SAP Dokumentarchivierung
SAP-Dokumentenarchivierung – effizient, rechtssicher und zukunftsfähig
Die revisionssichere Ablage von SAP-Dokumenten erfordert stabile Schnittstellen, klare Prozesse und eine verlässliche Archivarchitektur. kgs stellt dafür eine schlanke, SAP-integrierte Lösung bereit, die Archivierungsvorgänge standardisiert, Systemlast reduziert und den dokumentierten Zugriff langfristig sicherstellt.
Top-Unternehmen weltweit vertrauen auf kgs
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Zukunftsfähige Dokumentenarchivierung
So geht moderne Dokumentenarchivierung
Warum archivieren?
Warum Dokumente aus SAP archivieren?
Die SAP Dokumentenarchivierung ist ein zentraler Bestandteil jedes digitalen Informationsmanagements. Der SAP-eigene Content Server eignet sich jedoch nicht für die rechtssichere, dauerhafte Archivierung großer Dokumentenmengen. Auch SAP selbst empfiehlt seinen kostenlosen Content Server lediglich als temporären Ablageort für eine kurzfristige Speicherung kleiner Datenmengen.
Eine Archivierung in SAP bedeutet hingegen, Dokumente langfristig, revisionssicher und gesetzeskonform zu speichern. Da die Dokumentenmenge im Unternehmensalltag stetig wächst, benötigen Unternehmen eine leistungsfähige Archivlösung, die eine nahtlose Verbindung zwischen dem SAP-System und dem Speichersystem herstellt.
Zukunftssicher archivieren
Zukunftssichere Archivierung für SAP ERP und SAP S/4HANA
Mit der rasanten Entwicklung moderner Speichertechnologien eröffnen sich heute völlig neue Möglichkeiten für SAP-zentrierte Unternehmen, ihre Archivierungsstrategie individuell und effizient zu gestalten. Eine SAP Archivierungslösung sollte zukunftsfähig sein – unabhängig davon, ob der Wechsel von SAP ERP zu SAP S/4HANA bereits erfolgt ist, noch bevorsteht oder nicht geplant wird.
Egal ob On-Premises, hybride Szenarien oder Cloud-Umgebungen: Eine moderne SAP Archivierung muss flexibel, skalierbar und unabhängig von der jeweiligen SAP-Version funktionieren.
Komplexität abschaffen
Archivieren statt DMS oder ECM – die bessere Lösung für SAP
Viele Unternehmen im SAP-Umfeld setzen zur Dokumentenarchivierung noch immer auf klassische DMS- (Document Management System) oder ECM-Systeme (Enterprise Content Management) wie OpenText (IXOS), easy Software, SER oder IBM. Doch für eine effiziente und rechtssichere SAP-Archivierung sind klassische DM- und ECM-Systeme nur bedingt geeignet.
Der Grund: Sie wurden ursprünglich als Stand-alone-Lösungen entwickelt – mit eigenen Rechte- und Metadatenlogiken, die im Zusammenspiel mit SAP häufig zu Konflikten, Mehraufwand und Komplexität führen.
Viele dieser Systeme haben eine Vielzahl an Funktionen, die im SAP-Kontext gar nicht benötigt werden, aber dennoch hohe Lizenz- und Betriebskosten verursachen.
Eine spezialisierte SAP-Archivierungslösung hingegen konzentriert sich genau auf das Wesentliche: rechtssichere, performante und kosteneffiziente Archivierung direkt aus SAP heraus – ohne redundante Strukturen oder unnötige Zusatzfunktionen.
Wer ist tia®
tia® - the intelligent archive
tia® vereint alle kgs Produktmodule zu einer gemeinsamen Vision des intelligenten Dokumentenarchivs. Von der Migration aus einem DMS und ECM-System, über das Inputmanagement bis hin zur Zielablage, lässt sich mit tia® das komplette Archivierungsszenario im Unternehmen darstellen.
tia® Vorteile
Vorteile gegenüber DMS und ECM Systemen
„WYSIWYG!“ sagen die Admins
Viele brauchen nur eine Archivierung, betreiben jedoch ein ganzes ECM System. Die meisten Funktionen sind überflüssig und sogar störend für den SAP Kosmos. Die kgs tia® Administration bedarf nur einen Bruchteil der Aufwände.
