Dokumentenmanagement in SAP

SAP bietet dem Anwender sehr gute Möglichkeiten, objektbezogen auf SAP-relevante Dokumente zuzugreifen. Dabei ist es egal, ob diese Dokumente via ArchiveLink™ verknüpft sind oder via Original am Dokumenteninfosatz (DIS).

Eine klassische Suche nach Dokumenten, wie sie aus Dokumente-Management-Systemen (DMS) oder Enterprise-Content-Management (ECM)-Systemen bekannt ist, ist im SAP-Standard so nicht vorgesehen. Auch Aktenstrukturen, die Zusammenhänge zwischen Dokumentenarten darstellen, sind im Standard mit SAP Records Manager zwar vorhanden, aber komplex in der Einführung und Bedienung.

Akten sind jedoch in der täglichen Arbeit sehr wichtig, da sie einen geordneten, aber auch individuellen Blick auf Dokumente bieten und diese in einen Sinnzusammenhang stellen. So kann ein und dasselbe Dokument auch in mehreren Akten auftauchen. Eine Rechnung kann z.B. gleichzeitig in einer Lieferantenakte und in einer Projektakte „abgeheftet“ werden.

Eine weitere Forderung besteht darin, auch Dokumente im Zugriff zu haben, die keinen direkten SAP-Bezug haben und für die daher auch kein SAP-Business-Objekt existiert.

KGS hat diese Anforderungen aufgenommen und mit KGS ZADOC ein Produkt geschaffen, welches genau die Lücke zwischen einem rein auf ArchiveLink™ basierten Archivsystem und einem klassischen Dokumenten-Management-System (DMS) schließt.

KGS ZADOC ermöglicht Objekt-übergreifende Suchen in einfachen Suchmasken, die Archivierung von Dokumenten ohne SAP-Bezug, die anschließende Suche direkt in SAP sowie die Darstellung von Informationszusammenhängen in Aktenstrukturen.

Gerade die elektronische Akte (eAkte) ist das Highlight des Produktes ZADOC. Mit ihr kann der Anwender die für ihn relevanten Sichten auf einfache Weise definieren. Dokumente, obwohl nur einmal archiviert, werden damit entweder in einer oder auch in mehreren Akten abgelegt. So lassen sich Personalakten, Lieferanten-, Vertrags-, Projekt oder andere Aktenartendirekt im SAP GUI darstellen.

KGS ZADOC erlaubt auf diese Weise ein dokumentenbasiertes Arbeiten wie in einem klassischen Dokumenten-Management-System (DMS), ohne dass der Anwender seine gewohnte SAP-Arbeitsumgebung verlassen muss. Zusätzlich stehen ihm auch alle transaktionalen Funktionen ohne Anwendungs- und Medienbruch zur Verfügung.

 Weitere Informationen finden Sie auf unseren Produktseiten zum Thema ZADOC.

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