SAP in der Cloud mit integriertem Archiv

Ein Wechsel von einem Archivsystem auf ein komplett Neues, der einfacher funktioniert als ein bloßes Update des alten Archivs – dies war Hagen Hoss, Platforms and Storage Solutions Architect im Global Technology Team von Coats, bislang noch nicht untergekommen. Der weltweit führende Hersteller von Industriegarnen hatte bei der Archivierung im ERP-Umfeld jahrelang die Lösung eines anderen Anbieters eingesetzt. Wechselnde Lizenzmodelle, komplizierte Updates und die Notwendigkeit, für das Archiv immer noch zusätzliche Datenbank-Server vorzuhalten, führten bei Anwendern und insbesondere dem Technology Team zu dem Entschluss, über eine Alternative nachzudenken. Das alte proprietäre DMS wollte man daher durch eine schnelle und wartungsarme Lösung ersetzen und insgesamt eine schlanke Art der SAP-Archivierung in der Cloud realisieren. Bei der KGS fand Coats das passende Konzept für diese Anforderungen.

SAP ist das Haupt-ERP-System von Coats, weltweit arbeiten damit in den Fertigungsstätten 2.800 Anwender/innen. Auch die in vereinzelten Standorten noch betriebenen Installationen eines CAS-ERP auf iSeries-Basis sollen mittelfristig auf die Walldorfer Software umgerüstet werden.

Die in SAP erzeugten Dokumente archivierte das Unternehmen bislang mit einem klassischen elektronischen DMS/ECM- und Archivsystem, angebunden über SAP ArchiveLink. Aus den iSeries-Anwendungen wurden die Daten und Belege per FTP (und über Opentext-Dokulink) auf den Archivserver übertragen. Dabei nutzte man nur die reine Archivfunktion. Alle anderen Dokumenten-Management-Funktionen wurden nicht gebraucht. Damit war das System völlig überdimensioniert. Coats will mit seinem Archivsystem nur ERP-Dokumente verwalten Für die Erfassung von Eingangsrechnungen im Finanzbereich kommt wiederum eine autarke Lösung (von Readsoft) zum Einsatz.

Ein schlanker Archivserver für SAP-Belege war deshalb gefragt, der den Standard-Viewer von SAP verwendet und insbesondere keine eigene Datenbank benötigt. Unübersichtliche Lizenzmodelle und ein anstehendes, teures Archiv-Update gaben den Anstoß zum Wechsel auf die KGS-Technologie.

Einfache Handhabung, kein Datenbank-Server mehr

„Herkömmliche Archivsysteme erfordern prinzipiell einen eigenen Datenbankserver. Daraus resultiert zusätzlicher Verwaltungsaufwand, den man sich mit dem KGS ContentServer4Storage spart, da dieser sämtliche für den Dokumentenzugriff benötigten Informationen direkt in Verzeichnis- und Dateiobjekten des Betriebssystems ablegt“, so Hagen Hoss. Bei Coats schätzt man KGS als Anbieter einer einfach zu handhabenden Technologie mit klarer Lizenzierung. Das Unternehmen braucht damit keine zusätzliche Datenbank oder keinen Server mehr. Es gibt nur noch einen Anwendungsserver pro SAP-System, also für Entwicklung, Qualität und Produktion, und nicht zusätzlich noch immer einen Datenbank-Server wie beim bisherigen Archiv. „Deshalb können wir unsere bisherige Datenbank auch abschalten, wenn die Archivmigration komplett durch ist“, freut sich Hagen Hoss – was noch einmal Lizenzkosten spart.

Sechs Terabyte migriert

Eingeführt wurde der KGS Content Server bei Coats im Herbst 2015. Die knapp dreimonatige Migration vom Alt- auf das Neu-Archiv übernahm die KGS durch Einsatz von Migration4ArchiveLink, der Software für das einfache und kontrollierte Durchführen von Archivmigrationen im SAP-Umfeld. 8,6 Millionen Dokumente – Bestellungen, Production Orders, Materialbelege… – mit rund 6 Terabyte galt es zu überführen. Anfang 2016 war das SAP-System für Nordamerika komplett an den KGS ContentServer4Storage angeschlossen, bis Mitte März 2016 waren auch die anderen SAP-Systeme migriert. „Von der Geschwindigkeit und davon, wie unkompliziert der Archivwechsel während des laufenden Betriebes verlief, waren wir wirklich beeindruckt“, so Hagen Hoss. Im Zuge der Migration wurden auch die bislang existierenden Altarchivbereiche für unterschiedliche Dokumententypen in ein einziges konsolidiert, um künftig eine bessere Übersicht zu haben.