„Danke!“, sagen die User
ECM-Systeme beanspruchen eine eigene Oberfläche, damit müssen Anwender zwischen den Systemen springen. Archivieren mit kgs tia® ist für die User unsichtbar, sie brauchen ihre gewohnte SAP Oberfläche nicht verlassen.
„Yes, gespart!“ sagt der Einkauf
Ein vielfacher Funktionsumfang bedeutet einen vielfachen Preis. tia® Kunden haben gezeigt: ganz gleich, ob Global Player oder Mittelstand – Archivierung genügt, also sollte auch nur die Archivierung bezahlt werden. Ein ROI ist schnell gerechnet.
Erfolgreiche Use Cases
tia® von kgs in der Praxis
Kärcher: Archivierung in der Cloud und CMIS-Readiness aus einer Hand
- Archivierung im Zuge der S/4HANA Transformation
- AWS-Plattform
- ArchiveLink und CMIS
Zwei Personen 8 Terabyte
- Archivierungslösung bei Hensoldt
- Migrationsvorgang von über 8 Terabyte
- kgs Lösungen bei Hensoldt im Überblick
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Coats wechselt zum kgs Archiv und geht in die Cloud
- Motivation zum Archivsystem-Wechsel
- kgs Lösung für Coats / Ablauf der Migration
- Tschüss On-Premises - Hallo Cloud
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Migration von 6 Terabyte Dokumenten
- Motivation zum Wechsel zur kgs Lösung
- Besonderheiten bei der Trumpf-Archivierung
- kgs Lösungen bei Trumpf
Neues kgs Archiv mit Rechnungserfassung
- Einblicke in die Datenmigration
- Übertragung der Eingangsrechnungen
- Verschiedene kgs Produktmodule bei Röchling im Überblick
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SAP-Archivierung unter S/4HANA mit kgs
- Motivation für den Archivsystem-Wechsel
- kgs Lösung für Döhler
- Archivierung mit S/4HANA
Blog von kgs
SOAP (Simple Object Access Protocol)
Das Simple Object Access Protocol (SOAP) ist ein Netzwerkprotokoll, das vorrangig genutzt wird, um strukturierte Daten zwischen unterschiedlichen Anwendungen über das Internet auszutauschen.
Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation ist ein zentrales Element der rechtssicheren Archivierung. Sie beschreibt detailliert die Prozesse, Systeme und technischen Rahmenbedingungen, die im Unternehmen für die elektronische Archivierung genutzt werden.
Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) in der Schweiz
Im digitalen Zeitalter, in dem Daten als wertvolle Ressource betrachtet werden, sind gesetzliche Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten unerlässlich.
Prozess
So arbeiten wir
In nur drei einfachen Schritten begleiten wir Sie von der Analyse bis zur erfolgreichen Implementierung Ihrer maßgeschneiderten Archivierungslösung.
Erstgespräch & Präsentation
Wir analysieren Ihre spezifischen Anforderungen in einem persönlichen Gespräch und präsentieren Ihnen, wie unsere Lösung Ihre Archivierungsprozesse optimiert.
Proof of Concept (PoC)
Ein erfahrener SAP-Berater demonstriert den Machbarkeit und den konkreten Nutzen der Lösung in Ihrer Systemlandschaft.
Implementierung
Die Lösung wird nahtlos in Ihre IT-Umgebung integriert, um eine effiziente und reibungslose Archivierung sicherzustellen.
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FAQ
FAQ zu tia® – the intelligent archive
Sollten Sie weitere Fragen zu tia® haben, die hier nicht beantwortet werden, finden Sie in unseren Insights vertiefende Informationen und hilfreiche Ressourcen. Gerne beraten wir Sie auch persönlich, wenn Sie eine individuelle Lösung benötigen.
