20 gute Ideen für Archivierung

Warum 20? Na klar, bei KGS steht dieses Jahr alles im Zeichen dieser schönen runden Zahl. Wir feiern im Jahr 2020 passenderweise unser 20-jähriges Jubiläum! Ein wildes Kramen in unserem großen Erfahrungsschatz, hat heute 20 gute Ideen zum Thema Archivierung hervorgebracht:

  1. Machen! Rechtskonforme Archivierung selbst ist nicht nur eine gute Idee! Archivierung ist für alle Pflicht, die steuerpflichtige Gewinneinkünfte erzielen, sofern die unternehmerischen Prozesse EDV gestützt ablaufen.
  2. SPoT! Denken Sie Archivierung größer – nämlich für alle führenden Systeme zusammen – der Single Point of Truth schafft viele Vorteile.
  3. Integritätscheck! Überprüfen Sie fortlaufende den Health­ Status Ihres Archivs.
  4. Sparpotential! Prüfen Sie, ob Sie mittels Archivierung Kosten für Ihre IT-Abteilung sparen können.
  5. Schnittstellenfit! Checken Sie, ob Ihr Archiv zukunftsorientierte Schnittstellen mit sich bringt, z.B. CMIS.
  6. Up in the cloud! Nutzen Sie die komfortablen und günstigen Storages in der Cloud oder noch viel smarter, fahren Sie zweigleisig. Ein hybrides System kann Ihr Sicherheitskonzept eventuell noch besser abdecken. Wählen Sie entsprechend einen Archivhersteller, der alle Schnittstellen bedienen und eine intelligente Verteilung der Dokumente realisieren kann.
  7. An die Umwelt denken! „Speicherplatz kostet nichts“ – dieser Spruch ist zu kurz gedacht. Massen an Daten, die auf großen Serverfarmen liegen, kosten Energie. Festplatten kosten Rohstoffe, um Sie herzustellen… Seien Sie auch hier nicht verschwenderisch.
  8. Subscription! Keine große Erstinvestition, sondern eine kleine monatliche finanzielle Belastung – das macht ein Mietmodell möglich. Auch Archivierung kann man mieten.
  9. Leises Archiv! Das Archiv sollte so leise im Hintergrund laufen, dass sich niemand laut darüber unterhalten muss. Halten Sie die Ohren offen.
  10. Archivierung zuerst! Betreiben Sie erst mittels Archivierungskonzept Infrastrukturoptimierung und gehen dann Ihr S/4-Hana-Projekt an. So rechnen Sie den Business Case.
  11. DMS war gestern! Werden alle DMS Funktionen gebraucht? Sperrige und aufwändig zu administrierende DMS- und ECM-Systeme einfach durch ein schlankes Archiv ersetzen.
  12. Rechtlicher Check! Die revisionssichere Archivierung bedeutet, dass alle abgelegten Daten nicht nur vor einer nachträglichen Änderung geschützt sind und somit das Archiv nicht mehr verändert werden kann, sondern auch, dass alle Informationen nachvollziehbar, auffindbar und fälschungssicher archiviert werden.
  13. Aus allem heraus archivieren! Binden Sie Ihr Archiv an cloudbasierte CRM-Systeme, wie z.B. Salesforce an.
  14. Lean Implementation! Nix da mit langen Archivprojektzeiten – ganz gleich ob Migration oder Archivimplementierung, ein schlankes System wird auch schlank aufgesetzt und dies kann komplett remote funktionieren.
  15. Unsichtbare Migration! Alle Dokumente und Daten sollten ohne Ausnahme auch während der Archivmigration im Zugriff sein.
  16. Autonome Archivierung! Was ein Auto kann, kann ein Archiv auch. Fragen Sie uns.
  17. PoC! Ein Proof of Concept gibt Ihnen die Sicherheit, dass Ihr Archivanbieter der Richtige für Sie ist und vor allem auch, welchen zeitlichen Umfang beispielsweise die Migration benötigen wird.
  18. Digitale Archivierung! Und wenn Sie noch vor Aktenschränken stehen, die drohen zu platzen, fangen Sie heute an softwarebasiert zu archivieren.
  19. Zu vorguter Letzt: KGS als Partner wählen!
  20. Zu guter Letzt: Archivierung sportlich nehmen! „Die Papiermannschaft ist schon ganz aus der Puste… da kommt KGS, nimmt volley das Dokument und jagt es durch den Scanner, direkt ins elektronische Archiv… Tooooor, Tooooor!!! Das Spiel ist aus, das Spiel aus. Sie sind Weltmeister!“
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