Lumberg-Gruppe: SAP-Archivierung mit KGS Content Server ein Erfolgsmodell

Er schnurrt wie ein Kätzchen und versieht unauffällig im Hintergrund seinen Dienst: Für die Lumberg-Gruppe, Hersteller elektromechanischer Bauelemente und elektronischer Komponenten aus dem westfälischen Schalksmühle, war die Entscheidung für den KGS Content Server als SAP-Archiv vor sechs Jahren genau die richtige Entscheidung.

Das Familienunternehmen mit rund 1.000 Beschäftigten ist seit 1999 SAP-Anwender und führte im Jahr 2010 eine Lösung zur elektronischen Eingangsrechnung ein. Rechnungsbelege werden dabei gescannt und über einen Workflow freigegeben. Um sie in elektronischer Form durchzuschleusen, müssen die Belege in einem digitalen Archiv abgelegt werden.

Lumberg archiviert seine geschäftlichen Dokumente grundsätzlich noch in Papierform und plante auch nicht, ein ECM-System einzuführen. Deshalb war bei der Rechnungsarchivierung eine schlanke Lösung gefragt, die sich direkt in SAP integriert. „Die KGS setzt dies mit dem KGS Content Server am konsequentesten um“, so Christoph Morgenschweis, (Leiter IT Business) bei Lumberg. „Der Zugriff auf die Belege findet ausschließlich über SAP statt, wir mussten keine neue Berechtigungsstruktur einrichten, keine neuen Viewer, etc.“ 25.000 Rechnungen pro Jahr werden im SAP-Archiv abgelegt, hinzu kommen die SAP-Ausgangsrechnungen. Alle Belege gehen zwar weiterhin aus Gründen der Rechtssicherheit in das Papierarchiv, der Zugriff im täglichen Arbeitsalltag hingegen findet nur noch über SAP statt.

„Die Lösung läuft so, wie man sie sich im Idealzustand wünscht. Man fragt sich manchmal wie in der Audi-Werbung, wo der Tank ist, denn es ist keine Wartung nötig, es gibt keine Ausfälle“, so Christoph Morgenschweis begeistert. Auch weitere Belegarten wie Bestellungen oder Rahmenvereinbarungen legt Lumberg mittlerweile im KGS-SAP-Archiv ab. Sie werden an beliebigen Multifunktionsgeräten gescannt, per E-Mail an SAP geschickt und dort über eine Steuerungstabelle dem richtigen Objekt zugeordnet.

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