Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

In zahlreichen Sektoren, angefangen bei der Ökonomie bis hin zur Gesundheitsversorgung, sind Firmen gesetzlich dazu angehalten, umfangreiche Daten und Dokumente über längere Zeiträume zu archivieren. Es geht bei der Einhaltung gesetzlicher Fristen nicht nur um Compliance, sondern auch um Effizienz und Datensicherheit.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen zusammengefasst

6 Jahre Aufbewahrungsfrist für:

• Lieferscheine
• Mahnungen
• Handelsbriefe sowie Kopien von Geschäftsbriefen
• Betriebsprüfungsberichte
• Protokolle und Preislisten
• Abtretungserklärungen
• Angebote und Nachweise über Geschenke

10 Jahre Aufbewahrungspflicht für:

• Rechnungen, Buchungs- und Bankbelege
• Bilanzen, Jahresabschlüsse, Geschäftsberichte
• Inventare, Einfuhrunterlagen
• Bücher und andere steuerlich relevante Aufzeichnungen

Aufbewahrungspflicht von 30 Jahren oder lebenslang für:

• Gerichtsurteile
• Mahnbescheide
• Prozessunterlagen
  
  

In der Gesundheitsbranche sind insbesondere verlängerte Fristen von bis zu 30 Jahren oder mehr üblich – dies stellt eine Herausforderung für jedes Dokumentenmanagement dar.

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Schwierigkeiten bei der Archivierung – und wie kgs Lösungen schafft:

Die Vielzahl und Diversität der Dokumenttypen übersteigen die Kapazitäten herkömmlicher Archivsysteme.  Die Archivierung soll nicht nur revisionssicher, sondern auch skalierbar, leistungsstark und rechtskonform sein – vor allem in SAP-gestützten Prozessen.

Die Vorteile der kgs-Lösungen im SAP-Umfeld umfassen:

• Archivierung, die revisionssicher ist und den GoBD sowie der DSGVO entspricht
• Vollständige Integration in SAP ArchiveLink und SAP DMS
• Unterstützung für cloudfähige Archivierung sowie hybride Szenarien
• Keine zusätzliche Middleware erforderlich: direkte Verbindung zu SAP
• Große Skalierbarkeit – ideal für große Mengen an Belegen
• Zügige Migration bestehender Archive mithilfe von kgs-Tools
• Eine Alternative zu komplexen ECM-Systemen wie OpenText
• Verringerung der Systemkomplexität und der Wartungskosten
• Zertifizierung durch SAP, unter anderem für CMIS