Neues SAP-Archiv mit Rechnungserfassung

SAP-Anwender, die ihr elektronisches Archiv wechseln wollen, stehen heute vor einem wahren Füllhorn an Möglichkeiten. So dicht ist der Markt, dass die Archivanbieter ihre Systeme mittlerweile sogar kostenlos hergeben – die Umsätze werden dann über spätere Wartungen wieder hereingeholt. Respekt haben IT-Administratoren eher vor der Migration als solcher. Denn hunderte von Gigabyte Datenmengen mit den richtigen Verknüpfungen und Attributierungen vom Alt- ins Neusystem zu hieven birgt Potenzial für Fehler und Datenverlust. Genau vor dieser Situation stand der Automobil-Zulieferer Röchling Automotive AG & Co. KG, Spezialist für Aerodynamik und Akustik und Teil der global tätigen Röchling Gruppe, im Jahr 2015.

1.800 SAP-Anwender hat die Röchling Automotive-Gruppe. Das bisherige SAP-Archiv von Saperion sollte wegen technischer Mängel abgelöst werden – und in diesem Zuge auch gleich der bisherige Rechnungseingangsprozess desselben Herstellers. Im SAP-Archiv legt Röchling alle SAP-bezogenen Ein- und Ausgangsdokumente ab, also Lieferscheine, Fakturen, Datenarchivierungsobjekte u.v.m., sowie eingehende Rechnungen. Statt eine weitere Drittlösung zu wählen, entschied sich Röchling sogleich für den komplett SAP-integrieren Archivansatz, wie ihn die KGS mit ihren Produkten bietet. Beim Rechnungseingangsprozess wählte der Automobilzulieferer eine kombinierte Lösung aus KGS- und ABBYY-Produkten. Beide Partner führten das Projekt in Kooperation durch.

Lückenlose Überwachung der Migration

Die Übertragung der Daten vom Alt-Archiv zum KGS ContentServer4Storage vollzog Röchling Automotive Mitte 2015 mit Hilfe von KGS Migration4ArchivLink, der Software für das einfache und kontrollierte Durchführen von Archivmigrationen im SAP-Umfeld. Als Proxy Server konzipiert, verwaltet KGS Migration4ArchiveLink den Dokumentenzugriff und die Migration selbständig und für den Anwender transparent. „Wir konnten mit der Software lückenlos überwachen, ob alle Objekte beim Archivwechsel korrekt übertragen wurden“, so Vivien Rebsdat, IT-Leiterin bei Röchling.

Bestehende Dokumente in den alten Archiven sowie die Schnittstellen zu Drittsystemen wurden in ihrer Struktur aus Saperion übernommen und an den KGS ContentServer4Storage angebunden. Durch die Proxy-Server-Funktionalität konnte Röchling schon zu Beginn der Migration auf das neue Archiv umschalten, ohne den laufenden Prozess abwarten zu müssen. Während der gesamten Archivmigration waren die Dokumente im Zugriff, unabhängig davon, ob sie bereits übertragen waren oder sich noch im Altarchiv befanden. 750 GB an Daten galt es bei Röchling zu überführen. Die Migration ging ohne jeglichen Datenverlust vonstatten und verlief auch sonst weitgehend unbemerkt von den Anwendern in ihrer täglichen Arbeit mit Dokumenten.

Erfassungslösung für Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen sind eine Dokumentenart, welche der Automobil-Zulieferer möglichst rasch nach dem Posteingang im SAP-Archiv ablegen möchte, um von dort aus elektronische Freigabeworkflows zu starten. Die Rechnungen treffen sowohl in Deutschland wie auch in den Landesgesellschaften in den USA und Tschechien ein sowie seit kurzem auch in Belgien. Noch vor Ort werden diese digitalisiert. Scanning und OCR müssen also technisch auf der Höhe sein, um eine saubere Übergabe der Rechnungsdaten an SAP zu ermöglichen. Die Erkennungsraten der bisherigen Lösung ließen bei Röchling jedoch zu wünschen übrig.

