Neue SAP-Landschaft mit passender Archivstrategie

Viele Firmen sind derzeit bestrebt, ihre IT-Systeme zu zentralisieren und zu konsolidieren. Die Knauf Gruppe aus Iphofen, mit 26.500  Beschäftigten in 80 Ländern eine weltweite Größe in der Baustoffbranche, ist dafür ein gutes Beispiel. Als langjähriger SAP-Anwender hat Knauf seine Archivlandschaft eng in SAP als führendes System eingebunden. Die Lösungen der KGS für die SAP-Archivierung waren dafür die richtige Technologie.

1996 führte Knauf ein klassisches DMS- und Archivsystem ein, das anfangs noch einen Workflow für die Rechnungseingangsbearbeitung beinhaltete. Diesen löste man vor einigen Jahren durch eine in SAP integrierte Lösung ab, die zudem einen  Scan-Client mitbrachte. Für alle anderen Papierdokumente mit SAP-Bezug, die digitalisiert und ins Archiv geschrieben werden sollten, kam ein weiterer Scanclient des DMS-Herstellers zum Einsatz. „Dieser enthielt viele logische Schritte für die Klassifizierung von Dokumenten, die folglich außerhalb von SAP abliefen“, erklärt Wolfgang Römer, SAP-Basis-Administrator bei Knauf. „Immer wenn etwas nachzuprogrammieren war, mussten wir den Service des DMS-Lieferanten bemühen. Das führte zu permanent hohem Dienstleistungsaufwand“, so der zertifizierte SAP Technical Consultant weiter.

Diesen Zustand änderte Knauf mit ihrer Entscheidung, auf den KGS ContentServer4Storage für die SAP-Archivierung umzusteigen. Dieser überlässt die komplette Logik zur Metadatenverwaltung sowie zur Zugriffsberechtigung dem SAP-System, über dessen Client auch die Recherche nach Belegen stattfindet. Für das vorgelagerte Scannen führte Knauf den KGS ScanClient ein, der nun die Aufgaben der beiden vormaligen Scan-Clients übernimmt.

Neues Archiv spart Kosten für Wartung, Lizenzen und Server

So war der Hauptantrieb für die Einführung des neuen Archivs zunächst kommerzieller Natur: Kosten für Wartung und Betrieb sollten deutlich gesenkt werden. Ein weiterer Grund für die Ablösung war die Neugestaltung der Archivlandschaft. „Wir hatten rund 15 Content Repositories für die verschiedenen Landesgesellschaften“, erklärt Florian Beck, verantwortlich für Workflow und SAP-Archivierung bei Knauf. „Auch im DMS-System waren deshalb verschiedene Datenbanken notwendig. Wir mussten in SAP stets sicherstellen, dass jeweils in die richtigen Repositories archiviert wird und diese auch nicht zu groß werden, damit man im Scan-Client noch mit guter Performance suchen kann.“

Sieben produktive SAP-Systeme migriert

Nach der Entscheidung für KGS Anfang 2015 fand die Migration noch im gleichen Jahr statt. Alle 15 bisherigen Content Repositories, welche an verschiedenen SAP Systemen angebunden sind, mit einem Volumen zwischen 50 und 60 Mio. Dokumenten und knapp sechs Terabyte übertrug die Migrationssoftware KGS Migration4ArchiveLink in wenigen Wochen reibungslos von den alten auf die neuen Archivserver. Ein Wirtschaftsprüfer gab zuvor seinen Stempel für den Archivwechsel. Wolfgang Römer: „Nachdem dies geschehen ist, kümmern wir uns nun um die Reduzierung der Repositories.“

Datenanreicherung für den Archivelink-Zugriff

Ebenfalls migriert vom Alt- ins Neu-System wurde eine Anzahl von Dokumenten ohne SAP-Bezug. Diese reicherte KGS derart an, dass sie mit KGS Migration4ArchiveLink übertragen werden konnten. Über den KGS DocumentRouter wurden schließlich Bezüge zu den SAP-Objekten hergestellt. Diese gab es von der Sache her nämlich bereits im Altsystem – zu jedem Beleg gehört eine Lieferschein-Nummer, die in einem eigenen System gehalten wurde –, sie waren jedoch nicht funktional hergestellt worden. Über die Lieferscheinnummer konstruierte KGS folglich den Bezug.

Passende Archivstrategie für die neue SAP-Landschaft

Die passende Archivstrategie erarbeitete das IT-Team gemeinsam mit der KGS. So gibt es jetzt bzw. in Kürze ein Archiv für Dokumente mit zehnjähriger Aufbewahrungsfrist und eines mit unbegrenzter Dauer (für Vertragsdaten). Das neue SAP-Archiv ist also nicht mehr nach Anwendungsfeldern und Ländern gegliedert. Dies soll nur noch im Einzelfall so eingerichtet werden, z.B. wenn in einem Land spezielle Anforderungen für die Speicherung innerhalb der Landesgrenzen herrschen.

Die SAP-Anwender/innen im Unternehmen recherchieren Dokumente mit SAP-Bezug nur noch über ihren SAP-Client. Über die Dokumenten-ID wird darin auf das Archiv zugegriffen und das Dokument zur Anzeige gebracht. So braucht man keine Index-Files und keine Datenbank mehr; die dem Vorgängersystem zugrunde liegende SQL-Datenbank für die Indexverwaltung wurde abgeschaltet, die gesamte Serverlandschaft im Zuge der Archiv-Neugestaltung deutlich verschlankt. Weil keine Datenbank oder Indexfiles im nachgelagerten System nach dem Dokument suchen müssen, ist der Zugriff auf archivierte Dokumente direkt über SAP auch um ein Vielfaches schneller.

