Datenarchivierung in SAP

Datenbanken in SAP-Systemen wachsen in der Regel sehr schnell an. Die SAP-Basis muss den Speicher ständig aufstocken und trotzdem sinkt die Performance. Um die online vorgehaltenen Daten in der Datenbank nachhaltig zu reduzieren, hilft auf Dauer nur eine Datenarchivierung.

Im SAP-System sind Funktionen vorgesehen, um Daten, die nicht mehr in SAP im Online-Zugriff benötigt werden, über einen Massendatenexport aus der SAP-Datenbank zu entfernen.

Wichtig dabei ist, dass diese Daten auch nach der Archivierung weiterhin auswertbar bleiben. Bei diesem Archivierungs-Verfahren werden die SAP-Belege (Datensätze) über Archivierungsobjekte in Archivdateien geschrieben und können dann über SAP ArchiveLink oder WEBDAV ILM auf ein Archivierungssystem ausgelagert werden. Die KGS bietet hierfür mit dem SAP-zertifizierten KGS ContentServer4Storage eine ideale Archivplattform an, die passgenau auf die Anforderungen von SAP zugeschnitten ist und einen sehr schlanken Archivansatz darstellt.

In den SAP-Archivierungsobjekten sind der Aufbau und die Zusammensetzung der Daten beschrieben. Die Daten aus der Datenbank können nur über diese Archivierungsobjekte archiviert werden.

Die Archivierung folgt dabei drei Schritten:

  • Erzeugen von Archivdateien
  • Löschen der Datensätze aus der Datenbank
  • Ablegen der Archivdateien im Archivsystem (KGS ContentServer4Storage)

Die Archivvorgänge werden in der Regel zyklisch als Hintergrundjobs eingeplant und können auch während des Online-Betriebs laufen.

Im Gegensatz zur klassischen Dokumentenarchivierung, die in wenigen Dienstleistungstagen eingerichtet werden kann, ist die Datenarchivierung in aller Regel ein komplexeres Projekt. Neben der IT-Abteilung müssen auch die Fachbereiche eng in das Projekt mit einbezogen werden, da die Auswahl der Archivierungsobjekte stark von deren Anforderungen  abhängt.

Datenarchivierung ist ein komplexes Thema, das viel Erfahrung im Consulting verlangt. Diese Erfahrung konnte das KGS-Consulting in vielen Projekten, sowohl in Konzernen als auch im Mittelstand, sammeln und ist ein überaus kompetenter Ansprechpartner, wenn es um maßgeschneiderte Datenarchivierungslösungen geht.

Um den Dienstleistungsaufwand trotzdem überschaubar zu halten, hat die KGS ein Standardvorgehen zur Datenarchivierung entwickelt. Dieses ist in unserem WhitePaper zur Datenarchivierung beschrieben.

 

KGS User Story from - Armin Rehm
“Mit der KGS-Lösung stehen wir hier technisch ganz weit vorn. Der Dokumentenzugriff ist äußerst schnell, dies will bei 500 Millionen Dokumenten etwas heißen. Die Anforderung unserer internen Abteilungen lautete, dass jedes Standarddokument innerhalb einer Sekunde auf dem Bildschirm angezeigt wird.”
Armin Rehm, Service Manager DMS / EnBW Group

“Herkömmliche Archivsysteme erfordern prinzipiell
einen eigenen Datenbankserver. Daraus resultiert
zusätzlicher Verwaltungsaufwand, den man sich
mit dem KGS ContentServer4Storage spart, da
dieser sämtliche für den Dokumentenzugriff
benötigten Informationen direkt in Verzeichnisund
Dateiobjekten des Betriebssystemsablegt“.

Hagen Hoss, Platforms and Storage Solutions Architect / Coats

“Der KGS ContentServer4Storage kann das Thema
Dokumentenarchivierung viel schlanker, integrierter
und effizienter im ERP-Kontext als jedes andere
Archiv darstellen, mit SAP als führendem System.“

Philip von Melle, Geschäftsführer / Globetrotter

“Über eine Unternehmenslizenz von KGS ist
jeder SAP-Arbeitsplatz automatisch ein
Archivarbeitsplatz. So fallen auch Nachlizensierungen,
wie sie früher üblich waren, weg.
Die Lösung hat sich demnach innerhalb von
zwei Jahren amortisiert.“

Florian Beck, IT Process Manager SAP MM & Document Processing / Knauf
“Fundamentaler Unterschied zu anderen ECM-Ansätzen ist die schlanke Architektur der KGS-Lösung, wir benötigten nur noch einen Server, der zudem ohne Datenbank läuft. Als physikalischer Ablageort der Dokumente fungiert das Windows-Filesystem, ein proprietärer Storage ist nicht notwendig.“
Peter Pollich, Head of Infrastructure & Application Management / Rhein Chemie

“Mit der Migrationssoftware von KGS war ein
nahtloser Übergang vom alten ins neue Archiv
möglich. Die Anwender haben die Migration überhaupt
nicht mitbekommen, alles verlief ohne
größere Störungen.“

Oliver Fischer, IT-Leiter / Loewe

“Außer KGS fanden wir keinen Hersteller,
der in der Lage war, unsere speziellen
Anforderungen innerhalb dieses einzigartigen
Konstrukts in seiner Lösung umzusetzen
und der sofort verstand, worum es uns
ging.“

Volker Blum, Leiter Basisbetreuung SAP-Systeme / TRUMPF GmbH + Co. KG

“Auf einfache Weise lassen
sich in KGS ZADOC Attribute
zur Einrichtung
verschiedener Dokumenttypen
durch simples Customizing
definieren.”

Andreas Lupfer, Team Leader SAP Application Support / Röchling Automotive

“Ich möchte unsere IT-Systeme selbst beherrschen
und auch kurzfristig auf Neuanforderungen eingehen
können. Die schlanke und wartungsarme Lösung
der KGS Software zur Archivierung SAP-bezogener
Dokumente ermöglicht genau dies.“

Axel Dunkhorst, IT-Leiter / BORSIG

“Mit dem KGS-Archiv im Hintergrund haben wir die ganze SAP-Transformation im Unternehmen durchschritten: von SAP ECC auf MaxDB über SAP Suite on Hana bis zuletzt auf S4/HANA. Wir mussten dafür nichts im Archiv anpassen und konnten uns voll auf S4/HANA-Einführung konzentrieren.”

Dr. Marco Lenck, Head of Group IT / Döhler GmbH

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