Angesichts der zunehmenden Digitalisierung und Nutzung von Cloudservices ist es wichtig, traditionelle Archivierungsprozesse zukunftsfähig zu gestalten. Der Einsatz von Automatisierungstools kann hier enorme Verbesserungen erzielen, etwa durch automatisierte Metadatenzuweisungen oder Suchalgorithmen. Aber auch um eine richtlinienkonforme Langzeitarchivierung und Datenintegrität gewährleisten zu können, sind Unternehmen aufgerufen, ihre Prinzipien zu hinterfragen und ggfs. auf neue Dateiformate, Schnittstellen oder Verschlüsselungstechnologien zu setzen. Da vielfach sensible Unternehmensdaten archiviert werden müssen, sollte bei der Auswahl einer Archivierungslösung unbedingt darauf geachtet werden, welche Sicherheitsstandards diese gewährleistet, ob sie über entsprechenden Zertifizierungen verfügt und wo die Daten gespeichert werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass sich eine moderne Archivierungsplattform auch einfach in den Workflow der Anwender integrieren lässt, damit sie auch entsprechend genutzt wird.

„Wir wissen, dass das Thema Archivierung in vielen Unternehmen nicht vorne auf der Agenda steht“, sagt Benny Schröder, Head of Development & Delivery bei der KGS Software GmbH. „Weil die korrekte Langzeitarchivierung aber schon allein aufgrund rechtlicher Vorgaben sehr wichtig ist, werden wir nicht müde, die Verantwortlichen zu sensibilisieren. Damit sich IT-Administratoren leichter tun, das Thema Archivierung zu adressieren, haben wir sechs Ansatzpunkte herauskristallisiert, die Unternehmen zum Anlass nehmen sollten, über die Leistungsfähigkeit ihrer vorhandenen Archivierungskonzepte nachzudenken.“

Unternehmen, die sich mit einem der nachstehenden Anlässe beschäftigen, sollten deshalb über eine Anpassung oder Neuausrichtung ihrer Archivierungsstrategie nachdenken.

1.        SAP S/4HANA Transformation

2.      Wechsel in die Cloud

3.      Einhaltung von Security- bzw. Compliance-Vorgaben

4.      Neue Schnittstellen

5.      Budgetkürzungen

6.      Unzufriedenheit mit ECM/DCM

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