Ausgangssituation
Die Aachener Grundvermögen plant langfristig den Wechsel in die Cloud. In diesem Kontext will man sich auch von der traditionellen Archivierung verabschieden und zu einem zuverlässigen Cloud-Archiv wechseln. In einem ersten Schritt aber soll der Zugriff aus SAP (ArchiveLink) sowie direkt über die Azure Cloud (CMIS) möglich sein. Von dieser schrittweisen Vorgehensweise verspricht man sich nicht nur eine Verschlankung des Freigabeprozesses, sondern auch, dass die Mitarbeiter den Veränderungen durch die Digitalisierung positiv gegenüberstehen.
Herausforderung
Da Kapitalverwaltungsgesellschaften besonderen Auflagen unterliegen ist klar, dass die neue Cloud-Archivierungslösung nicht nur GOBD-konform (Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form) sein muss, sondern auch den Anforderungen der KAIT (Kapitalverwaltungsaufsichtliche Anforderungen an die IT) zu entsprechen hat, war eine entscheidende Herausforderung des Projekts.
Lösung
Bei der Internetrecherche stößt man auf einen LinkedIn-Post von kgs zum Thema CMIS und nimmt Kontakt auf. Nach einem erfolgreichen PoC (Proof of Concept) entscheidet man sich zur Einführung von tia®, da man auf diese Art und Weise sowohl den alten Archivierungszugriff fortführen sowie auf eine zukunftssichere Archivierung in der Cloud setzen kann. Parallel dazu wurde eine CMIS-App entwickelt, mit der sich Dokumente, wie beispielsweise Investitionsanträge, nicht nur einfach prüfen und freigeben, sondern auch automatisch archivieren lassen.
Ergebnis
Nach der reibungslosen Umstellung innerhalb von vier Wochen konnten die Mitarbeiter ohne große Einweisung bereits nach dem neuen Prinzip ihre Dokumente archivieren – mit nur einen Klick sind sie in der Azure- Cloud gespeichert und können sowohl aus dem SAP-System als auch direkt über CMIS geöffnet werden.
