Was Ihr Unternehmen wissen muss, um revisionssicher zu archivieren.
In der heutigen digitalen Welt ist die sichere und rechtskonforme Archivierung von Dokumenten wichtiger denn je. Vor allem für Unternehmen ist die revisionssichere Archivierung ein entscheidender Faktor, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und langfristige Datensicherheit zu gewährleisten. Besonders wichtig ist dies auch im Kontext der SAP-Archivierung. Doch was genau bedeutet revisionssichere Archivierung? Welche Anforderungen müssen erfüllt sein, und welche Vorteile bringt sie mit sich? Dieser Artikel klärt auf und gibt praktische Tipps für die Umsetzung in Unternehmen.
Was ist revisionssichere Archivierung?
Unter revisionssicherer Archivierung versteht man die ordnungsgemäße, unveränderbare und nachvollziehbare Speicherung von digitalen Dokumenten. Das Ziel ist es, Daten so zu archivieren, dass sie über einen festgelegten Zeitraum hinweg vollständig, korrekt und vor Manipulationen geschützt sind. Die revisionssichere Archivierung ist ein zentraler Bestandteil der rechtssicheren Archivierung und wird in Deutschland durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geregelt.
Die GoBD-Richtlinien legen die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung fest, um sicherzustellen, dass digitale Dokumente korrekt und ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
Die wichtigsten Anforderungen sind:
1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Jedes Dokument muss so archiviert werden, dass es eindeutig ersichtlich ist, wann und von wem es abgelegt wurde. Alle Änderungen müssen protokolliert und nachvollziehbar sein. Ein revisionssicheres Archivsystem verfügt daher über eine Protokollierungsfunktion, die alle Aktivitäten dokumentiert.
2. Vollständigkeit
Alle steuerlich relevanten Dokumente müssen lückenlos erfasst und archiviert werden. Es ist wichtig, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verloren geht und dass alle Vorgänge, wie Buchungen oder Rechnungen, vollständig dokumentiert sind. Ein lückenloses Archiv gewährleistet die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Unternehmens.
3. Richtigkeit
Die archivierten digitalen Dokumente müssen in ihrem Inhalt dem Original entsprechen. Es dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden, die die Lesbarkeit oder den Inhalt des Dokuments beeinträchtigen. Moderne Archivierungssoftware bietet Funktionen wie das Errechnen eines Hash Wertes, um sicherzustellen, dass digitalisierte Dokumente möglichst exakt dem Original entsprechen.
4. Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
Alle eingehenden Dokumente müssen zeitnah archiviert werden. Die GoBD-Richtlinien geben vor, dass digitale Dokumente „möglichst unmittelbar nach ihrer Entstehung“ erfasst werden sollten. Für verschiedene Geschäftsvorfälle gelten dabei unterschiedliche Fristen, die Unternehmen beachten müssen.
5. Ordnung
Eine ordnungsgemäße Archivierung ist nur dann gegeben, wenn eine klare Struktur vorhanden ist. Dokumente und Belege dürfen nicht planlos abgelegt werden. Eine nachvollziehbare Ordnung, zum Beispiel durch die Verwendung von Metadaten und Schlagworten, erleichtert das spätere Wiederauffinden der Dokumente und trägt zur Rechtssicherheit bei.
6. Unveränderbarkeit
Nach der Archivierung dürfen Dokumente nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Es ist allerdings zulässig, Dokumente zu neuen Versionen zu überführen, sofern die ursprüngliche Version unverändert bleibt. Dies setzt ein Archivsystem voraus, das die Unveränderbarkeit sicherstellt und alle Versionen eines Dokuments speichert.
Gesetzliche Vorgaben und Aufbewahrungsfristen
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dokumente für festgelegte Zeiträume revisionssicher zu archivieren. In Deutschland regeln das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und die GoBD die Aufbewahrungspflichten.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel sechs bis zehn Jahre, abhängig von der Art des Dokuments:
- Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen: 10 Jahre
- Geschäftsbriefe, Angebote, Zollbelege: 6 Jahre
Es ist wichtig zu beachten, dass die Aufbewahrungspflicht sowohl für physische als auch für elektronische Dokumente gilt. Unternehmen, die ihre Unterlagen digital verwalten, müssen daher sicherstellen, dass ihre digitalen Archive den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Eine saubere SAP-Archivierung ist deshalb enorm wichtig.
Eine revisionssichere Archivierung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
Rechtssicherheit
Durch die revisionssichere Archivierung erfüllt das Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben und minimiert das Risiko von Strafen bei Nichteinhaltung.
Schutz vor Datenverlust
Eine strukturierte und revisionssichere Archivierung schützt vor dem Verlust wichtiger Dokumente. Digitale Archive bieten zudem den Vorteil, dass sie regelmäßig gesichert und auf verschiedenen Plattformen gespeichert werden können.
Nachvollziehbarkeit und Transparenz
Alle Änderungen und Aktivitäten werden in einem revisionssicheren Archiv nachvollziehbar protokolliert. Dies schafft Transparenz und ermöglicht es, den Lebenszyklus jedes Dokuments lückenlos nachzuverfolgen.
Effiziente Suche
Dank moderner Suchfunktionen lassen sich archivierte Dokumente schnell und unkompliziert wiederfinden. Dies spart Zeit und optimiert Arbeitsabläufe.
Optimierte Arbeitsprozesse
Die Digitalisierung und revisionssichere Archivierung von Dokumenten ermöglicht orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf wichtige Unterlagen. So können Mitarbeitende auch im Homeoffice oder unterwegs problemlos auf archivierte Daten zugreifen.
Die DSGVO-konforme Archivierung
Neben den GoBD spielt auch die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) eine wichtige Rolle bei der revisionssicheren Archivierung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Eine spezialisierte Archivierungssoftware kann hierbei helfen, indem es die automatische Löschung von Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ermöglicht. Zudem sollten Unternehmen darauf achten, dass der Zugriff auf sensible Daten kontrolliert und protokolliert wird, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.
Wie funktioniert eine revisionssichere Archivierung in der Praxis?
Für die revisionssichere Archivierung setzen viele Unternehmen auf ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Ein DMS ermöglicht die zentrale, geordnete und sichere Ablage von Dokumenten und gewährleistet deren Unveränderbarkeit. Darüber hinaus sorgt es für eine vollständige Protokollierung aller Aktivitäten und Änderungen an den archivierten Dokumenten. Die Notwendigkeit eines DMS sollte aber immer kritisch hinterfragt werden, denn eine rechtssichere SAP-Archivierung ermöglicht kgs auch ohne umfangreiches DMS mit dem tia® Content Server