Mit SAP-zentriertem Ansatz: Dokumentenlogistik anhand der Prozesskette im Automotive-Sektor

Mit einem SAP-zentrierten Ansatz lässt sich die Dokumentenlogistik innerhalb komplizierter Prozessketten, wie sie im Automotive-Bereich typisch sind, besser handhaben. Das SAP-Berechtigungskonzept wird analog für Dokumentenzugriff und -verwaltung verwendet, gesonderte ECM-Systeme sind nicht nötig.

Einkaufsprozesse im Automotive-Sektor sind komplex, es herrscht ein mannigfaltiges Beziehungsgeflecht zwischen Hersteller und Zulieferbetrieben sowie innerhalb der Zulieferer. Zahllose Dokumente entstehen entlang der Einkaufsprozesskette, die man dem Partner aus dem Archiv heraus bereitstellen oder darin ablegen muss. Idealerweise findet der Zugriff auf diese Dokumente aus SAP heraus statt, ohne gesondertes ECM-System. Eine Reihe von Unternehmen der Branche hat sich schon für einen solch schlanken Archivansatz entschieden.

SAP wird Dreh- und Angelpunkt im Finanzwesen

Weg vom Mainframe, hin zu SAP, so lautet derzeit das Leitmotiv vieler Unternehmen bei der Umgestaltung ihrer Finanzprozesse und -systeme. Ein deutscher Premium-Automobilkonzern hat im Zuge dessen die Archivierung im Finanzwesen komplett neu organisiert. Ein- und ausgehende Finanzbelege lagen früher verteilt auf verschiedensten Host-Archiven. Der Zugriff auf sie war mitunter kompliziert. Wahlweise mussten sich Anwender über SAP, Windows, Web oder andere Systeme an unterschiedlichen Archiven mit verschiedenen Rollen anmelden. Sie konnten Anhänge recherchieren, durften aber nicht in die Buchungen schauen oder aber sahen Buchungen nur ohne Anhänge.

Das Ziel hieß deshalb: die Archive enger an SAP koppeln. Denn Dreh- und Angelpunkt in der Finanzwelt ist SAP, nicht mehr der Host, wo nur noch Sonderprozesse laufen. Zentraler Einstiegspunkt zur Recherche von Finanzbelegen sollte SAP SRM bzw. ERP über die Module FI, SD oder MM werden. Damit ließe sich das Thema der Benutzerverwaltung radikal vereinfachen, denn der Archivzugriff fände nunmehr ausschließlich über SAP-Rollen statt.

Bei der Entscheidungsfindung für eine neue zukunftssichere Archivlösung im Finanzbereich standen verschiedene Möglichkeiten auf der Basis vorhandener Systeme zur Verfügung. Entweder war jedoch das Datenmodell zu komplex und damit für die SAP-Archivierung zu groß dimensioniert – was unnötig Speicherplatz in der Datenbank benötigt hätte –, oder aber funktionale Gründe führten zum Ausschluss von Lösungen. Auch der SAP Content Server stellte keine Alternative dar. SAP SRM ist mit einem Output-Management-System bei einem externen Provider gekoppelt, welches signierte PDFs der Gutschriften erstellt und sie zurückschickt. Diese Belege müssen vollautomatisch verarbeitet werden, was eine leistungsstarke Inputmanagementlösung bedingt.

Schlankes Datenmodell, Single-Sign-On, Verarbeitung externer Belege

Die Wahl fiel schließlich auf den KGS ContentServer4Storage, da dieser alle Anforderungen an Performance, Einfachheit der Architektur und leichte Administrierbarkeit erfüllte. Er verbindet über eine Archivmiddleware SAP ArchiveLink® (die Standschnittstelle für Archivierung in SAP Landschaften) mit dem Hierarchischen Speichermanagement (HSM) des Automotive-Konzerns. Die Integration der Lösung in SAP macht aufwändige Roll-outs von Clientkomponenten überflüssig. Für die Dokumentenanzeige kommt der SAP-Dokumentenviewer zum Einsatz oder der Webbrowser für den Archivzugang über das firmeninterne Portal. Anwender können Finanzdokumente dadurch einfacher verwalten, weil sie ihre gewohnte Anwendungsumgebung nicht verlassen müssen. Auch über das Portal stehen ihnen die bekannten SAP-Funktionalitäten zur Verfügung und vereinfachen die Dokumentenrecherche.

