Beispiel aus E-Mails heraus, oder über den Document Router wird eine Massenverarbeitung initiiert. Genau dies geschah mit den Packmittel-Spezifikationen am lokalen US-Standort: Der KGS DocumentRouter importierte sie einer vorgegebenen Logik folgend nach ZADOC und verband sie mit den SAP-Material-Stammdaten.

Signifikate Kostenersparnis

Zugreifen kann man auf diese Dokumente auf unterschiedliche Wege: Entweder über eine neue Transaktion in SAP – dort wurden innerhalb des Projektes eine Upload- und Retrieval-Funktion hinzugefügt. Alternativ ist ein Zugang über NetWeaver Webclient möglich und zukünftig auch über ein Web User Interface für externe Anwender. Die Gruppe der potenziellen Nutzer hat sich dadurch erhöht, denn sie kann auf beliebige Nutzer – auch ohne SAP-Zugang – ausgeweitet werden. Darüber hinaus können Ingenieure am Standort Elberfeld, ohne sich an SAP anzumelden, nun selbständig per Web Client ihre Analysezertifikate hochladen, attributieren und später recherchieren.

Über Ingenieure, Auditoren oder andere interne Benutzergruppen hinaus lassen sich die Dokumente in ZADOC per Web UI sogar für Externe zugänglich machen. Zum Beispiel für Layouter, die auf diesem Wege Produktbilder hochladen, auf welche im nächsten Schritt der Packmittellieferant zugreift und sie verarbeiten kann. „Man kann sich vorstellen, wie teuer es geworden wäre, all diesen Nutzergruppen den Zugang über das bestehende Dokumenten-Management-System zu ermöglichen“, so der Projektleiter, „allein die Lizenzkosten wären in einem signifikant mehrstelligen Euro-Bereich angesiedelt. Richtig teuer kann es im Exportgeschäft werden, wenn die notwendigen Papiere nicht nachgewiesen werden. Bei Ausfuhren in die USA ist ein umfangreiches Dossier an Begleitpapieren erforderlich, anderenfalls drohen Strafzölle in Millionenhöhe. Mit der neuen Lösung kann der Konzern den Behörden immer die vollständigen Zollpapiere wie Lieferscheine, Pack- und Gefahrgutpapiere zur Verfügung stellen. Der für den Export Verantwortliche lässt sich dafür per Web User Interface alle SAP-bezogenen Dokumente zu einem Exportauftrag anzeigen.

Nach und nach rollt das Unternehmen die angepassten Prozesse für seine weltweiten Standorte aus, die somit ihre alten lokalen Archive abschalten können. Dadurch werden sich noch weitere Synergieeffekte ergeben, wenn sich nämlich herausstellt, dass identische Dokumente bislang doppelt gehalten wurden und man den Dokumentenbestand hier noch einmal bereinigen kann.

Besonders wichtig ist der Compliance-Aspekt, nämlich ein sinnvoller und nachhaltiger Umgang mit seinen geschäftsrelevanten Dokumenten. Die Qualität dieser Dokumente wird durch ZADOC sichergestellt, indem jedes globale Dokument zentral abgelegt, eindeutig durch Objekte und Attribute zugeordnet und kontrolliert zur Verfügung gestellt werden kann.

Eingesetzte Produkte: KGS ContentServer4Storage, KGS ZADOC

 

Zahlen:

Eingerichtete Attributtypen nach wenigen Monaten: 27

Vervielfältigung der abgelegten Dokumente: Faktor 100

Einsparungen an Lizenzkosten im mehrstelligen Euro-Bereich

Herausforderung:

Dokumenten-Management-Systeme sind für manche Zwecke funktional zu überladen, ihre aufwändige Einrichtung und der Betrieb gehen am Bedarf vorbei. Um seine weltweiten Dokumente mit SAP-Bezug zentral verfügbar zu machen, suchte der Konzern deshalb eine geeignetere Technologie. Verschiedene Anwendergruppen sollten darin nach unterschiedlichsten Kriterien recherchieren können.

Lösung:

Mit KGS ZADOC kommt ein Tool zum Einsatz, in dem sich auf einfache Weise Attribute zur Einrichtung verschiedener Dokumenttypen einrichten lassen und das gleichzeitig einen web-basierten Zugriff ermöglicht. Die Lösung basiert auf dem bereits eingesetzten KGS ContentServer4Storage und stellt eine bidirektionale Verknüpfung zwischen Dokument und SAP-Objekt her.

Nutzen:

Mit der neuen Lösung können SAP- wie auch Nicht-SAP-Nutzer ERP-bezogene Ein- und Ausgangsdokumente einsehen und nach beliebig vielen Dokumenttypen durchsuchen. Allen Nutzergruppen den Zugang über das bestehende Dokumenten-Management-System zu ermöglichen, hätte Lizenzkosten in einem signifikant mehrstelligen Euro-Bereich bedeutet. Der Zugriff auf die Dokumente ist wahlweise über die SAP-Oberfläche, einen SAP Netweaver Web Client oder auch völlig unabhängig von SAP per Web User Interface möglich.