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Dokumentenmanagement

Enterprise Content Management (ECM)

Wer sich mit dem Thema der elektronischen Verwaltung und der Digitalisierung von Dokumenten beschäftigt, dem wird der Begriff Enterprise Content Management (ECM) häufig begegnen.

Gern wird der Begriff synonym mit dem „Dokumentenmanagement System (DMS)“ verwendet. ECM umfasst alle Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von Dokumenten sowie Informationen, mit dem Ziel Unternehmensprozesse ganzheitlich zu organisieren. Somit ist ein ECM im übertragenen Sinne eine Systemlösung, die dafür entwickelt wurde, alle im Unternehmen verarbeiteten Dokumente und Inhalte – vom Word-Dokument über ein PDF bis hin zum Scan – zu managen. All diese Daten werden digital so aufbewahrt, dass sie von den richtigen Mitarbeiter*innen zur richtigen Zeit einsehbar. So werden unternehmensinterne Prozesse deutlich vereinfacht.  

Häufig existieren in Unternehmen mehrere voneinander abhängige ECM-Systeme als Insellösungen. Diese sind zum einen teuer, zum anderen verlangen sie einen hohen Administrationsaufwand und ermöglichen eine schlechte Sicht auf unternehmensübergreifende archivierte Dokumente und Daten. Moderne Archivierungslösungen wie tia® verfolgen deshalb einen unabhängigen, flexibleren Ansatz. Durch diese pure Lösung sind Archiv-Insellösungen überflüssig und werden durch eine smarte Archivlösung ersetzt, wodurch hohe Lizenzkosten gespart werden können.