Dokumente in SAP

Archivieren – aber richtig!

Dokumente in SAP lassen sich aus zwei Blickwinkeln betrachten: technisch und fachlich.

Technisch gesehen handelt es sich um ein SAP-Basisthema, da die Dokumente in der Regel in einem externen Archivsystem abgelegt werden und dieses auf Grund der verwendeten Schnittstelle ArchiveLink der SAP-Basis zu zuordnen ist. Der folgende Beitrag beschäftigt sich mit der Betrachtungsweise aus fachlicher Sicht.

Aufbewahren sollte man Dokumente nicht nur auf Grund gesetzlicher Regularien, sondern um die Qualität der Prozesse und die Anwenderakzeptanz nachhaltig zu steigern. Sicher: Alle Daten aus den Dokumenten sind auch in SAP verfügbar. Kommt es aber zur Kommunikation mit dem Absender oder Empfänger des Dokumentes, wird in der Regel an Hand des Dokuments über die Inhalte gesprochen. Hierzu muss diese im Sinne einer schnellen und effektiven Kommunikation beiden Parteien vorliegen.

Frühe Archivierung von Eingangsdokumenten

Zunächst einmal sei darauf hingewiesen, dass es bei der Verarbeitung eingehender Belege zwei grundsätzliche Arbeitsweisen gibt. Zum einen das frühe Erfassen, der Beleg wird dabei zum frühestmöglichen Zeitpunkt im Prozesses in digitaler Form bereitgestellt, und zum anderen das späte Erfassen. Hier wird der gesamte Bearbeitungsprozess, wie vor der Nutzung von SAP unverändert betrieben. Das Papierdokument fließt weiterhin durch den vollständigen Prozess, bis es irgendwann gescannt und archiviert wird. Der Vorteil des späten Erfassens ist eindeutig die Tatsache, dass der Arbeitsablauf unverändert bleibt. Der Nachteil ist der geringe Nutzen dieser Arbeitsweise für das Unternehmen, denn Potentiale wie Durchlaufzeitverbesserungen und ähnliche lassen sich hier nur schwer ausschöpfen, ganz abgesehen von einer transparenten Bearbeitung, einfachen Vertreterregelungen, Verteilung der Bearbeitung auf unterschiedliche Niederlassungen, um nur einige augenscheinliche Nachteile dieser Arbeitsweise zu nennen.

Das frühe Erfassen von Eingangsbelegen und ihr Einschleusen in den Dokumentenmanagementprozess schafft Unternehmen ein großes Nutzenpotential. Durch die frühestmögliche Bereitstellung aller prozessrelevanten Daten in elektronischer Form kann z. B. der Rechnungsbuchungsprozess bis zur vollständig automatisierten Buchung optimiert werden. Hierdurch werden nicht nur die Durchlaufzeiten drastisch verkürzt, auch manuelle Schritte lassen sich nun wesentlich einfacher delegieren, da alle notwendigen Informationen inklusive der zugehörigen Dokumente digital vorliegen und auch über die SAP GUI zugreifbar sind.

Das frühe Erfassen ist grundsätzlich bei allen eingehenden Belegen möglich und bietet die höchsten Nutzenpotentiale aller Verarbeitungsvarianten, wenngleich die Umsetzung immer mit Änderungen am Arbeitsablauf verbunden ist. Gerade hierin liegt eine weitere Chance für ein Untenehmen, denn durch die Änderung des Arbeitsablaufes lassen sich häufig weitere zuvor gar nicht betrachtete Zusatznutzen generieren.

Einen Sonderfall bei der Verarbeitung eingehender Dokumente stellt die Personalverwaltung dar, da hier besondere Anforderungen an den Schutz der Dokumente vor unerlaubtem Zugriff gestellt werden. Es können zwar alle genannten Verarbeitungsvarianten genutzt werden, zusätzlich findet sich hier auch noch die Verarbeitungsvariante gleichzeitiges Erfassen. Hierbei wird zum Zeitpunkt der Bearbeitung der Personaldaten das Einscannen von Dokumenten zu diesem Vorgang am Arbeitsplatz des Sachbearbeiters ausgelöst. Alle weiteren Schritte wie das Einfügen in die Personalakte erfolgen im Anschluss daran am Arbeitsplatz des Sachbearbeiters.

