Kinderleicht archivierbare Annotationen in PDF-Dokumenten umsetzen

27.01.2022

Der Energiekonzern STEAG nutzt den tia® H5 Viewer der kgs, um PDF-Dokumente mit maximalem Informationsgehalt zu versehen und optimal für die Archivierung sowie Systemwechsel vorzubereiten. 

Bei der STEAG und ihren mehr als 6.000 Mitarbeitern steht demnächst die Migration nach SAP S/4HANA an. Doch bevor es soweit ist, möchte die IT dafür sorgen, dass sämtliche Dokumente – etwa 20 Millionen – solide, sicher und vor allem mit jeglichen Notizen wiederaufrufbar archiviert werden. Das klingt einfacher als es ist, denn faktisch sind derzeit unternehmensweit nicht nur drei verschiedene ERP-Systeme im Einsatz, sondern vor allem die Reproduktion archivierter PDF-Dateien und ihrer Annotationen gestaltet sich schwierig. Erst als er im Internet auf den H5 Viewer von kgs stößt, weiß Uwe Pryka, verantwortlicher Projektleiter bei STEAG, dass er eine Lösung für sein Problem gefunden hat. Seitdem hat sich nicht nur für ihn viel getan – Profiteure der neuen Software sind vor allem die Mitarbeiter des STEAG Rechnungswesens.

Dokument-Anmerkungen sauber archivieren

Vorausgegangen war die Überlegung Prykas, beim unternehmensweiten Umstieg auf SAP S/4HANA, den Wartungsaufwand für das SAP-System langfristig zu reduzieren und Prozesse simpler und nachvollziehbarer zu gestalten. Der Grund für diesen Ansatz: Ein externer Dienstleister beitreibt das STEAG SAP - ebenso wie das Archiv. Von der Einführung einer Lösung, die dafür sorgt, dass Anmerkungen im Dokument, sogenannte Annotationen, sowie grafische Elemente, die in PDF-Dokumente eingefügt werden, leicht verarbeitet, gespeichert und wieder aufgerufen werden können, hat sich Pryka viel erhofft: „Vor allem für die etwa 1.700 Mitarbeiter, die regelmäßig mit SAP arbeiten, zu denen unter anderem die Kollegen aus dem Rechnungswesen gehören.“

Von Anfang an legte er großen Wert darauf, dass ein solches Tool einfach zu bedienen ist. Außerdem war ihm die Historie der Annotationen wichtig und er wünschte sich die Möglichkeit, individuelle Funktionen oder auch grafische Annotationen ergänzen zu können. Das war gerade im Hinblick auf die Stempelfunktion von PDFs im Rechnungswesen wichtig. 

Inzwischen ist die kgs Lösung nicht nur um Stempelfunktionen erweitert, sondern darüber hinaus lassen sich individuelle Hinweistexte verfassen. Auch ein hilfreicher Mouse-over-Effekt wurde programmiert. „Wer mit seiner Maus über eine Annotation geht, sieht, von wem diese Anmerkung stammt – eine wertvolle Information im Zuge laufender Rechnungswesensprozesse“, erläutert Pryka.

Doch sein Anforderungsprofil an den tia® H5 Viewer geht über diese Usability-Aspekte hinaus. Das Allerwichtigste war, dass die im H5 Viewer erzeugten Annotationen und grafischen Elemente problemlos gespeichert und archiviert werden können. Pryka: „Die kgs Lösung ist perfekt für unsere Bedürfnisse. Sie war einfach einzuführen, ist selbsterklärend in der Anwendung und unterstützt eine reibungslose und zuverlässige Archivierung der Annotationen.“ Damit ist er bestens gerüstet - für sein Archivierungsprojekt sowie die anschließende Migration zu SAP S/4HANA.

Zufriedene Anwender, schlanke Prozesse & schneller ROI

Neben seiner eigenen Zufriedenheit ist das Feedback auch seitens der SAP-Anwender und PDF-Nutzer sehr positiv. Sie begrüßen es, dass durch den tia® H5 Viewer das Erweitern von PDFs um Anmerkungen leichter und auch gleichzeitig nachhaltiger geworden ist.

Für Pryka ist vor allem die sichere Reproduzierung der PDFs und ihrer Anmerkungen nach einer Archivierung ein großer Benefit. Im Zuge der Migration soll zukünftig der Dokumentenzugriff nicht mehr über das DMS erfolgen, sondern nur noch über SAP. Dank des H5 Viewers bleiben trotzdem alle Bearbeitungsoptionen für die PDFs erhalten, was für eine Verschlankung der Prozesse sorgt und das Fehlerrisiko reduziert. Das hat bei einem Volumen von 20 Mio. Dokumenten durchaus Gewicht.

„Mit dem H5 Viewer sind wir absolut schlank durch die Tür gekommen“, beschreibt der ERP-Spezialist die Einsparungen, die sich durch kgs tia® ergeben. Gemeint ist damit die Tatsache, dass für den H5 Viewer lediglich Lizenzkosten und ein überschaubares Betriebskostenbudget zu veranschlagen sind. „Uns ist es gelungen, einen großen Schritt in Richtung Simplifizierung und Zukunft zu gehen. Der Viewer unterstütz uns dabei ganz maßgeblich durch seine durchdachte Architektur, Stabilität und Benutzerfreundlichkeit,“ sagt Pryka. 

Über KGS Software GmbH

Die KGS Software GmbH mit Hauptsitz in Neu-Isenburg bei Frankfurt am Main ist für Top-Unternehmen weltweit seit über 20 Jahren der digitale Archivspezialist. Daten und Dokumente aus SAP sowie Dokumente aus anderen führenden Applikationen werden mittels performanter, schlanker Software migriert und archiviert.

Unter dem Brand „tia®“ – the intelligent archive – vereint der Archivhersteller seit 2020 alle kgs Produktmodule zu einer gemeinsamen Vision des intelligenten Dokumentenarchivs. tia® steht für autonome Archivierung, ist anschlussfähig an beliebige Anwendungen, Speicherlösungen und Cloudtechnologien und bietet Unternehmen den Single Point of Truth (SPoT) für den Zugriff auf Dokumente. Seit 2005 zertifiziert kgs für die SAP weltweit ArchiveLink® und ILM-Schnittstellen und ist globaler SAP Value Added Solutions Partner.


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Johanna Zinn

Head of Marketing