Die DMS- und Archivlösung von kgs ist bei dem Baustoffproduzenten eng in SAP als führendes System integriert
Neu-Isenburg, 5. Dezember 2016. Zentralisierung und Konsolidierung IT-Systemen ist derzeit für viele Firmen ein Thema, auch für die Knauf Gruppe aus Iphofen, mit 26.500 Beschäftigten in 80 Ländern eine weltweite Größe in der Baustoffbranche. Als langjähriger SAP-Anwender hat Knauf seine Archivlandschaft eng in SAP als führendes System eingebunden. Die Lösungen der kgs für die SAP-Archivierung waren dafür die richtige Technologie.
Vor der kgs-Einführung gab es bei Knauf rund 15 Content Repositories für die einzelnen Landesgesellschaften. Im bisherigen DMS waren deshalb verschiedene Datenbanken notwendig. In SAP musste die IT-Abteilung immer sicherstellen, dass jeweils in die richtigen Repositories archiviert wird und diese auch nicht zu groß werden.
Mit dem neuen Archiv konnte Knauf seine Kosten für Wartung und Betrieb deutlich senken. Die Lösung hat sich innerhalb von zwei Jahren amortisiert. Alle Content Repositories (knapp sechs Terabyte) übertrug die Migrationssoftware kgs Migration in wenigen Wochen von den alten auf die neuen Archivserver. Ebenfalls migriert vom Alt- ins Neu-System wurde eine Anzahl von Dokumenten ohne SAP-Bezug.
Der kgs Content Serve als neues SAP-Archiv stellt die ERP-Lösung in dem Mittelpunkt. Er überlässt die komplette Logik zur Metadatenverwaltung sowie zur Zugriffsberechtigung dem SAP-System, über dessen Client auch die Recherche nach Belegen stattfindet. Das Archiv ist nicht mehr nach Anwendungsfeldern und Ländern gegliedert. Die SAP-Anwender/innen im Unternehmen recherchieren Dokumente mit SAP-Bezug nur noch über ihren SAP-Client.
So braucht man keine Index-Files und keine Datenbank mehr; die dem Vorgängersystem zugrunde liegende SQL-Datenbank für die Indexverwaltung wurde abgeschaltet, die gesamte Serverlandschaft im Zuge der Archiv-Neugestaltung deutlich verschlankt. Weil keine Datenbank oder Indexfiles im nachgelagerten System nach dem Dokument durchsucht werden müssen, ist der Zugriff auf archivierte Dokumente direkt über SAP auch um ein Vielfaches schneller.
