Warum sich Investitionen in ECM verdoppeln – und warum das kein Fortschritt ist

Die Zahlen wirken beeindruckend: Der Markt für Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenarchivierung wächst. Unternehmen investieren in Cloud, Compliance und KI-gestützte Dokumentenprozesse – und die Budgets ziehen deutlich an. Doch ein zweiter Blick zeigt: Wachstum bedeutet nicht automatisch Fortschritt. Denn ein großer Teil der Investitionen wird eingesetzt, um bestehende Altarchitekturen in neue Betriebsmodelle zu überführen – nicht, um sie zu ersetzen.

Key Takeaways

• ECM-Investitionen steigen stark – aber der Nutzen steigt oft nicht mit, weil viele Budgets in die Migration alter Architekturen fließen, statt in echte Modernisierung.

• „Lift & Shift“ in die Cloud ist häufig nur ein Standortwechsel, keine strukturelle Verbesserung: Integrationskomplexität, Redundanzen und Betriebskosten bleiben.

• Mit SAPs Clean-Core-Strategie verschiebt sich die Rolle der Archivierung: weg vom monolithischen ECM, hin zu schlanken, servicebasierten Archiven als Infrastrukturkomponente.

• Ein SAP-natives, intelligentes Archiv kann Migrationen vereinfachen, Redundanzen vermeiden und Compliance by Design unterstützen – ohne zusätzliches ECM-System.

• Verdopplung der Ausgaben ist kein Fortschritt, wenn das Ziel „mehr Systeme“ statt „weniger Komplexität“ ist.

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1) Marktanalyse: Wachstum mit Fragezeichen

Laut einer Marktanalyse von valantic (Oktober 2025) wächst der globale ECM- und Archivierungsmarkt stark und soll bis 2025 ein Volumen von 14,6 Mrd. Euro erreichen – eine Verdopplung innerhalb weniger Jahre.

Drei Megatrends treiben diese Entwicklung:

• Cloud Shift: Legacy-Systeme werden in Cloud-Umgebungen überführt, Rechenzentren werden abgebaut, Betriebsmodelle ändern sich.

• Regulatorik: Anforderungen rund um E-Invoicing und Standards wie EN 16931 erhöhen den Druck, Prozesse und Nachweise sauber zu führen.

• KI im Dokumentenmanagement: Automatisierte Klassifikation, Extraktion, Routing und Prüfung von Dokumenten wird für viele Unternehmen zum Business Case.

Das klingt nach Aufbruch. In der Praxis passiert jedoch oft Folgendes: Ein großer Teil des Budgets fließt in Migration und Weiterbetrieb, nicht in Architekturmodernisierung. Kurz gesagt: Der Markt wächst – aber häufig, weil Unternehmen teure Altlasten bewegen, nicht weil sie Architekturen wirklich neu denken.

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2) Das Problem: Alte Systeme in der Cloud sind immer noch alte Systeme

Viele Unternehmen setzen im Rahmen ihrer SAP S/4HANA-Transformation weiterhin auf ECM-Lösungen, die ursprünglich für On-Premises konzipiert wurden. Das führt zu typischen Migrationsmustern:

• Lift & Shift: Die Plattform wird „umgezogen“, das System bleibt strukturell gleich.

• Bluefield: Technisch modernisiert, aber mit vielen bestehenden Strukturen, Integrationen und Datenmodellen.

Was dabei häufig bestehen bleibt:

• Komplexe Integrationslandschaften (viele Schnittstellen, individuelle Adapter, historisch gewachsene Kopplungen)

• Redundante Datenhaltung (Dokumente/Metadaten liegen parallel im ERP und im ECM oder in mehreren Repositories)

• Hohe Betriebskosten (Monitoring, Updates, Lizenzen, Schnittstellenpflege, Incident-Aufwände)

Der Effekt: Man erzielt zwar Cloud-Betrieb, aber nicht automatisch Cloud-Vorteile wie reduzierte Komplexität, bessere Skalierung durch Services oder leichteres Lifecycle-Management.

Merksatz: Cloud-Migration ist nur dann Fortschritt, wenn sich die Architektur verbessert – nicht nur die Infrastruktur.

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3) Der strukturelle Wandel: Die Wanderung ins ERP

Parallel dazu verfolgt SAP konsequent die Clean-Core-Strategie: Standardisierung, Entkopplung, weniger Modifikationen, klarere Schnittstellen und ein ERP-Kern, der upgradefähig bleibt.

Das hat direkte Auswirkungen auf Content- und Archivierungsarchitekturen:

• Funktionen, die früher „im ECM“ lagen, wandern in den ERP-Prozessfluss zurück oder werden über zertifizierte Schnittstellen angebunden.

• Die Rolle der Archivierung verschiebt sich deshalb stark: weg von monolithischen Systemen mit eigenem Datenbestand, hin zu schlanken, servicebasierten Archiven, die als Infrastrukturkomponente agieren – nicht als zusätzliche Applikationswelt.

Damit ändern sich die Bewertungskriterien: Nicht „welches ECM kann am meisten“, sondern: Welche Architektur reduziert Komplexität, verhindert Redundanz und bleibt S/4HANA-upgradefähig?

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4) Architekturantwort: Intelligentes Archiv statt komplexes System

Wenn der Trend zu weniger Komplexität und sauberer ERP-Integration geht, ergibt sich ein klares Zielbild: Ein Archiv sollte nicht „noch ein System“ sein, sondern eine Archiv-Infrastruktur, die sich SAP-nah einfügt und den Prozessfluss unterstützt.

Ein solcher Ansatz ist ein SAP-natives, schlankes Archiv, das:

• keine redundante Datenhaltung erzeugt,

• kein zusätzliches ECM als Pflichtkomponente erfordert,

• sich über Standards und zertifizierte Schnittstellen in SAP integriert (z. B. ArchiveLink®, ILM, CMIS),

• hybride und Cloud-Szenarien unterstützt.

Ergebniswirkungen einer solchen Zielarchitektur:

• Keine Replikation zwischen ERP und separatem ECM-Datenbestand

• Geringerer Migrationsaufwand bei SAP S/4HANA (weniger Schnittstellen, weniger Altlogik, weniger Datenkopien)

• Reduzierte Betriebskosten durch schlankere Systemlandschaft

• Compliance by Design: Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung, Zugriff und Nachweisführung werden in der Architektur mitgedacht

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5) Fazit: Verdopplung ist kein Fortschritt

Dass sich ECM-Investitionen verdoppeln, ist vor allem ein Signal dafür, wie groß der Druck durch Cloud-Transformation, Regulierung und KI geworden ist. Aber: Mehr Budget bedeutet nicht automatisch bessere Ergebnisse. Wenn Unternehmen Milliarden bewegen, um alte Strukturen in neuer Umgebung zu betreiben, entsteht Wachstum – aber kein Fortschritt.

Die Zukunft liegt nicht in „mehr Systemen“, sondern in:

• weniger Redundanz,

• weniger Integrationskomplexität,

• klaren Schnittstellen,

• und einer Archivierung, die als schlanke, ERP-nahe Infrastruktur funktioniert.