Inputmanagement im Wandel. Mit dem wachsenden elektronischen Dokumenteneingang verändern sich die Aufgaben bisheriger Scan/OCR-Lösungen

Inputmanagement im Wandel. Mit dem wachsenden elektronischen Dokumenteneingang verändern sich die Aufgaben bisheriger Scan/OCR-Lösungen
 

Das Steuervereinfachungsgesetz hat es im Bereich der Eingangsrechnungen vorgemacht. Beim Inputmanagement wird sich das Belegvolumen in den kommenden Jahren immer stärker von Papier in Richtung digital verlagern. Unternehmen werden ihre bisherige Soft- und Hardware-Ausstattung in dem Zuge künftig gänzlich neu bzw. in dieser Form gar nicht mehr einsetzen.

Was in den letzten Jahren zum Standard in schon vielen Unternehmen geworden ist, wird schon bald wieder Vergangenheit sein: Eingangsrechnungen scannen und per OCR auslesen, um sie an einen elektronischen Freigabeworkflow weiterzuleiten. EDI ohne Sammelrechnungen und das ZUGFeRD-Format, diese gesetzlichen Neuerungen krempeln den Markt für Scanlösungen im Bereich des Rechnungseingangs gehörig um. Rechtlich ist damit der Weg geöffnet, um Rechnungen vollständig elektronisch zu verarbeiten. In fünf bis zehn Jahren wird der Markt deshalb schon gar nicht mehr bestehen, Eingangsrechnungen werden dann zu 100 % digital im Unternehmen eintreffen. Das Interesse der Unternehmen am elektronischen Rechnungseingang ist gewaltig, steckt für sie darin doch ein großes Einsparpotenzial. Der Blick in den Alltag beweist es: Innerhalb nur eines Jahres ist der Anteil der PDF-Rechnungen bereits auf zehn bis 15 Prozent gestiegen.

Vor diesem Hintergrund ändern sich die Eingangskanäle, dies registriert auch die KGS Software GmbH. Die bisherigen Rechnungseingangslösungen der Unternehmen mit anschließendem Freigabeworkflow sind auf die OCR-Erkennung hin ausgerichtet, Funktionen für den Empfang und die Weiterleitung von ZUGFerD-Rechnungen werden höchstens angebaut. Ein zeitgemäßer Ansatz sähe so aus, den Freigabeworkflow dorthin zurück zu verlagern, wo er hingehört – in das SAP-System – und alle vorlagerten Prozesse an die Gegebenheiten anzupassen. Also einen Rechnungsleser zu installieren, der nicht mehr auf OCR getrimmt, sondern feststellt, ob angelieferte ZUGFeRD-Format valide und die Rechnung gültig ist sowie anschließend einen dezidierten Freigabeworkflow startet. Mit dem DocumentRouter hat KGS hierfür eine Lösung entwickelt, die als bislang einzige am Markt sämtliche Inputkanäle verarbeiten kann, die mit einer IP-Übertragung zusammenhängen, eben auch ZUGFeRD-Rechnungen. Das Tool lernt anhand der geänderten Rahmenparameter neue Eingabeformate und neue Kanäle zu bedienen.

Elektronische Belege aus verschiedenen Quellen archivieren

Implikationen erwachsen aus dem Steuervereinfachungsgesetz desweiteren für die Archivierung. EDI-Rechnungen und elektronisch übermittelte Belege aus anderen Quellen erschließen die Unternehmen nun nach und nach für die Archivierung. Bei solchen elektronischen Eingangskanäle kann es sich neben EDI-Kanälen um E-Mail-Postfächer für ZUGFeRD-Rechnungen handeln, um Laufwerke oder http-Ports zur Abnahme von Streams. All diese kommen zum Papiereingang hinzu und verdrängen diesen immer mehr.

Bislang wurden EDI-Rechnungen zwar verbucht, aber nicht elektronisch archiviert, da ja am Ende eine Sammelrechnung in Papier folgte. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz fällt der Zwang zur Sammelrechnung nun weg und die Unternehmen sind verpflichtet, EDI-Belege rechtskonform zu archivieren. Eine bislang offene Flanke bei den Unternehmen, denn in der Lage, alle geschäftsrelevanten EDI-Belege rechtskonform unter den jeweiligen Aufbewahrungszeiten aufzubewahren, sind die meisten noch nicht. Archiviert werden müssen dabei sowohl die EDI-Nachricht im Zustand ihres Eintreffens, eine konvertierte Nachricht sowie das Konverter-Protokoll und eine von Menschen lesbare Interpretation des Originalformates.

Scan-Clients mit neuen Aufgaben im Papierbereich

Der Scan-Client der KGS wird schon heute weniger für die Batch-Massenverarbeitung von Rechnungen und Lieferscheinen eingesetzt als immer häufiger für Spezialaufgaben. Am Arbeitsplatz spontan und schnell Vertragsdokumente oder Kundenkorrespondenz zu einem Vorgang zu scannen, dies ist die künftige Aufgabe von Scan-Clients. Bislang mussten sich Sachbearbeiter dafür stets des nächst gelegenen Multifunktionsdruckers bedienen.

Scan-Komponenten wandern also vom zentralen Posteingang zurück zum Arbeitsplatz des Sachbearbeiters. Beschäftigte in der Personalabteilung oder andere Key User haben einen Scanner am Schreibtisch, andere Nutzer mit weniger Digitalisierungsbedarf nutzen weiterhin ihren MFD, über den sie Papieroriginale scannen. Den Scan-Client benötigen sie beide zwecks einfacher Bildbearbeitung, die darin mitgelieferten OCR-Technologien können sie bei dieser Art des Gelegenheitsscannens wahlweise nutzen oder auch eine bereits vorhandene OCR verwenden. Wichtiger ist die SAP-Integration des Scan-Clients. Sie ermöglicht die Ablage in SAP an beliebigen Objekten über die Dienste zum Objekt per rechter Maustaste. Das gleichzeitige Ablegen in SAP ist gerade beim neuen Arbeitsplatz-Scannen wichtig. Der Scan-Client wird damit degradiert zu einer Bildverbesserungssoftware für das direkte Ablegen in SAP.

 

 

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