Datenarchivierung in SAP

Elektronische Workflows sind ein probates Mittel um das Handling mit Dokumenten in IT-gestützten Systemen zu vereinfachen, zu beschleunigen und nachvollziehbarer zu machen.
Hierbei sind vor allem Freigabe-, Prüfungs- und Genehmigungsprozesse zu nennen, die für das Tagesgeschäft von elementarer Bedeutung sind.
Daher gehört zum Funktionsumfang der meisten DokumentenManagementSysteme (DMS) und EnterpriseContentManagement-Systeme (ECM-Systeme) auch ein ausgereiftes Workflow-Tool.
Im SAP-Umfeld stoßen diese externen Workflow-Systeme aber schnell an ihre Grenzen. So ist es notwendig Daten und Dokumente aus dem SAP-System zu übernehmen, diese zu verändern, die veränderten Daten und Dokumente wieder nach SAP zurückzuspielen und dort weiterzuverarbeiten. Und um das Ganze noch schwieriger zu machen, müssen diese Systeme natürlich auch die in SAP verwalteten Rechte kennen und beachten.
Wer jemals versucht hat, die im Org-Management abgebildeten Rechtesysteme von SAP nach außen zu spiegeln, weiß von den immensen Schwierigkeiten die das nach sich zieht. Und diese gespiegelten Rechtesysteme immer und zu jeder Zeitkonsistent zu halten ist fast unmöglich.
Daher empfiehlt es sich im SAP-Umfeld ganz auf proprietäre Workflow-Systeme zu verzichten und auf die SAP interne WorkflowEngine zu setzen.
In SAP können die dort hinterlegten Rollen und Rechte einfach verwendet werden. Im Workflow selbst werden dann eindeutige Regeln hinterlegt, wer für welche „Unterschrift“ zuständig ist. Der gesamte Prozess kann dann im SAP ablaufen, oder unter Umständen über Email-Freigaben auch nach außen geführt werden, allerdings ohne auf eine komplizierte externe Workflow-Engine zurückgreifen zu müssen.
Die KGS hat dafür das Konzept einer dynamisch einstellbaren Statussteuerung mit parallelen Workflow-Aufgaben entwickelt.

Dieses Vorgehensmodell basiert auf SAP Standard Workflow und es ist kein zusätzliches Workflow-Programm und dementsprechendes Know how erforderlich.
Es ist egal, um welche Dokumente es bei diesem Workflow-Ansatz geht. Es können Bestellungen, genauso wie Rechnungen oder Lieferscheine bearbeitet werden.
Speziell für das Thema „Rechnungseingangserfassung“ geht die KGS hier aber noch einen Schritt weiter. Hierzu gibt es einen Baukasten, den KGS Workflow4SAP,mit dem individuelle Erfassungs- und Freigabeworkflows von eingehenden Rechnungen in SAP einfach und effizient erstellt werden können. KGS Workflow4SAP integriert sich in führende Technologien wie WebDynpro und mobile Integrationen und es gibt eine direkte Anbindung an KGS Scan, KGS Document Router, KGS Activator und KGS ContentServer4Storage.
Grundsätzlich ist der KGS Workflow4SAP kompatibel zu allen ArchiveLink® zertifizierten Archivsystemen und ermöglicht auch die Anbindung von externen Scan- und OCR-Lösungen.
Mit KGS Workflow4SAP lassen sich Freigabeprozesse auf Kopf- und Positionsebene einfach und schnell konfigurieren. Kundenindividuelle Anpassungen und Erweiterungen sind dabei jederzeit möglich.

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