Dokumentenarchivierung in SAP

Da der SAP eigene kostenlose ContentServer nicht für die rechtssichere Verwaltung großer Dokumentmenge im produktiven Betrieb konzipiert ist, mussten Unternehmen in der Vergangenheit auch im SAP-Umfeld auf klassische ECM-Systeme wie OpenText (IXOS), SER oder IBM zurückgreifen. Diese wurden via ArchiveLink an SAP angebunden. Klassische ECM-Systeme sind jedoch für SAP nur bedingt geeignet, da sie als StandAlone-Systeme konzipiert sind. Aus diesem Grund verfügen sie über eine Vielzahl von teureren, im SAP-Kontext aber nicht benötigten Funktionen, weil dort der Zugriff auf die Dokumente rein im SAP GUI über SAP eigene Funktionen stattfindet. Darüber hinaus beansprucht SAP die Rechte- und Metadatenverwaltung alleine für sich, was zu weiteren Problemen mit diesen Systemen führt.

Die rasante Entwicklung der Speichersysteme ermöglicht nun aber eine neue Lösung: Ein modernes schlankes und auf die Anforderungen von SAP angepasstes Archiv. Realisiert wird dies mit dem KGS ContentServer4Storage.

Der KGS ContentServer4Storage ist eine Middleware zwischen SAP und Hierarchischem Speicher-Management (HSM)-System. Dabei unterstützt er die SAP ArchiveLink-Schnittstelle vollumfänglich, verwaltet performant die Ablage und den Zugriff auf die notwendigen Metadaten und spricht die verwendeten Speichersysteme optimiert für die Archivierung an.

Die KGS Lösung verschlankt dabei die Archiv-Architektur erheblich, weil der SAP-Anwender auf die redundanten und im SAP-Umfeld überflüssigen Funktionen eines klassischen DMS oder ECM-Systems ohne Einschränkungen verzichten kann.

Darüber hinaus unterstützt die KGS mit ihrer langjährigen Erfahrung im Bereich ArchiveLnk- und ILM-Customizing ihre Kunden in der Einrichtung der Prozesse und Funktionen, die für eine zeitgemäße Dokumentenarchivierung relevant sind. Dies sind zum Beispiel die Nachrichtensteuerung, die generischen Objektdienste, die Anbindung von DVS und KPRO an ein Archiv und vieles mehr.

KGS User Story from - Armin Rehm
“Mit der KGS-Lösung stehen wir hier technisch ganz weit vorn. Der Dokumentenzugriff ist äußerst schnell, dies will bei 500 Millionen Dokumenten etwas heißen. Die Anforderung unserer internen Abteilungen lautete, dass jedes Standarddokument innerhalb einer Sekunde auf dem Bildschirm angezeigt wird.”
Armin Rehm, Service Manager DMS / EnBW Group

“Herkömmliche Archivsysteme erfordern prinzipiell
einen eigenen Datenbankserver. Daraus resultiert
zusätzlicher Verwaltungsaufwand, den man sich
mit dem KGS ContentServer4Storage spart, da
dieser sämtliche für den Dokumentenzugriff
benötigten Informationen direkt in Verzeichnisund
Dateiobjekten des Betriebssystemsablegt“.

Hagen Hoss, Platforms and Storage Solutions Architect / Coats

“Der KGS ContentServer4Storage kann das Thema
Dokumentenarchivierung viel schlanker, integrierter
und effizienter im ERP-Kontext als jedes andere
Archiv darstellen, mit SAP als führendem System.“

Philip von Melle, Geschäftsführer / Globetrotter

“Über eine Unternehmenslizenz von KGS ist
jeder SAP-Arbeitsplatz automatisch ein
Archivarbeitsplatz. So fallen auch Nachlizensierungen,
wie sie früher üblich waren, weg.
Die Lösung hat sich demnach innerhalb von
zwei Jahren amortisiert.“

Florian Beck, IT Process Manager SAP MM & Document Processing / Knauf
“Fundamentaler Unterschied zu anderen ECM-Ansätzen ist die schlanke Architektur der KGS-Lösung, wir benötigten nur noch einen Server, der zudem ohne Datenbank läuft. Als physikalischer Ablageort der Dokumente fungiert das Windows-Filesystem, ein proprietärer Storage ist nicht notwendig.“
Peter Pollich, Head of Infrastructure & Application Management / Rhein Chemie

“Mit der Migrationssoftware von KGS war ein
nahtloser Übergang vom alten ins neue Archiv
möglich. Die Anwender haben die Migration überhaupt
nicht mitbekommen, alles verlief ohne
größere Störungen.“

Oliver Fischer, IT-Leiter / Loewe

“Außer KGS fanden wir keinen Hersteller,
der in der Lage war, unsere speziellen
Anforderungen innerhalb dieses einzigartigen
Konstrukts in seiner Lösung umzusetzen
und der sofort verstand, worum es uns
ging.“

Volker Blum, Leiter Basisbetreuung SAP-Systeme / TRUMPF GmbH + Co. KG

“Auf einfache Weise lassen
sich in KGS ZADOC Attribute
zur Einrichtung
verschiedener Dokumenttypen
durch simples Customizing
definieren.”

Andreas Lupfer, Team Leader SAP Application Support / Röchling Automotive

“Ich möchte unsere IT-Systeme selbst beherrschen
und auch kurzfristig auf Neuanforderungen eingehen
können. Die schlanke und wartungsarme Lösung
der KGS Software zur Archivierung SAP-bezogener
Dokumente ermöglicht genau dies.“

Axel Dunkhorst, IT-Leiter / BORSIG

“Mit dem KGS-Archiv im Hintergrund haben wir die ganze SAP-Transformation im Unternehmen durchschritten: von SAP ECC auf MaxDB über SAP Suite on Hana bis zuletzt auf S4/HANA. Wir mussten dafür nichts im Archiv anpassen und konnten uns voll auf S4/HANA-Einführung konzentrieren.”

Dr. Marco Lenck, Head of Group IT / Döhler GmbH

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