Das Unternehmen wechselte deshalb auf Scan-Clients und die Enterprise Capture Plattform ABBYY FlexiCapture des KGS-Partners ABBYY. Diese erkennt den Rechnungsbeleg im Posteingang automatisch, extrahiert relevante Metadaten und gleicht die Informationen der Dokumente sowie ihre Metadaten mit nachliegenden Prozessen in SAP ab – eine Form der Informationszugänglichkeit und -verarbeitung, die den steigenden Anforderungen von Röchling hinsichtlich Prozesstransparenz und -geschwindigkeit gerecht wird.

Bei den Eingangsrechnungen war der ABBYY ScanClient wegen seiner bestehenden Schnittstellen zur ABBYY OCR für Röchling erste Wahl. Für alle sonstigen Scan- und Archivierungsszenarien, bei denen keine Beleglesung und Klassifizierung erforderlich ist, nutzt das Unternehmen den KGS ScanClient: zum Digitalisieren von Eingangslieferscheinen und deren Verknüpfung mit dem Archiv, für weitere FI-Belege, Sachkontenübersichtsblätter usw.

KGS DocumentRouter als Mittler zwischen OCR und SAP

Über den KGS DocumentRouter werden die von ABBYY erzeugten PDFs und extrahierten Rechnungsdaten direkt in die passenden SAP-Prozesse zur Weiterverarbeitung eingeschleust. Dort arbeitet Röchling nach wie vor mit einem eigenentwickelten Rechnungsfreigabeworkflow in SAP. Die Technologie von KGS ist notwendig, da ABBYY selbst keinen Workflow anlegen bzw. in SAP anstoßen kann, sondern reines Scanning und OCR leistet. So nimmt der DocumentRouter die Rechnungsinformationen von der OCR entgegen und kümmert sich um die weitere Verarbeitung in SAP: Er ruft einen bestehenden Baustein auf und versorgt ihn mit den Daten von ABBYY. Dieser wiederum setzt ein Workitem in Gang, also eine Einheit, die den gesamten Prüfungsworkflow in SAP entlangläuft.

KGS ZADOC für gemeinsame Sicht auf SAP und Non-SAP-Dokumente

Im Bereich der Debitorenbearbeitung findet eine weitere KGS-Komponente ihren Einsatz: In KGS ZADOC werden Belege ohne SAP Bezug per WebDynpro Technologie archiviert und attributiert. Auf einfache Weise lassen sich in KGS ZADOC Attribute zur Einrichtung verschiedener Dokumenttypen durch einfaches Customizing definieren. „Attributieren konnten wir früher auch, aber eben nur ohne SAP-Bezug“, stellt Vivien Rebsdat den Mehrwert der Lösung heraus.

Durch die Verwaltung dokumentenbezogener Metadaten erweitert KGS ZADOC die vorhandenen Suchmöglichkeiten des SAP-Systems des Automobil-Zulieferers um ein Vielfaches. Zusätzlich kann Röchling damit differenzierte Szenarien für die Ablage realisieren. Etwa Dokumente automatisiert mit mehreren SAP- Businessobjekten verknüpfen, sie ohne Nutzung von SAP DVS versionieren oder eben Dokumente ohne SAP-Bezug verwalten. Somit hat sich der Umstieg auf ein SAP-zentriertes Arbeiten mit den KGS-Komponenten für Röchling Automotive gelohnt. Komplexe ECM- oder funktionsreiche Archiv-Systeme sind nicht mehr nötig, die ganze Systemlandschaft wurde harmonisiert und vereinfacht.

Das Unternehmen

Die Röchling Automotive AG & Co. KG ist mit über 4.200 Mitarbeitern weltweit Partner von Automobilherstellern und Systemlieferanten. 22 Fertigungsstätten, verteilt auf vier Kontinente, gewährleisten Kundennähe, vier Entwicklungsstandorte schaffen nachhaltig Nutzen für den Endkunden. Die intensive Betreuung der Automobilhersteller erfolgt mehrheitlich in Kundenbüros unmittelbar vor Ort. Zu den Kernkompetenzen von Röchling Automotive gehören die Aerodynamik und Akustik in jedem Segment des Fahrzeugs. Röchling Automotive ist Teil der Röchling-Gruppe. Zu dem global aufgestellten Verbund mittelständischer Unternehmen mit Firmensitz in Mannheim gehören 77 Unternehmen mit rd. 8.400 Beschäftigten in 22 Ländern der Welt. Die Röchling-Gruppe zählt zu den international führenden Unternehmen im Bereich der Kunststoffverarbeitung.