Konstrukteure arbeiten weltweit performant mit SAP-integriertem Archiv

Mitte der 90er Jahre nahm das Thema Elektronisches Dokumentenmanagement so richtig an Fahrt auf. Viele Unternehmen begannen, ihre ERP-Landschaft um DMS- und Archivsysteme zu ergänzen, die mit der Zeit immer funktionsreicher wurden. Inzwischen findet vielerorts ein Umdenken statt; der Werkzeugmaschinenbauer TRUMPF ist dafür ein gutes Beispiel. Das dort eingesetzte System eines der weltweiten Marktführer erwies sich mit der Zeit als viel zu komplex und sehr teuer, bezogen auf die Lizenzkosten. Der Wunsch von TRUMPF: ein schlankes Archiv zu haben, was in SAP integriert nur die ureigenste Aufgabe übernimmt, Dokumente über die SAP-Systeme zu bearbeiten. Charakteristika, wie sie TRUMPF bei KGS vorfand und deshalb seit Ende 2015 weltweit den KGS ContentServer4Storage einführt. Besonderheit ist hier die Archivierung der weltweit verteilten CAD-Dokumente aus Solidworks, für die KGS ein neues Cache-Server-Konzept entwarf.

„Als wir abermals vor Lizenzverhandlungen mit unserem Archivanbieter standen, war uns klar: Der Zeitpunkt für einen Technologiewechsel ist reif“, sagt Volker Blum, Leiter Basisbetreuung SAP-Systeme bei der TRUMPF GmbH + Co KG. Nach der bisherigen Lizenzpolitik entsprach jeder SAP-User einem Archiv-User – bei 7.000 Anwender/innen der ERP-Software eine teure Angelegenheit. Überhaupt brauche TRUMPF keine voll umfängliche ECM-Lösung, bei der jede kleinste neue Funktionalität wie etwa die E-Mail-Archivierung aufwändig hinzu installiert werden müsse, findet Blum. Statt einer mächtigen Collaboration-ECM-Suite für alle Belange setzt TRUMPF mit KGS auf eine schlanke Lösung, die auf einem SAP-zentrierten Ansatz aufsetzt und ausschließlich die Ablage von Dokumenten in Verbindung mit SAP übernimmt. Dem gleichen Ansatz folgt das Unternehmen bei der E-Mail-Archivierung, wo ebenfalls eine dezidierte Speziallösung ihren Dienst versieht. Der Trend ist erkennbar: Wenn SAP die zentrale Business-Anwendung ist, dann werden möglichst viele Funktionen innerhalb dessen abgebildet; für weitere Zwecke kommen nur noch Speziallösungen wie eben der KGS ContentServer4Storage oder der KGS CacheServer zum Einsatz.

Besonders performancekritisch: Ablage von Konstruktionsdaten

Für TRUMPF spielen Konstruktion und CAD-Daten-Verwaltung eine zentrale Rolle. Die Konstrukteure fertigen ihre Zeichnungen und Modelle u. a. mit der CAD-Software Solidworks. Baugruppen der Maschinen, die teilweise aus über 10.000 Einzelteilen bestehen können, verwaltet TRUMPF in SAP PLM. Diese Dokumente müssen gespeichert und den in weltweit 15 Ländern sitzenden Konstruktionsabteilungen zeitnah bereitgestellt werden. Eine große Herausforderung angesichts der in diesem Umfeld typischerweise sehr großen Dateien. Dafür hat TRUMPF mit dem alten DMS eine komplexe und performancekritische Infrastruktur mit Content-(Archiv-) und Cache-Servern aufgebaut.

Dieter Heger, IT-Administrator der SAP-Basisbetreuung bei TRUMPF: „Würden wir alle CAD-Daten zentral bei uns in Ditzingen speichern, müssten sich unsere weltweit verteilten Konstrukteure z. B. in China die CAD-Daten immer komplett über das WAN aus Ditzingen laden und wieder zurückspeichern, wenn sie eine Baugruppe weiterbearbeiten wollen. Ein flüssiges Arbeiten wäre damit unmöglich.“