Ein Content Server ist ein System zur zentralen Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung digitaler Inhalte wie Dokumente, Bilder oder Videos. Er wird häufig in Unternehmen eingesetzt, um Informationen strukturiert und revisionssicher zu archivieren.
Ein Content Server kommt überall dort zum Einsatz, wo große Mengen digitaler Daten sicher verwaltet und langfristig archiviert werden müssen – zum Beispiel für die gesetzeskonforme Aufbewahrung von Rechnungen, Verträgen oder SAP-Daten.
Während ein ECM-System (Enterprise Content Management) eine Vielzahl von Funktionen rund um Dokumentenmanagement, Workflows und Collaboration bietet, konzentriert sich ein Content Server meist auf die zentrale Archivierung und strukturierte Bereitstellung von Inhalten – häufig in Anbindung an Drittsysteme wie SAP.
Die Integration erfolgt über standardisierte Schnittstellen wie SAP ArchiveLink® oder CMIS. Diese ermöglichen es, Inhalte aus SAP-Systemen automatisch im Content Server zu archivieren und bei Bedarf direkt aus SAP heraus wieder aufzurufen.
Ja. tia® Content Server unterstützt sowohl On-Premises- als auch Cloud- und Hybrid-Szenarien. Sie lassen sich flexibel in bestehende IT-Landschaften integrieren – auch in Kombination mit Hyperscalern wie AWS, Azure oder GCP.
CMIS steht für „Content Management Interoperability Services“ – ein herstellerunabhängiger Standard zur Anbindung und Integration verschiedener Content-Management-Systeme. Ein Content Server mit CMIS-Unterstützung kann so flexibel mit unterschiedlichen Systemen kommunizieren.
Ja. tia® Content Server von kgs – ist von SAP zertifiziert. Diese Zertifizierung garantiert die technische Kompatibilität und die Einhaltung von SAP-Richtlinien bei der Archivierung von Inhalten.
Ein Content Server bietet hohe Skalierbarkeit, moderne Schnittstellen, geringe Komplexität im Betrieb und eine sichere, gesetzeskonforme Archivierung. Außerdem lässt er sich flexibel an spezifische IT-Strategien anpassen – ob lokal oder in der Cloud.
Weitere Lösungen
Schlanke Archiv- und Migrationslösungen für jede IT-Landschaft
SAP Dokumentenarchivierung
Der Weg zur autonomen Dokumentenarchivierung der Zukunft
tia® stellt eine schlanke Middleware zwischen SAP und Storage dar und ermöglicht eine rechtssichere Dokumentenarchivierung, Datenarchivierung und Archivierung von Drucklisten über ArchiveLink, ILM und CMIS.
SAP Datenarchivierung
Der Weg zur autonomen Datenarchivierung der Zukunft
tia® stellt eine schlanke Middleware zwischen SAP und Storage dar und ermöglicht eine rechtssichere Dokumentenarchivierung, Datenarchivierung und Archivierung von Drucklisten über ArchiveLink, ILM und CMIS.
SharePoint Archivierung
tia® Connector für SharePoint
tia® schließt die Lücke im Dokumenten-Lebenszyklus zwischen SharePoint und Storage mittels der neuen Archivierungslösung tia® Connector für SharePoint. Der tia® Connector setzt konsequent auf eine schlanke, ergänzende Komponente sowie Cloud-native Technologie.
ECM/DMS Ablöse
Archivieren statt DMS oder ECM
Viele Unternehmen im SAP Umfeld greifen für die Archivierung immer noch auf klassische DMS oder ECM-Systeme zurück. Diese Systeme sind jedoch für SAP nur bedingt geeignet, da sie als StandAlone-Systeme konzipiert sind und damit Rechte- und Metadatenlogiken mit sich bringen. Zudem verfügen sie über eine Vielzahl von teureren, im SAP-Kontext aber nicht benötigten Funktionen.tia® stellt eine schlanke Middleware zwischen SAP und Storage dar und ermöglicht eine rechtssichere Dokumentenarchivierung, Datenarchivierung und Archivierung von Drucklisten über ArchiveLink, ILM und CMIS.