Döhler konzentriert sich mit dem KGS-Archiv voll auf die S4/HANA-Einführung

Als eines der ersten Großunternehmen hat sich der Lösungsanbieter für die Getränke- und Lebensmittelindustrie Döhler GmbH mit Hauptsitz in Darmstadt für den kompletten Umstieg auf die neue Produktgeneration S/4HANA entschieden. 2016 wurde damit begonnen. Es war ein Systemwechsel, der parallel zu anderen wichtigen Projekten durchführt wurde. Im Archivbereich musste Döhler mit der schlanken KGS-Lösung im Einsatz nichts anpassen und konnte alle Ressourcen auf die S4/HANA-Einführung bündeln.

Mit der elektronischen Archivierung von SAP-Daten und -Dokumenten beschäftigt sich die Döhler GmbH schon seit den neunziger Jahren. Verschiedene Systeme waren dafür im Einsatz: eines für die Datenarchivierung und ein weiteres für die Rechnungsverarbeitung mit OCR und früher Archivierung. Parallel dazu wurden Dokumente zu Artikeln, Rezepturen und Stoffen aus dem Product-Lifecycle-Management-System (z.B. Zertifikate und Statements) im SAP Content Server abgelegt. Werden mehrere Archivsysteme eingesetzt, bedeutet das naturgemäß auch, dass immer wieder Updates nötig sind. Da Archivsysteme in der Regel komplex aufgebaut sind und eine Datenbank benötigen, bedeuten neue Versionen auch stets ein Vabanque-Spiel: Ist die Datenbank noch konsistent, wenn man das Archiv einmal neu aufsetzen muss, funktioniert der Zugriff auf die Informationen noch etc.?  

Als besonderen Nachteil erlebte Rudolf Meyer, Archivexperte im Basis-Administrations-Team der Döhler-IT, dass die Archivhersteller in aller Regel mit einem userbasierten Lizenzsystem arbeiten. Damit ist jeder SAP-User potenziell auch ein Archivnutzer – was in der Realität aber gar nicht der Fall ist. Insbesondere nach Migrationen, manchmal sogar jährlich, beginnen daher neue Verhandlungen mit dem jeweiligen Archivhersteller über die Anzahl der SAP-Lizenzen. Nachforderungen bei den Lizenzkosten für das Archiv sind dann vorprogrammiert.

Das Thema Archiv neu denken

Dr. Marco Lenck, seit Ende 2014  Head of Group IT bei Döhler, wollte anstatt des nächsten Update-Schrittes mit den bestehenden Systemen das Thema Archiv neu denken und so die KGS-Technologie testen. Rudolf Meyer, SAP Basis- und Archivadministrator: „Für uns klang das Konzept anfangs wie ein Märchen. Überrascht waren wir dann schon, dass alles so kam wie im Vorfeld versprochen.“

So führte Döhler 2015 den KGS ContentServer4Storage ein. Die Daten aus den Altarchiven wurden mit Hilfe der Migrationssoftware KGS Migration4Archivelink übertragen und die Dokumente auf der NetApp in einer Form gespeichert, dass die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt wird. Rudolf Meyer,: „Archivsysteme sind dafür konzipiert, dass man auch ohne SAP auf sie zugreifen kann. Das brauchen wir aber gar nicht.“ KGS benötigt keine Datenbank, sondern nur ein einfaches Filesystem ohne Komplexität, was den fundamentalen Unterschied zu herkömmlichen Archivlösungen ausmacht. „Es gibt keine komplizierte Software im Archiv, man muss keine Datenbank mehr sichern oder im Falle eines Crashs wieder herstellen – ein starkes und schnelles System, dass sich rein auf die Dokumenten- und Datenarchivierung im SAP-Kontext beschränkt“, fasst Winfried Winterstein, Teamleader SAP Technology,die aus Döhler-Sicht wesentlichen Vorteile zusammen.

Zehn Terabyte SAP-Daten und -Dokumente sind mittlerweile im Archiv abgelegt. Für die Administratoren bedeutet der KGSContentServer4Storage mit seiner reduzierten Komplexität eine Zeitersparnis in ihrer täglichen Arbeit von rund 50 Prozent. Alle Ausgangsdokumente aus SAP werden automatisch im KGS-Archiv abgelegt, Eingangsrechnungen gelangen über das nach wie vor eingesetzte Rechnungsverarbeitungssystem per ArchiveLink-Schnittstelle dorthin. „KGS reduziert die Archivierung auf ihre Grundfunktionen und setzt ganz auf SAP als führendes System. Dieser schlanke Ansatz hat uns überzeugt“, so Rudolf Meyer.