Dezentrales CAD-Ablageszenario

Die komplexe, über Jahre gewachsene Infrastruktur aus Content- und Cache-Servern, die sowohl untereinander als auch mit SAP PLM kommunizieren, bildete TRUMPF deshalb an seinen weltweiten Konstruktionsstandorten in enger Kooperation mit KGS analog ab. Der Austausch der Content- und Cache-Server und damit der kompletten Archivinfrastruktur an allen Konstruktionsstandorten war allein eine anspruchsvolle Aufgabe, die der eigentlichen Datenmigration vorausging. Weil die Cache-Server des Vorgängersystems nicht hundertprozentig mit den KGS ContentServern kommunizieren können, war kein standortweiser Umstieg möglich. Vielmehr mussten vor den KGS-Content- zunächst sequentiell alle Cache-Server ausgetauscht werden. TRUMPF arbeitete für eine Übergangszeit sowohl mit neuen KGS-Cache- und alten Content-Servern. „Außer KGS fanden wir keinen Hersteller, der in der Lage war, unsere speziellen Anforderungen innerhalb dieses einzigartigen Konstrukts in seiner Lösung umzusetzen und der sofort verstand, worum es uns ging. Denn über die Standard-Funktionalität der SAP-Archivierung mit ArchiveLink geht unsere Cache-Server basierte Infrastruktur weit hinaus“, so Volker Blum.

An jedem Standort weltweit gibt es nun einen eigenen KGS ContentServer4Storage, der die Teile, für die der Standort zuständig ist, lokal speichert. Für die Normteile, die in Ditzingen liegen, wurden jeweils parallel lokale KGS CacheServer aufgebaut, die solche entfernten Teile vor Ort bereitstellen. Wollen sich die Konstrukteure eine Baugruppe laden, melden sie sich in SAP PLM an und geben die Baugruppe an. SAP löst dann die Stückliste auf und die lokalen Teile werden aus dem KGS ContentServer4Storage vor Ort geladen, die Normteile aus dem KGS CacheServern vor Ort.

Mit dieser Architektur hat TRUMPF immense Performance-Vorteile gegenüber einer zentralen Lösung. SAP kennt dabei jeden einzelnen Server, überwacht, welcher ausfällt und kann auf alternative Server umschalten. Das SAP-System weiß auch genau, zu welchem Standort eine bestimmte Workstation/ein PC gehört und ob der Zugriff lokal oder remote stattfindet.

Nach Austausch aller Server begann TRUMPF im Sommer 2016 mit der eigentlichen Migration von insgesamt drei Millionen Dokumenten (ca. 12 TByte Daten) aus dem Alt- ins Neu-System. Hierfür kam die Lösung KGS Migration4Archivelink zum Einsatz. Der alte Content wurde zunächst an einen KGS ProxyServer übergeben. Angefragte Dokumente suchte SAP PLM auf dem KGS ContentServer4Storage und wenn sie vom Proxy noch nicht übertragen waren, auf dem alten Content-Server. Die User bekamen von dieser im Hintergrund laufenden Migration überhaupt nichts mit.  

Neue Clients, zentral verwaltet

Bevor der erste Server produktiv ging, tauschte TRUMPF sämtliche Archiv-Clients des Altsystems für Anzeige und Scannen von Dokumenten aus. An jedem PC war ein solcher Anzeige-Client installiert, den TRUMPF nun nicht mehr benötigt. Stattdessen wurde der SAP-eigene ECL-Viewer auf allen Clients installiert.

KGS ScanClients wurden an weltweit 80 Scan-Arbeitsplätzen in unterschiedlichen Bereichen installiert. Der Umstieg erwies sich für TRUMPF auch deshalb als sehr vorteilhaft, weil parallel die Software zur automatischen Rechnungsverarbeitung  auf ein neues Upgrade gehoben wurde. Der alte Scan Client hätte hierzu modifiziert werden müssen. Der neue KGS ScanClient beinhaltet diese Funktionalität bereits im Standard. Auch die Konfiguration der Clients ist einfacher: Sie muss nicht mehr vor Ort stattfinden, sondern funktioniert zentral über den KGS ScanServer. Diese Lösung zur schnellen Administration von Scanprofilen und Lizenzen verwaltet lokal erzeugte Profile in so genannten Profilgruppen. Diese können mit nur wenigen Mausklicks beliebigen Benutzern zusätzlich zugeordnet werden. Neue Benutzer sind somit in der Lage, im Handumdrehen bereits vorhandene Profile zu nutzen. Dadurch entfällt das aufwändige Wiederaufsetzen von Scanprofilen nach einem Hardwaretausch. Durch eine automatische Versionierung erhalten alle KGS ScanClients immer die aktuellsten Profile im „pull-Verfahren“ zugewiesen, ein manuelles Verteilen ist nicht notwendig.

