Inputmanagement

In modernen Archivlandschaften nimmt das Thema Inputmanagement einen großen Raum ein. Dokumente und Daten aus unterschiedlichen Quellen (Scan-, Fax, E-Mail, Filesysteme, Output-Management-Lösungen oder Legacy-Systeme) müssen im SAP-System nutzbar gemacht werden. Dringend notwendig ist hierzu eine Eingangslösung, die mit einfachen Mitteln zentral administriert werden kann. Der KGS DocumentRouter ist ein solches Werkzeug, das alle klassischen SAP Ablageszenarien wie z.B. frühes und spätes Archivieren mit und ohne Barcode unterstützt. Dabei eignet er sich auch hervorragend für den Massenimport großer Datenmengen.

Ein solcher zentraler Ansatz wird immer wichtiger, da sich das Belegvolumen in den kommenden Jahren immer stärker von Papier in Richtung digital verlagern wird. Genau dieses Szenario ist zum Beispiel bei ZUGFerD-Rechnungen der Fall. EDI ist in diesem Zusammenhang sicher auch zu nennen.

EDI-Daten können ebenfalls mittels KGS DocumentRouter zentral nach SAP eingesteuert werden und in SAP verknüpft werden. Der KGS DocumentRouter fungiert dabei als EDI-„Archivar“, der die EDI-Daten nach den gesetzlichen Vorgaben ablegt. Dabei wird auch die vom Gesetzgeber geforderte maschinenlesbare Form umgesetzt.

Scan-Clients mit neuen Aufgaben im Papierbereich

Das Scannen wird aber keineswegs vollständig entfallen. Die Aufgaben einer Scanlösung werden sich jedoch verlagern, weg von der Batch-Massenverarbeitung von Rechnungen und Lieferscheinen, hin zum spontanen scannen am Arbeitsplatz. Scan-Komponenten wandern also vom zentralen Posteingang zurück zum Arbeitsplatz des Sachbearbeiters mit Ablage/Archivierung der gescannten Dokumente aus dem SAP GUI heraus. Der KGS ScanClient unterstützt daher genau ein solches Szenario.

Mehr Scanner, die von unterschiedlichen Gelegenheitsusern verwendet werden, bedeuten aber auch mehr Administrationsaufwand. Unterstützung leisten hier ScanServer, mit denen man Scanprofile und Lizenzen schnell und intuitiv von zentraler Stelle verwalten kann. Die KGS hat genau für diesen Zweck ihren KGS ScanServer entwickelt.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Whitepaper zum Thema Inputmanagement.

KGS User Story from - Armin Rehm
“Mit der KGS-Lösung stehen wir hier technisch ganz weit vorn. Der Dokumentenzugriff ist äußerst schnell, dies will bei 500 Millionen Dokumenten etwas heißen. Die Anforderung unserer internen Abteilungen lautete, dass jedes Standarddokument innerhalb einer Sekunde auf dem Bildschirm angezeigt wird.”
Armin Rehm, Service Manager DMS / EnBW Group

“Herkömmliche Archivsysteme erfordern prinzipiell
einen eigenen Datenbankserver. Daraus resultiert
zusätzlicher Verwaltungsaufwand, den man sich
mit dem KGS ContentServer4Storage spart, da
dieser sämtliche für den Dokumentenzugriff
benötigten Informationen direkt in Verzeichnisund
Dateiobjekten des Betriebssystemsablegt“.

Hagen Hoss, Platforms and Storage Solutions Architect / Coats

“Der KGS ContentServer4Storage kann das Thema
Dokumentenarchivierung viel schlanker, integrierter
und effizienter im ERP-Kontext als jedes andere
Archiv darstellen, mit SAP als führendem System.“

Philip von Melle, Geschäftsführer / Globetrotter

“Über eine Unternehmenslizenz von KGS ist
jeder SAP-Arbeitsplatz automatisch ein
Archivarbeitsplatz. So fallen auch Nachlizensierungen,
wie sie früher üblich waren, weg.
Die Lösung hat sich demnach innerhalb von
zwei Jahren amortisiert.“

Florian Beck, IT Process Manager SAP MM & Document Processing / Knauf
“Fundamentaler Unterschied zu anderen ECM-Ansätzen ist die schlanke Architektur der KGS-Lösung, wir benötigten nur noch einen Server, der zudem ohne Datenbank läuft. Als physikalischer Ablageort der Dokumente fungiert das Windows-Filesystem, ein proprietärer Storage ist nicht notwendig.“
Peter Pollich, Head of Infrastructure & Application Management / Rhein Chemie

“Mit der Migrationssoftware von KGS war ein
nahtloser Übergang vom alten ins neue Archiv
möglich. Die Anwender haben die Migration überhaupt
nicht mitbekommen, alles verlief ohne
größere Störungen.“

Oliver Fischer, IT-Leiter / Loewe

“Außer KGS fanden wir keinen Hersteller,
der in der Lage war, unsere speziellen
Anforderungen innerhalb dieses einzigartigen
Konstrukts in seiner Lösung umzusetzen
und der sofort verstand, worum es uns
ging.“

Volker Blum, Leiter Basisbetreuung SAP-Systeme / TRUMPF GmbH + Co. KG

“Auf einfache Weise lassen
sich in KGS ZADOC Attribute
zur Einrichtung
verschiedener Dokumenttypen
durch simples Customizing
definieren.”

Andreas Lupfer, Team Leader SAP Application Support / Röchling Automotive

“Ich möchte unsere IT-Systeme selbst beherrschen
und auch kurzfristig auf Neuanforderungen eingehen
können. Die schlanke und wartungsarme Lösung
der KGS Software zur Archivierung SAP-bezogener
Dokumente ermöglicht genau dies.“

Axel Dunkhorst, IT-Leiter / BORSIG

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