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Assistenz Vertrieb & Operations (w/m/g)

Beschreibung

Auf dich kann man sich absolut verlassen? Du hältst gerne anderen den Rücken frei? Du kümmerst dich darum, dass andere sich wohl fühlen und dass kaufmännische Prozesse reibungsfrei laufen? Dann sollten wir uns kennenlernen. Wir suchen aktuell Verstärkung für unser Finance & Operations Team. Bei uns bist du Teil eines zukunftsorientierten Teams aus engagierten Kolleg*innen rund um das Thema SAP-Archivierung und –Dokumentenmanagement. Du trägst dazu bei, kaufmännische Kernprozesse sauber abzubilden und weiterzuentwickeln.

 

KGS Software GmbH mit Hauptsitz in Neu-Isenburg steht für höchste Kompetenz im Bereich SAP-Archivierung und -Dokumentenmanagement. Top-Unternehmen weltweit setzen seit über 20 Jahren auf kgs Lösungen, wenn es um schlanke, performante Archivierung geht. tia – the intelligent archive – macht Unternehmen fit für die digitale Zukunft in Sachen Archivierung.

 

Dein Gestaltungsfeld

  • Du übernimmst die kaufmännische Auftragsabwicklung, Mitarbeiter-Administration, Office Management und vorbereitende Tätigkeiten für die externe Buchhaltung
  • Du verantwortest das Projektcontrolling und die Vertragspflege in Salesforce bzw. weclapp
  • Du arbeitest eng mit den Kolleg*innen anderer Bereiche zusammen
  • Du bereitest Lizenzkeys und Ausgangsrechnungen für Kunden vor, erstellst sie und hältst sie nach
  • Du beschaffst und koordinierst die Ausstattung deiner Kolleg*innen (on-/offboarding)
  • Du erfasst Abwesenheitstage deiner Kolleg*innen, hältst diese nach und gibst bei Bedarf Auskunft dazu
  • Du pflegst, beschaffst und koordinierst die Mobilfunkverträge deiner Kolleg*innen
  • Du nimmst Kunden-, Partner- und Bewerberanrufe entgegennehmen und je nach Thema leitest du sie weiter oder löst das Anliegen selbst
  • Du heißt Besucher willkommen und sorgst für entsprechend vorbereitete Meetingräume
  • Du sorgst dafür, dass alle anfallende Post geöffnet und verteilt bzw. versandt wird
  • Du kontrollierst Verbrauchsmaterialien im Office und organisierst deren Beschaffung
  • Du erstellst und prüfst Provisionsabrechnungen, Reisekostenabrechnungen sowie Kreditkartenabrechnungen
  • Du bearbeitest Eingangsrechnungen und führst Zahlungsverkehr durch und hältst den Kontakt zu unserem Steuerbüro

Deine Stärken

  • Du hast eine kaufmännische Ausbildung und mindestens fünf Jahre Berufserfahrung
  • Bei häufigen Unterbrechungen, wechselnden Aufgaben und anstehenden Deadlines bleibst du gelassen und kümmerst dich selbstbewusst darum, dass jeder bekommt, was er/sie braucht
  • Beim Übertragen, Abgleichen oder Verrechnen von Zahlen sowie beim Verfassen von E-Mails arbeitest du nahezu fehlerfrei
  • Du erkennst Verbesserungsmöglichkeiten im Arbeitsprozess, schlägst sie vor und setzt sie um

Deine Benefits

  • Du bewegst dich im abwechslungsreichen und zukunftsweisenden Umfeld der High-Tech-IT
  • Du erhältst eine sehr gut strukturierte Einarbeitung und anschließend hohe Eigenverantwortlichkeit
  • Du genießt eine flexible Arbeitsgestaltung
  • Du arbeitest in einem Team von engagierten Kolleg*innen in professioneller und lockerer Atmosphäre
  • Du bestimmst deine Karriere. Bei uns gibt es keine „eingefahrene Pfade“, sondern flexible Möglichkeiten für aufstrebende Talente
  • Möglichkeit zur aktiven Mitarbeit und weitgehende Gestaltungsmöglichkeiten in unserem expandierenden Unternehmen
  • Regelmäßige Teamevents. Zum Beispiel Skifahren im Januar oder mal für 10 Tage nach Kroatien. So war es zumindest vor Corona und so wird es hoffentlich bald auch wieder…
  • Du erhältst ein markt- und leistungsgerechtes Vergütungspaket
Arbeitgeber
KGS Software GmbH
Arbeitspensum
Vollzeit
Start Anstellung
29.03.21
Dauer der Anstellung
openended
Industrie/Gewerbe
Software
Arbeitsort
Neu-Isenburg
Arbeitszeiten
40
Philipp Geyer

HR Business Partner

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