Durch den Einsatz von Konnektoren kann der KGS ContentServer4Storage auch externe Belege verarbeiten und mit SAP verlinken. Weil der Archivzugriff mit der Lösung zentral über SAP stattfindet, müssen sich die Mitarbeiter per Single-Sign-On nur noch einmal anmelden und erreichen schneller die richtige Umgebung durch Filterung von Treffer- und Vorschlagslisten sowie Kreditorenauswahl. Ein weiterer Vorteil: Die Metadaten der Finanzbelege werden nun in SAP verwaltet. Bis dahin mussten diese Daten komplett extrahiert und redundant in einer separaten Datenbank gehalten werden.

95% der jährlich 25 Millionen SAP-Finanzbelege des Automobilherstellers sind Gutschriften, Preisnachberechnungen oder Zahlungsavisa. Das Gutschriftverfahren ist in der Serienfertigung im Automobilsektor üblich: Der Lieferant erhält bei Warenlieferung sofort eine Gutschrift. Der Konzern erzeugt täglich bis zu mehrere 100.000 solcher Ausgangsdokumente mit SAP MM-Bezug, hinzu kommen knapp 5.000 bestellbezogene Eingangsrechnungen. Diese werden vollautomatisiert mit der Inputmanagementlösung KGS DocumentRouter im neuen zentralen SAP-Archiv abgelegt und in SAP mit den zugehörigen Buchungen verknüpft.

Belege im Archiv recherchieren kann im Konzern jeder, der in einen Bestellvorgang involviert ist. Rund 400 Power User, die täglich im SAP GUI arbeiten, nutzen für die Archivanzeige den ECL Viewer von SAP. Daneben wollte man den 10 – 12.000 Key Usern eine Web-Recherche ermöglichen. Sie gehen dafür ins Unternehmens-Intranet, rufen die Rechnungsbelege über eine URL auf oder erhalten einen Link auf die Belege per übergeordnetem Workflow aus SAP heraus. Sowohl über SAP GUI wie über Webzugriff ist der Zugriff auf einzelne Archive detailliert differenzierbar. Per Customizingtabelle in SAP lässt sich granular einstellen, welche Anhänge für ein SAP-Objekt angezeigt werden sollen: FI-Buchung mit Rechnung, MM-Buchung mit Lieferschein etc.

Neben den Herstellern ist die zentrale Dokumentenhaltung in SAP auch für Zulieferbetriebe inzwischen ein Thema. Das Engineering-Unternehmen IAV hat sein SAP-Filenet-Archiv unlängst durch eine Lösung der KGS abgelöst. Die bis dahin heterogene System- und Anwendungslandschaft sollte durch eine schlanke Lösung konsolidiert und harmonisiert werden. Für das Archiv wird nun die in SAP vorhandene Datenbank zur Ablage der Archivinformationen (Verknüpfungen und Beleginformationen) verwendet.

Den Migrationsprozess hat das Unternehmen durch seine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft auf Rechtssicherheit hin testen und entsprechend testieren lassen. Hierfür setzte die IAV ebenfalls ein KGS-Produkt für die Daten- und Dokumentenmigration ein. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft RBS RoeverBroennerSusat  begleitete den Migrationsprozess von Beginn an; Über die  Migrationsdokumentation und Prozessbeschreibung wurde dadurch die Rechtsicherheit des Prozesses frühzeitig sichergestellt.

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