Checkliste: 10 Erfolgsfaktoren für eine zukunftssichere Archivierung bei der S/4HANA-Migration

1. August 2025

Neu-Isenburg, 01. August 2025 – Der Umstieg auf SAP S/4HANA ist bei vielen Unternehmen bereits in vollem Gange oder steht unmittelbar bevor. Wer in diesem Zusammenhang seine Archivierungsstrategie überdenkt, kann wertvolle Zeit, Kosten und Aufwand sparen. Die Archivierungsexperten von kgs haben zehn zentrale Aspekte zusammengestellt, die dabei helfen, den Übergang in die neue Systemlandschaft effizient und zukunftssicher zu gestalten:

 

1.     Bestandsaufnahme

Zu Beginn sollte die Aktualität und Relevanz der Daten und Dokumente überprüft werden, um zu vermeiden, dass unnötige oder veraltete Informationen migriert werden. Eine Transformation bietet die Gelegenheit, das Datenmanagement zu konsolidieren und auf regulatorische Anforderungen hin zu überprüfen.

 2.    Archivierung in die Transformation integrieren

Durch die frühzeitige Einbindung einer Archivierungslösung kann die Datenmenge reduziert und die neue Systemlandschaft verschlankt werden. Intelligente Archivierungslösungen wie tia® helfen, redundante Daten aus dem SAP-System auszulagern.

 3.    Homogenisierung und Vereinfachung

Der Wechsel auf SAP S/4HANA kann genutzt werden, um heterogene Archivlandschaften zu vereinheitlichen und Prozesse zu standardisieren – für mehr Effizienz und langfristige Wartbarkeit.

 4.    Datenqualität und -relevanz prüfen

Die Qualität und Geschäftsbedeutung der zu migrierenden Daten sollten sorgfältig geprüft werden. Archivierungslösungen wie tia® unterstützen dabei, nicht mehr benötigte Daten regelkonform zu verwalten oder auszusteuern.

 5.    Technologische Zukunftsfähigkeit sicherstellen

Im Rahmen der Migration sollte geprüft werden, ob ein Umstieg von SAP ArchiveLink® auf CMIS sinnvoll ist. CMIS ist ein offener Schnittstellenstandard, der moderne, Cloud-fähige Integrationsszenarien unterstützt und eine zukunftssichere Anbindung an S/4HANA ermöglicht. Auch ein Zusammenspiel beider Schnittstellen ist heute gut möglich.

 6.    Cloud- Kompatibilität und Skalierbarkeit

Archivlösungen mit Cloud- oder Hybrid-Architektur bieten die notwendige Flexibilität und Skalierbarkeit, um mit zukünftigen Anforderungen Schritt zu halten – unabhängig davon, ob S/4HANA on-premise oder in der Cloud betrieben wird.

 7.    Sicherheit und Compliance gewährleisten

Um Datenschutz, Zugriffssicherheit und regulatorische Vorgaben zu erfüllen, empfiehlt sich der Einsatz von Verschlüsselungstechnologien sowie rollenbasierten Zugriffskonzepten. Eine zentrale Archivierungsinstanz vereinfacht zudem Audits und Nachweispflichten.

 8.    Kostenreduktion und Effizienzsteigerung

Durch die Auslagerung archivierter Daten aus der primären SAP-Infrastruktur lassen sich Betriebskosten senken. Die Entlastung des S/4HANA-Systems führt zudem zu einer effizienteren Nutzung der verfügbaren Ressourcen.

 9.    System-Performance entlasten

Eine intelligente Archivierungsstrategie sorgt dafür, dass große Datenmengen das operative System nicht belasten. Das hilft, die Performance der SAP-Umgebung stabil zu halten – auch bei wachsendem Datenvolumen.

 10.  Migration planen und umsetzen

Eine frühzeitig durchdachte Archivierungsstrategie unterstützt eine reibungslose Migration. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Daten auch nach der Transformation zugänglich bleiben – ohne das neue System unnötig zu belasten.

 

Die vollständige Transformations-Checkliste gibt es hier.

Über KGS Software GmbH

Die KGS Software GmbH steht seit über 25 Jahren für höchste Kompetenz im Bereich der SAP-Archivierung. Weltweit vertrauen führende Unternehmen – wie Lufthansa Group, Procter & Gamble, BMW oder Kärcher – auf die Lösungen von kgs. Daten und Dokumente aus SAP sowie Dokumente aus anderen führenden Applikationen, wie beispielsweise Microsoft SharePoint, werden mittels cloud-nativer, performanter Software migriert und archiviert.

Unter dem Brand „tia®“ – the intelligent archive – vereint kgs alle Produktmodule zu einer gemeinsamen Vision des intelligenten Dokumentenarchivs. tia® steht für autonome Archivierung, ist anschlussfähig an beliebige Anwendungen, Speicherlösungen und Cloud-Technologien und bietet Unternehmen den Single Point of Truth (SPoT) für den Zugriff auf Dokumente. tia® unterstützt die SAP-Schnittstellen ArchiveLink®, ILM und CMIS. Mit der weltweit ersten von SAP zertifizierten CMIS-Schnittstelle wurde kgs' Technologieführerschaft im Dokumentenmanagement 2022 erneut bestätigt. kgs hat ihren Hauptsitz in Neu-Isenburg bei Frankfurt am Main sowie eine Niederlassung in Atlanta, Georgia.


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Christina Scharf

Senior Marketing Communications Manager