Treiber sind dabei nicht nur technische Migrationsprojekte, sondern auch strengere europäische Gesetze, wachsende Anforderungen an die Compliance und Datensouveränität sowie der Wunsch, Archivbestände nicht länger als statische Ablage, sondern als wertschöpfende Ressource zu begreifen. kgs sieht für 2026 folgende Trends rundum die Dokumenten- und Datenarchivierung:

1. Von der Migration zur Strategie

Die Diskussion um Archivierung verschiebt sich: Weg von der rein technischen Migration, hin zu einer selektiven Dokumenten- und Datenstrategie, die technische, rechtliche und betriebswirtschaftliche Überlegungen miteinander verbindet. Sie ermöglicht es, operative Systeme schlank zu halten, gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen und Speicherressourcen gezielt zu nutzen. Archivierung wird damit Teileiner übergeordneten Data-Governance-Strategie, welche die Lebenszyklen von Informationen bewusst steuert – von der Erfassung über die Nutzung bis hin zur kontrollierten Löschung.

2. KI-gestützte Archive werden zur Wissensquelle

KI hält inzwischen auch Einzug in die Welt der Archivierung. Nach einer Phase experimenteller Projekte in den vergangenen Jahren wird sich 2026 zeigen, wo KI im Archivierungskontext greifbare Mehrwerte stiftet. Im Vordergrund stehen Anwendungen, die auf einer stabilen, geprüften Dokumenten- und Datenbasis aufsetzen, über eine automatische Klassifizierung, Verschlagwortung und semantische Suchfunktion verfügen sowie über intelligente Zusammenfassungen. Entscheidend ist dabei, dass das Archiv als vertrauenswürdige Datenquelle fungiert. Governance, Nachvollziehbarkeit und Datenintegrität sind unerlässlich, um den Vorgaben des europäischen AI-Act zu entsprechen.

3. Cloud-Archivierung für maximale Flexibilität

Im kommenden Jahr liegt der Fokus nicht mehr auf der Frage „Cloud – ja oder nein?“, sondern auf der strategischen Cloud-Nutzung. Viele Unternehmen kombinieren On-Premises- und Cloud-Komponenten miteinander, um zwischen Kosten, Flexibilität und Compliance zu balancieren. Ein wichtiges Thema an dieser Stelle ist zudem die Vermeidung von Anbieterabhängigkeiten(Vendor Lock-in), insbesondere gegenüber großen Hyperscalern.

4. Vom ECM zum strategischen Archiv

Monolithische Plattformen mit Funktionsüberschneidungen zu ERP- oder Kollaborationssystemen gelten zunehmend als schwerfällig, teuer und überdimensioniert. Moderne Unternehmen setzen stattdessen auf spezialisierte, integrierte Archivlösungen, die sich nahtlos in Systeme wie SAP S/4HANA und Microsoft 365 einfügen. Im Mittelpunkt steht ein „Single Point of Truth“, der Informationen revisionssicher, systemübergreifend und cloudfähig bereitstellt – ohne doppelte Datenhaltung oder redundante Workflows. Die Zukunft liegt in offenen Schnittstellen oder API-First-Architekturen.

5. Compliance-Anforderungen gewinnen an Bedeutung

Während sich Unternehmen bislang an nationalen Standards und Prüfverfahren orientiert haben, erfordert die neue Regulierungsdichte auf EU-Ebene ein Umdenken. Mit dem AI-Act, dem Data Act und den E-Invoicing-Richtlinien entsteht ein Geflecht an Anforderungen, das sowohl technologische als auch organisatorische Anpassungsfähigkeit verlangt. Archivsysteme werden zu aktiven Compliance-Komponenten, die nicht nur Dokumente bzw. Datenbewahren, sondern auch Anpassungsfähigkeit und Nachweisbarkeit garantieren.

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