Dass bei einem Technologiewechsel immer alles reibungslos verläuft, ist illusorisch – vor allem nicht in einem solch komplexen Projekt. Umso wichtiger ist es für Dieter Heger, wie schnell und flexibel das KGS-Team auftretende Anforderungen umsetzt. Die eingesetzten KGS ScanClients sollten auf Wunsch der Finanzbuchhaltung mindestens genauso schnell arbeiten wie die Vorgängerlösung. KGS konnte diese Anforderung erfüllen. Inzwischen ist die neue Lösung durch einige gezielte Anpassungen rund zehn Prozent schneller ist als die frühere Scan-Lösung! 

Noch eine weitere Zahl hält Heger bereit, die den Nutzen der KGS-Lösung eindrucksvoll belegt: Deren Wartung kostet nur noch ein Drittel der für das bisherige Archivsystem.

Migration von sechs Terabyte kaufmännischer Dokumente in drei Wochen

Während das Hauptaugenmerk bei TRUMPF auf der CAD-Daten-Archivierung lag, waren auch kaufmännische Dokumente auf das neue System zu transferieren. 75 Millionen ein- und ausgehende Dokumente und Daten mit sechs Terabyte in 20 logischen Archiven (Vertrieb, Einkauf, Materialwirtschaft, HR usw.) migrierte das Unternehmen mittels Migration4ArchiveLink nach KGS – innerhalb von drei Wochen und damit weit unter der avisierten Zeit von zwei Monaten. Hierfür hat KGS am Stammsitz in Ditzingen einen eigenen Archiv-Server neben dem Serverkonstrukt für die CAD-Daten aufgebaut.

Volker Blum: „Wir haben festgestellt, dass man als SAP-Anwender kein vollumfängliches ECM braucht. Viel sinnvoller ist es, ERP-zentrierter zu arbeiten und für einzelne Aufgaben jeweils Spezialtools heranzuziehen. Bei der Archivierung entspricht das KGS-Konzept diesem Ansatz am besten.“ Deshalb will der Maschinenbauer die Lösung bald weiter ausbauen und denkt an die Einführung von KGS ZADOC für die Archivierung von Dokumenten in SAP, für die es kein SAP-Objekt gibt.

Das Unternehmen:

Das Hochtechnologieunternehmen TRUMPF bietet Fertigungslösungen in den Bereichen Werkzeugmaschinen, Lasertechnik und Elektronik. Sie kommen bei der Herstellung unterschiedlicher Produkte zum Einsatz, von Fahrzeugen und Gebäudetechnik über mobile Endgeräte bis hin zur modernen Energie- und Datenspeicherung.

Eingesetzte Produkte:

KGS ContentServer4Storage

KGS Migration4ArchiveLink

KGS CacheServer

KGS ScanClient

KGS ScanServer

KGS ZADOC

Zahlen:

Migrierte Dokumente: 68 Mio. kaufmännische Dokumente und 7 Mio. CAD-Dateien

Einsparung bei den Wartungskosten: rd. 66 %

Umfang des Archivnetzwerkes: 15 Standorte weltweit

Herausforderung:

Für die Archivierung SAP-bezogener Daten und Dokumente setzte TRUMPF bislang ein herkömmliches ECM-System ein. In seinem Funktionsumfang, der Komplexität und von der Höhe der Wartungskosten war das System auf Dauer zu überdimensioniert, um seine eigentliche Aufgabe zu erfüllen, Dokumente aus dem SAP GUI bereitzustellen.

Lösung:

Die Lösung der KGS konzentriert sich auf die Daten-Archivierung und Ablage von Dokumenten in Verbindung mit SAP. Dem ERP-zentrierten Ansatz des Maschinenbauers kommt sie damit am nächsten. KGS war ferner in der Lage, eine komplexe und performancekritische Infrastruktur mit Archiv- und Cache-Servern in Verbindung mit SAP PLM verteilt auf 15 Standorte weltweit aufzubauen.  

Nutzen:

Mit seiner verteilten Archiv-Architektur aus Archiv- und Cache-Servern hat TRUMPF immense Performance-Vorteile gegenüber einer zentralen Lösung. SAP kennt dabei jeden einzelnen Server, überwacht, welcher ausfällt und kann auf alternative Server umschalten.