„Es wird wesentlich einfach werden.“

Für die weltweiten SAP-User bei Coats wird die Suche und Anzeige archivierter Belege künftig komfortabler, weil sie dafür nicht mehr eigens einen Archiv-Client starten müssen, sondern einfach über den SAP-eigenen ECL-Viewer recherchieren. Auch das Technology Team muss nicht mehr auf jedem Rechner den Archive Viewer installieren und spart dadurch immensen administrativen Aufwand. Hagen Hoss: „Es wird für uns alle wesentlich einfach werden.“

Die Belege aus dem iSeries-basierten CAS-ERP werden im KGS ContentServer4Storage künftig über KGS ZADOC archiviert, das System für SAP-übergreifende Dokumentensuche und -archivierung in SAP. Auch für die CAS-Anwender findet der Archivzugriff über den SAP-eigenen Viewer statt. Weil aber ohnehin künftig auf eine einheitliche SAP-Landschaft umgestellt wird, stellt dies kein Problem dar. Der Import der CAS-Daten nach ZADOC läuft über den KGS DocumentRouter. Die Coats Opti Germany GmbH, der Reißverschlussproduzent aus Deutschland und einer der CAS-Anwender, sendet per FTP die in CAS erzeugten Rechnungen an den KGSContentServer4Storage. Dieser extrahiert dann die benötigten Indexdaten aus der Rechnung, anhand derer die Rechnung später über KGS ZADOC wiedergefunden wird.

Lösung läuft komplett bei Microsoft Azure

Was das architektonische Gesamtkonzept der integrierten ERP-Archivlandschaft angeht, nimmt Coats unter den Unternehmen seiner Größenordnung weltweit eine technische Vorreiterstellung ein. Denn „On-Premise“ ist bei dem Industriegarn-Hersteller längst ein Auslaufmodell: Nicht nur die weltweiten SAP-Systeme – neben USA gibt es jeweils eins für Europa, Ost-Asien und Südost-Asien – sind komplett in der Private Cloud bei einem Rechenzentrumsbetreiber in Wien gehostet. Auch seine KGS-Archivlandschaft hat Coats komplett in die Wolke verlagert, die Server stehen in der Microsoft Azure Cloud in Irland und legen die Daten im Azure Filesystem ab. Eine Express-Verbindung mit 500 mbit Übertragungsgeschwindigkeit sorgt dafür, dass es keine Performance-Probleme gibt. Auch die Migration der Daten fand folglich nicht im Hause Coats statt, sondern der KGS Migration Server wurde in Azure installiert und mit dem Altarchiv verbunden. „Wir haben nur definiert, welche Content Repositories migriert werden sollten und KGS Migration4ArchiveLink führte die Migration anschließend einwandfrei durch“, erklärt Hagen Hoss.   

Der Gang in die Cloud ist für Coats eine reine Kostenfrage, denn gemietete Server sind deutlich preiswerter als gekaufte. Derzeit wird geprüft, wo dies so realisiert werden kann, denn in einigen Ländern ist es gesetzlich vorgeschrieben, Geschäftsdaten innerhalb der Landesgrenze aufzubewahren. Hier wäre dann die Ergänzung durch On-Premise-installierte KGS-Archivserver die Lösung.  Hagen Hoss: „In enger Zusammenarbeit mit Microsoft und SAP bereiten wir gerade den Wechsel auch unserer SAP-Suite nach Azure vor. Mittelfristig werden wir dann auch auf S4HANA migrieren.“ S4HANA in der Cloud mit integrierter Archivfunktionalität – damit wäre Coats wohl einer der ersten, die eine solch zukunftsweisende Architektur realisiert hätte.

Das Unternehmen

Coats ist der weltweit führende Hersteller von Industriegarnen und einer der großen Player im amerikanischen Textilhandwerk. Das Unternehmen beschäftigt 19.000 Menschen in mehr als 60 Ländern auf allen Kontinenten. Mit seinem Pioniergeist und seiner innovativen Kultur ist Coats weltweit präsent: durch den Vertrieb komplementärer Produkte mit hoher Wertschöpfung und Dienstleistungen für die Bekleidungs- und Schuhindustrie; durch die Anwendung innovativer Techniken für die Entwicklung von High-Tech-Spezialfäden und -garnen in Bereichen wie Automobil- und Faseroptik; durch die Verbreitung des Handwerks in neue Märkte und online.