Dokumenten- und Datenmigration in SAP

Migration im SAP-Umfeld kann viele Gründe haben: Fusion von Unternehmen, Neuausrichtung und Verschlankung der IT-Landschaft, Senkung laufender Kosten. Oder ein Unternehmen will sich auf die für SAP notwendigen Funktionen eines Archivs fokussieren und eine schlanke Archivlösung einführen.

Anforderungen aus administrativer und Anwendersicht:

Generell gilt bei Migrationen:

  • Alle Dokumente und Daten sollen auch während der Archivmigration zugreifbar bleiben
  • Die Migration soll möglichst automatisiert erfolgen
  • Es ist ein lückenloser Nachweis über die Vollständigkeit der Migration zu führen
  • Eine Archivsystemmigration soll keine Applikationsänderungen, insbesondere in Produktivumgebungen erforderlich machen
  • Für den Anwender muss die Archivsystemablösung transparent sein

Innerhalb oder außerhalb von SAP migrieren?

Die Migration kann innerhalb oder außerhalb des SAP-Systems durchgeführt werden. Da SAP unterschiedliche Archivsysteme ausschließlich über unterschiedliche Content Repositories ansprechen kann, sind SAP-interne Migrationen immer mit einem Umkopieren von einem in ein anderes Content Repository und anschließendem Bereinigen der Verknüpfungstabellen verbunden. Insgesamt liegt der entscheidende  Nachteil dieses Ansatzes darin, dass die notwendigen Eingriffe in die produktive SAP-Landschaft erhebliche Risiken bergen und ein diesbezüglich sehr komplexes Change-Management erfordern. Daher ist ein solches Migrationsverfahren nur dann sinnvoll, wenn neben der Migration auch Bereinigungen im Archivbestand notwendig sind.

Daher empfiehlt es sich, die Migration außerhalb der beteiligten SAP-Systeme ablaufen zu lassen. Diese Vorgehensweise bedingt den Einsatz geeigneter Software, d.h. eines Migrations-Proxy-Servers, wie zum Beispiel KGS Migration4ArchiveLink. Dafür müssen in SAP keinerlei Änderungen vorgenommen werden und die Migration ist vollständig transparent für alle Nutzer. Es müssen insbesondere keine Änderungen an den SAP-Verknüpfungstabellen vorgenommen werden, da dieses Vorgehen das Kopieren eines Content Repositories in ein namensgleiches Repository erlaubt. Der Migrationsserver verhält sich bei Archivzugriffen aus SAP ähnlich einem Proxy-Server im Netzwerk und leitet die Anfragen  an das richtige Archivsystem weiter. Eine Migrationsdatenbank dient bei diesem Ansatz der Protokollierung.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Whitepaper zum Thema Archivmigration.

KGS User Story from - Armin Rehm
“Mit der KGS-Lösung stehen wir hier technisch ganz weit vorn. Der Dokumentenzugriff ist äußerst schnell, dies will bei 500 Millionen Dokumenten etwas heißen. Die Anforderung unserer internen Abteilungen lautete, dass jedes Standarddokument innerhalb einer Sekunde auf dem Bildschirm angezeigt wird.”
Armin Rehm, Service Manager DMS / EnBW Group
“Herkömmliche Archivsysteme erfordern prinzipiell einen eigenen Datenbankserver. Daraus resultiert zusätzlicher Verwaltungsaufwand, den man sich mit dem KGS ContentServer4Storage spart, da dieser sämtliche für den Dokumentenzugriff benötigten Informationen direkt in Verzeichnis und Dateiobjekten des Betriebssystemsablegt“.
Hagen Hoss, Platforms and Storage Solutions Architect / Coats

“Der KGS ContentServer4Storage kann das Thema
Dokumentenarchivierung viel schlanker, integrierter
und effizienter im ERP-Kontext als jedes andere
Archiv darstellen, mit SAP als führendem System.“

Philip von Melle, Geschäftsführer / Globetrotter

“Über eine Unternehmenslizenz von KGS ist
jeder SAP-Arbeitsplatz automatisch ein
Archivarbeitsplatz. So fallen auch Nachlizensierungen,
wie sie früher üblich waren, weg.
Die Lösung hat sich demnach innerhalb von
zwei Jahren amortisiert.“

Florian Beck, IT Process Manager SAP MM & Document Processing / Knauf
“Fundamentaler Unterschied zu anderen ECM-Ansätzen ist die schlanke Architektur der KGS-Lösung, wir benötigten nur noch einen Server, der zudem ohne Datenbank läuft. Als physikalischer Ablageort der Dokumente fungiert das Windows-Filesystem, ein proprietärer Storage ist nicht notwendig.“
Peter Pollich, Head of Infrastructure & Application Management / Rhein Chemie

“Mit der Migrationssoftware von KGS war ein
nahtloser Übergang vom alten ins neue Archiv
möglich. Die Anwender haben die Migration überhaupt
nicht mitbekommen, alles verlief ohne
größere Störungen.“

Oliver Fischer, IT-Leiter / Loewe

“Außer KGS fanden wir keinen Hersteller,
der in der Lage war, unsere speziellen
Anforderungen innerhalb dieses einzigartigen
Konstrukts in seiner Lösung umzusetzen
und der sofort verstand, worum es uns
ging.“

Volker Blum, Leiter Basisbetreuung SAP-Systeme / TRUMPF GmbH + Co. KG
“Auf einfache Weise lassen sich in KGS ZADOC Attribute zur Einrichtung verschiedener Dokumenttypen durch simples Customizing definieren.”
Andreas Lupfer, Team Leader SAP Application Support / Röchling Automotive

“Ich möchte unsere IT-Systeme selbst beherrschen
und auch kurzfristig auf Neuanforderungen eingehen
können. Die schlanke und wartungsarme Lösung
der KGS Software zur Archivierung SAP-bezogener
Dokumente ermöglicht genau dies.“

Axel Dunkhorst, IT-Leiter / BORSIG
“Mit dem KGS-Archiv im Hintergrund haben wir die ganze SAP-Transformation im Unternehmen durchschritten: von SAP ECC auf MaxDB über SAP Suite on Hana bis zuletzt auf S/4HANA. Wir mussten dafür nichts im Archiv anpassen und konnten uns voll auf S/4HANA-Einführung konzentrieren.”
Dr. Marco Lenck, Head of Group IT / Döhler GmbH

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