Die Nutzenpotentiale sind im Personalbereich andere als in allen übrigen Bereichen. Der Hauptnutzen liegt sicherlich in der schnellen und vollständigen Verfügbarkeit aller mitarbeiterbezogenen Daten und Dokumente für den Sachbearbeiter. Auch für den Mitarbeiter selbst bietet sich hier ein hoher Nutzen, denn er kann jederzeit einfach und unproblematisch Einsicht in seine vollständige Personalakte inklusive aller Dokumente nehmen. Neben dem direkten Zugriff über die SAP GUI auf die Personaldaten bietet sich auch die Möglichkeit der Bereitstellung der Daten und Dokumente in einem entsprechenden Portal zur Selbstbeauskunftung an, um Mitarbeiter ohne SAP GUI-Zugang zu bedienen. Gerade in stark dezentralen Organisationen werden diese Möglichkeiten erfolgreich genutzt.

Archivierung ausgehender Dokumente

Neben den eingehenden Belegen gibt es den Themenkomplex der ausgehenden Dokumente, die im SAP-Kontext eine Rolle spielen. Ihre Bedeutung wird vielerorts noch unterschätzt. SAP bietet zwar sehr einfache und effektive Möglichkeiten, ausgehende Dokumente zu archivieren, hiervon wird aber in der Regel nur dann Gebrauch gemacht, wenn eine Aufbewahrung durch den Gesetzgeber vorgeschrieben ist. Bei anderen Dokumenten verzichten Unternehmen häufig darauf, obwohl auch bildliche Kopien ausgehender Dokumente gerade in der Kommunikation mit dem Empfänger sehr hilfreich sein können. Rückfragen beziehen sich somit in der Regel auf ein zuvor übermitteltes Dokument. Ist dieses einfach und schnell zugreifbar erleichtert und beschleunigt dies die Kommunikation entscheidend.

Wie lassen sich nun ausgehende Dokumente konkret archivieren? Dies hängt stark vom Unternehmen und den dort eingesetzten SAP-Module ab. Generell ist der Ort der Erzeugung des Beleges entscheidend für die weitere Verarbeitung. Hier bieten sich zwei Varianten an: im SAP-System über das SAP-eigene Outputmanagement und außerhalb von SAP über ein externes Outputmanagementsystem.

Im ersten Fall ist die Archivierung und Verknüpfung mit dem zugehörigen Businessobjekt sehr einfach, denn dies erledigt das SAP-System vollautomatisch, sofern man für die betreffende Dokumentart die Ausgabevariante Drucken und Archivieren oder nur Archivieren in der Nachrichtensteuerung hinterlegt hat. Einen Stolperstein gibt es hier jedoch: Kommen Konditionssätze zur Anwendung, überlagern diese die Einstellungen der Nachrichtensteuerung und sind entsprechend anzupassen, um eine Archivierung durchführen zu können.

Bei Einsatz eines externen Outputmanagementsystems stellt sich die Archivierung und Verknüpfung mit dem zugehörigen Businessobjekt schwieriger da. Der Grund: SAP liefert nur einen Druckdatenstrom an das Outputmanagementsystem. Darin sind keine Informationen zum erzeugenden Businessobjekt vorhanden und eine Archivierung der erzeugten Dokumente ist bei dieser Ausgabevariante nicht vorgesehen. Bei der Archivierung ist man somit auf die Gewinnung von Metadaten aus dem Datenstrom angewiesen, die eine eineindeutige Zuordnung des erzeugten Dokumentes zu einem Businessobjekt ermöglichen. Hierzu sind die meisten Outputmanagementsysteme durch entsprechendes Customizing in der Lage. Neben dem Druck liefern diese Systeme dann z. B. eine PDF-Datei je Dokument plus eine Metadatendatei, die die zur Archivierung und Verknüpfung benötigten Daten enthält.

Der Archivierungs- und Verknüpfungslauf mit Gewinnung von Metadaten aus dem Datenstrom kann dabei vollständig automatisiert werden (siehe Abbildung 2). Die Ablage und Verknüpfung der Dokumente sollte dabei über standardisierte Schnittstellen stattfinden. Gerade beim Einsatz externer Outputmanagementlösungen können erhebliche Dokumentenmengen in kurzer Zeit anfallen; es ist daher sicherzustellen, dass diese mit der notwendigen Performance verarbeitet werden.

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