Dokumentenmanagement

Single Point of Truth (SPoT)

Wörtlich übersetzt befinden wir uns beim Single Point of Truth (SPoT) am „einzigen Punkt der Wahrheit“. In der IT spricht man mit SPoT von dem Ort, an dem alle Daten eines Unternehmens zusammengeführt und gespeichert werden. Der SPoT fungiert als zentrale Datenplattform – alle anderen Systeme des Unternehmens greifen also grundsätzlich auf diese Datenplattform zurück.

Der Begriff wird häufig synonym mit der Single Source of Truth („die einzige Quelle der Wahrheit“) verwendet und wird vor allem im Data-Warehousing verwendet. Er bezeichnet eine Datenplattform im Unternehmen, an der jegliche Geschäftsdaten zentral abgespeichert werden. Im Idealfall besteht zusätzlich eine bidirektionale Verbindung (= Datenübertragung in beide Richtungen von Punkt zu Punkt) und Datenanpassungen aus anderen Systemen des Unternehmens. Dies verhindert nicht nur das Entstehen von Arbeitssilos und Verwenden überholter Datensätze, sondern vereinheitlicht vor allem den Zugriffs- und Wissensstand für alle Mitarbeiter/innen des Unternehmens. Ziel des SPoT ist es, einen allgemeingültigen, nicht redundanten Datenbestand zu schaffen und die Konsistenz von Stammdaten eines Unternehmens sicherzustellen.

Mit tia® können Unternehmen einen SPoT für ihre archivierten Dokumente schaffen und dies - entsprechend dem Credo - auch über unterschiedliche Anwendungen hinweg. Dabei werden die Dokumente mit diversen Metainformationen aufgeladen, wodurch sie unabhängig von jeder Anwendung aufrufbar werden.  Das intelligente Dokument der Zukunft weiß, woher es kommt, wie seine Aufbewahrungsfristen sind, wie häufig es gesucht wird und auch wer es ansehen darf.