Strukturierter ablegen durch klare Namenskonvention

Mit dem zentralen Zugriff über den SAP-Client wurde die Möglichkeit beendet, über Scan-Clients zu recherchieren. Dies genau war nämlich der Grund dafür, dass man verschiedene Datenbanken/Repositories vorhielt. Florian Beck: „Früher hat jeder eine Dokumentenart angelegt, wie es ihm gerade recht war, mit divergierenden Namen und Mustern. Mit dem neuen Archiv haben wir nun in SAP eine klare Namenskonvention für die Dokumentenarten etabliert.“

Für die Aufnahme von Dokumenten hat Knauf 70 KGS ScanClients international im Einsatz, 25 davon in Deutschland. Auch in ausgewählten Fachabteilungen stehen einfache Scanner mit dem KGS ScanClients, auf denen die Kollegen/innen Eingangsdokumente digitalisieren und den SAP-Belegen zuordnen können. Dies will man aber generell ausdünnen und möglichst alle Scanaufgaben in den jeweils zentralen Poststellen zusammenführen.

Weltweite ScanClients zentral administrieren

Um die international eingesetzten KGS ScanClients zu administrieren oder an Arbeitsplätzen neu einzurichten, muss sich niemand vor Ort begeben. KGS hat hierfür mit dem KGS ScanServer eine Administrationslösung entwickelt. Über sie haben Florian Beck und seine Kollegen einen Überblick darüber, in welchem Land an welchem PC der KGS ScanClient genutzt wird. Sie können die Software von Iphofen aus verteilen und die jeweiligen Profile zentral verwalten.

Für eingehende Dokumente mit SAP-Bezug gibt es verschiedene Kanäle: Über den KGS ScanClient gelangen Rechnungen, Wareneingänge, zurückkommende Ausgangslieferscheine und andere kaufmännische Dokumente in das System. Sie erhalten einen Barcode, werden im zentralen Posteingang gescannt, der für alle deutschen Knauf-Standorte digitalisiert, und über den KGS DocumentRouter in das Archiv gespielt. Hinzu kommen Abliefernachweise und elektronische Kontoauszüge; außerdem gibt es Dokumente, die von Drittanwendungen wie dem Knauf-Lieferantenterminal stammen. Holen Lieferanten Ware in Iphofen ab, quittieren sie dies an diesem Terminal, ein PDF-Dokument wird erzeugt und mitsamt der Metadaten dem KGS DocumentRouter übergeben. Auch sie werden über den KGS DocumentRouter direkt mit dem SAP-Objekt verknüpft. Ausgangsbelege werden ebenso wie bisher über die ArchiveLink-Schnittstelle an das nun neue Archiv übergeben. Eingangs- und Ausgangsdokumente mit SAP-Bezug halten sich bei Knauf in etwa die Waage.

Was Knauf im Bereich der Archivierung spart, lässt sich schon im ersten Jahr des Wechsels ausrechnen – in dem der komplette bisherige Dienstleistungsaufwand für das Altsystem und dessen Client wegfiel. Über eine Unternehmenslizenz von KGS ist jeder SAP-Arbeitsplatz automatisch ein Archivarbeitsplatz. So fallen auch Nachlizensierungen, wie sie früher üblich waren, weg.  Die Lösung hat sich demnach innerhalb von zwei Jahren amortisiert.

Das Unternehmen:

Knauf zählt zu den führenden Herstellern von Baustoffen und Bausystemen in Europa und weit darüber hinaus und ist weltweit auf allen fünf Kontinenten in mehr als 80 Ländern an über 220 Standorten mit Produktionsstätten und Vertriebsorganisationen vertreten. Knauf-Werke produzieren moderne Trockenbausysteme, Putze und Zubehör, Wärmedämm-Verbundsysteme, Farben, Fließestriche und Bodensysteme, Maschinen und Werkzeuge für die Anwendung dieser Produkte ebenso wie Dämmstoffe. In 2014 erwirtschaftete die Unternehmensgruppe Knauf weltweit mit rund 26.500 Beschäftigten einen Jahresumsatz von 6,4 Mrd. Euro.

Eingesetzte Produkte:

KGS ContentServer4Storage

KGS DocumentRouter

KGS Migration4ArchiveLink

KGS ScanServer

Zahlen:

Migrierte Dokumente: ca. 50 - 60 Mio.

Datenmenge: ca. sechs Terabyte

Amortisierung der Lösung nach ca. zwei Jahren

Herausforderung:

Mit der bisherigen Archivlösung liefen bei Knauf viele logische Schritte im Archivierungskontext, zum Beispiel für die Klassifizierung von Dokumenten, außerhalb von SAP ab. Immer wenn etwas nachzuprogrammieren war, musste deshalb der Service des DMS-Lieferanten bemüht werden. Das führte zu permanent hohem Dienstleistungsaufwand. Hinzu kamen hohe Kosten für benötigte Datenbanken und Server.

Lösung:

Mit dem KGS ContentServer4Storage entschied sich Knauf für ein System zur SAP-Archivierung, welches die ERP-Lösung wieder in dem Mittelpunkt stellt. Es überlässt die komplette Logik zur Metadatenverwaltung sowie zur Zugriffsberechtigung dem SAP-System, über dessen Client auch die Recherche nach Belegen stattfindet.

Nutzen:

Index-Files und Datenbank werden nicht mehr benötigt; die gesamte Serverlandschaft wurde im Zuge der SAP-Neugestaltung deutlich verschlankt. Der Zugriff auf archivierte Dokumente direkt über SAP funktioniert deutlich schneller.