KGS-Archiv läuft stabil und performant mit S/4HANA

Als KGS implementiert wurde, arbeitete Döhler noch mit dem klassischen SAP ECC-System auf MaxDB. Nicht viel später begann in einem wahren Parforce-Ritt die ganze SAP-Transformation über die SAP Suite on Hana bis zuletzt auf S4/HANA. „Wir mussten dafür nichts im Archiv anpassen und konnten uns voll auf S4/HANA-Einführung konzentrieren“, freut sich Dr. Marco Lenck. „Das KGS-Archiv läuft stabil und performant mit S/4HANA.“ 

Mit S/4HANA wird das Thema Dokumentenarchivierung neu definiert, denn die nächste Produktgeneration bietet wesentliche Funktionen zur Verwaltung von unstrukturiertem Content. Dazu passt am besten ein schlanker Archivierungsansatz, bei dem sich das Archiv dem ERP-System unterordnet. KGS bietet alle nötigen Schnittstellen für eine sichere Zukunft mit HANA. Zu den bekannten Archiv-Integrationen über ArchiveLink und BC/ILM (Webdav) kommen neue Schnittstellen und Konzepte wie eine CMIS-Schnittstelle (CMIS = Content Management Interoperability Services), über die sich Originalbelege ablegen und wiedergewinnen lassen. CMIS kann auch zur Verwaltung von Metadaten eingesetzt werden. So rückt die Dokumentenverwaltung mit SAP S/4HANA noch näher an das ERP-System heran.

Für Döhler ist das aber Zukunftsmusik: Der Lebensmittelspezialist archiviert rein über die ArchiveLink-Schnittstelle, die seit Jahren stabil läuft. ILM-Archivierung könnte laut Aussage von Winfried Winterstein allenfalls vor dem Hintergrund der kommenden EU-Datenschutzgrundverordnung von Interesse werden. Dass KGS eine zertifizierte ILM-Schnittstelle beinhaltet, sorgt hierbei für Planungssicherheit.

Döhler geht auf´s Ganze in Sachen S/4

Döhler ist einer der ersten S/4HANA-Kunden im produzierenden Gewerbe. Mit Brownfield (ein Konzept, bei dem die bestehenden SAP-Systeme schrittweise auf S/HANA umgestellt werden und die vorhandenen System-Landschaften größtenteils erhalten bleiben) hat man heute das gesamte SAP-System inklusive Produktion auf S/4HANA umgestellt.

Man ging also auf´s Ganze in Sachen S/4. Die IT-Abteilung möchte künftig viele Projekte und Clean-Ups auf dem bestehenden System durchführen und dabei Prozesse überprüfen sowie optimieren. Dies soll auf der aktuellsten Software stattfinden, die SAP zu bieten hat: S/4HANA. Zudem sollen alle Produktionsstandorte, die noch auf Dritt-ERP-Lösungen laufen, im Rahmen von Roll-outs auf die SAP S/4HANA-Plattform migriert werden.,

Know-how auf Produkt- und Beratungsseite

Rückblickend auf das Projekt Archiveinführung, beurteilt der SAP-Teamleiter die Unterstützung durch KGS durchgehend positiv. „KGS hat uns bei der Migration viel Arbeit abgenommen durch individuelle Lösungen. Nicht nur auf Produkt-, sondern auch auf Beratungsebene hat uns der Hersteller geholfen, vom Alten wegzukommen. Das war eine der größten Herausforderungen.“

Für seinen Kollegen Rudolf Meyer geht in solchen Projekten die Problematik der Testsysteme oft unter. Denn getestet wird im Archivbereich viel. Ständig gehen Rückfragen von Anwendern ein, die sich teilweise auch auf konkrete Dokumente beziehen. Vom S/4H-Testsystem lesend aufs produktive Archiv zugreifen und schreibend ins Testarchiv, dies wäre eine Lösung des Problems. KGS hat eine solche Weiche entwickelt – für Döhler ein weiteres Feature, das für KGS spricht.