Ob Daten von Bewerbern, Kundeninformationen oder transaktionsbezogene Dokumente, Daten sind nur so lange wertvoll, wie sie für einen Geschäftsprozess erforderlich sind. Danach können sie zur Last, oder sogar zur Gefahr werden! Unternehmen sollten sich folgende Fragen stellen:
- Welche Daten muss man wie lange aufbewahren?
- Wann und wie muss ich Daten löschen?
- Wie wirken sich Aufbewahrungsfristen auf die Compliance aus?
Beim Information Lifecycle Management (ILM) geht es um einen umfassenden Ansatz zur automatisierten Verwaltung von Daten. ILM regelt, wie Daten entlang ihres gesamten Lebenszyklus verwaltet werden – von der Erstellung über die Speicherung bis zur Stilllegung und endgültigen Löschung.
Warum ist ILM also so wichtig?
Die Verwaltung von Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg ist entscheidend für jedes Unternehmen. Es geht darum, Daten effektiv zu erfassen, zu speichern, zu nutzen und schließlich sicher und konform zu entsorgen. Ein effizientes ILM trägt nicht nur dazu bei, die Geschäftskosten zu senken, sondern auch die Compliance zu gewährleisten und Geschäftsrisiken zu minimieren.
Was muss Software für ILM können?
- SAP-spezifisch: Nahtlose Integration in bestehende SAP-Systeme und SAP-Zertifizierung als Vorraussetzung für die Auswahl der Software.
- Optimale Datenverwaltung: Einfaches Verschieben, Archivieren und Löschen von Daten entsprechend Ihrem Geschäftszyklus.
- Automatisierte Workflows: Reduzierung manueller Prozesse und Fehler durch automatisierte, regelbasierte Workflows.
- Compliance & Sicherheit: Unterstützung, um branchenspezifische Vorschriften einzuhalten und gleichzeitig die Integrität und Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
- Kosteneinsparungen: Reduzierung der Speicherkosten und Optimierung der Systemleistungen durch effizientes Datenmanagement.