Non-SAP-Archivierung

Es war der Boom der Archiv- und Dokumentenmanagementsysteme in den 90er Jahren: Nahezu jeder Hersteller wollte damals sein System als führende Anwendung im Unternehmen platzieren. Fragt man aber heute Anwender nach ihren zentralen Systemen, nennen 90 Prozent ERP-, CAD/PLM, CRM und eigene Systeme (z.B. im Versicherungsbereich). Ein DMS oder ECM hat inzwischen fast jeder, doch wird dieses oft nur als reines Archivsystem genutzt, das im Hintergrund seinen Dienst verrichtet.

Im SAP-Kontext setzt sich daher immer mehr der Gedanke durch, die bisher verwendeten sperrigen und aufwändig zu administrierenden DMS- und ECM-Systeme durch schlanke Archivsysteme abzulösen. Bei Unternehmen, die rein auf SAP setzen, funktioniert dies sehr gut. Ihnen steht dieser Weg offen, da SAP mit der ArchiveLink®-Schnittstelle einen Standard geschaffen hat, der einen vollintegrierten Archivansatz ermöglicht. Das Archiv wird dabei als Backend-System verstanden. Es hat einzig und allein die Aufgabe, Dokumente performant und sicher zu archivieren und bei Suchen wieder auszuliefern. Die Intelligenz und Metadatenverwaltung obliegt SAP.

Intelligenz und Dokumentenhandling in die führende Anwendung zu verlagern und das Archiv – so wie im SAP-Kontext – als reine Dokumentenablage zu verwenden, ist inzwischen ein vielversprechender Ansatz für die Lösung der Archivfrage. Sogar für Non-SAP-Anwendungen lässt sich ArchiveLink® – da als offenes Protokoll konzipiert – als standardisiertes Protokoll verwenden. KGS bietet mit ihrem Produkt KGS WebService einen dazu passenden Service an, der auf dem ArchiveLink®-Standard basiert. Er erlaubt es der führenden Anwendung, Dokumente über eine einfache Schnittstelle zu archivieren.

Der KGS WebService ist für die Ablage der Dokumente verantwortlich. Wo die Dokumente letztendlich abgelegt werden, obliegt dem KGS WebService und ist für die darüber liegende Anwendung komplett transparent. So können wahlweise On-premise-Speicherlösungen, WORM-Lösungen oder Cloud-Speicher verwendet werden.

Eine solche Architektur bietet sich für alle Unternehmen an, die verschiedene Anwendungen einsetzen, aber einen zentralen Archivdienst benötigen, der anwendungsunabhängig zentral und performant Dokumente und Daten archiviert und diese bei Bedarf wieder bereitstellt. Verschiedene Anwendungen können somit einfach angebunden werden. Da die Dokumente standardisiert abgelegt und aufgerufen werden, ist auch ein Dokumentenaustausch zwischen Anwendungen leicht möglich.

KGS User Story from - Armin Rehm
“Mit der KGS-Lösung stehen wir hier technisch ganz weit vorn. Der Dokumentenzugriff ist äußerst schnell, dies will bei 500 Millionen Dokumenten etwas heißen. Die Anforderung unserer internen Abteilungen lautete, dass jedes Standarddokument innerhalb einer Sekunde auf dem Bildschirm angezeigt wird.”
Armin Rehm, Service Manager DMS / EnBW Group

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