Dokumentenmanagementsystem: Warum viele Unternehmen mehr System betreiben als sie eigentlich brauchen

Doch in der Praxis zeigt sich ein anderes Bild: Viele Unternehmen betreiben heute komplexe DMS-Landschaften, die ursprünglich für Anforderungen entwickelt wurden, die längst von anderen Systemen übernommen wurden – vor allem von ERP-Plattformen wie SAP. Das Ergebnis sind häufig überdimensionierte Systeme, doppelte Datenhaltung und unnötige Komplexität.

Die eigentliche Frage lautet deshalb nicht mehr: Brauchen Unternehmen ein DMS? Sondern: Welche Aufgaben sollte ein DMS heute überhaupt noch übernehmen?

Key Takeaways

• Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) dient zur Verwaltung, Ablage und Organisation digitaler Dokumente.
• In vielen Unternehmen sind DMS-Systeme historisch gewachsen und übernehmen heute Aufgaben, die längst von ERP-Systemen wie SAP erledigt werden.
• Dadurch entstehen redundante Systeme, zusätzliche Komplexität und hohe Betriebskosten.
• Moderne IT-Architekturen trennen stärker zwischen Prozesssystemen (z. B. SAP) und Archivierungssystemen.
• Statt überdimensionierter DMS-Plattformen setzen viele Unternehmen zunehmend auf schlanke, SAP-integrierte Archivlösungen.

Was ein DMS ursprünglich leisten sollte

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wurde ursprünglich entwickelt, um papierbasierte Dokumentenprozesse zu digitalisieren.

Typische Funktionen eines DMS sind:

• Dokumente speichern und verwalten
• Versionierung von Dokumenten
• Zugriffskontrolle und Berechtigungen
• Suche und Klassifikation
• Workflows für Freigaben oder Bearbeitung

In einer Zeit, in der viele Fachanwendungen noch keine integrierte Dokumentenverwaltung besaßen, war ein DMS oft die zentrale Plattform für Dokumente im Unternehmen. Mit zunehmender Digitalisierung hat sich diese Rolle jedoch verändert.

Die Realität vieler Unternehmen: gewachsene DMS-Landschaften

In vielen Organisationen sind DMS-Systeme über Jahre hinweg gewachsen. Neue Anforderungen wurden ergänzt, Schnittstellen erweitert und zusätzliche Funktionen integriert. Das führt häufig zu einer Architektur, in der das DMS versucht, gleichzeitig zu sein:

• Dokumentenablage
• Prozessplattform
• Workflow-System
• Archivlösung
• Integrationsplattform

Das Problem:

Viele dieser Aufgaben werden heute bereits von anderen Systemen übernommen. Gerade im Umfeld von SAP entstehen dadurch Doppelstrukturen.

Wenn das ERP-System längst mehr kann als das DMS

Moderne ERP-Systeme wie SAP S/4HANA steuern heute einen Großteil der geschäftskritischen Prozesse eines Unternehmens. Dazu gehören auch die Dokumente, die im Kontext dieser Prozesse entstehen:

• Rechnungen
• Bestellungen
• Lieferscheine
• Verträge
• Personalunterlagen

Diese Dokumente gehören fachlich in den jeweiligen Geschäftsprozess – und damit in das System, das diesen Prozess steuert.

Wenn ein externes DMS diese Dokumente zusätzlich verwaltet, entstehen häufig Probleme:

• Dokumente werden dupliziert gespeichert
• Kontextinformationen gehen verloren
• Integrationen werden komplexer
• Migrationen werden aufwendiger

Das DMS wird damit weniger zu einer Lösung – und mehr zu einer zusätzlichen Schicht in der IT-Landschaft.

Archivierung ist nicht dasselbe wie Dokumentenmanagement

Ein zentraler Punkt wird dabei oft übersehen: Dokumentenmanagement und Archivierung sind zwei unterschiedliche Aufgaben.

Ein DMS fokussiert sich auf:

• Bearbeitung von Dokumenten
• Versionierung
• Zusammenarbeit
• aktive Nutzung von Informationen

Ein Archiv hingegen verfolgt ein anderes Ziel:

• langfristige Aufbewahrung
• Integrität der Informationen
• revisionssichere Speicherung
• Nachweisbarkeit für Compliance

Gerade im SAP-Umfeld ist diese Trennung entscheidend. Viele Dokumente müssen nicht aktiv bearbeitet werden – sie müssen vor allem sicher und regelkonform archiviert werden.

Ein großes DMS ist dafür häufig nicht die effizienteste Lösung.

Warum überdimensionierte DMS-Systeme zum Problem werden

Wenn Unternehmen versuchen, mit einem einzigen System alle Anforderungen abzudecken, entstehen schnell komplexe Plattformen mit hohen Betriebskosten.

Typische Herausforderungen sind:

1. Hohe Infrastrukturkosten: Große DMS-Systeme benötigen umfangreiche Server- und Speicherlandschaften.
2. Komplexe Migrationen: Gerade bei SAP-Transformationen oder Cloud-Projekten werden DMS-Systeme häufig zum Bremsfaktor.
3. Redundante Datenhaltung: Dokumente liegen sowohl im ERP-Kontext als auch im DMS.
4. Wartungsaufwand: Schnittstellen, Updates und Betrieb erzeugen dauerhafte Kosten.

Viele Unternehmen beginnen daher, ihre Dokumentenstrategie neu zu bewerten.

Der Architekturtrend: vom DMS zur spezialisierten Archivlösung

Statt eines großen, zentralen Dokumentensystems setzen viele Unternehmen zunehmend auf eine klarere Architektur:

• ERP-Systeme steuern Geschäftsprozesse
• Archive speichern Informationen langfristig und revisionssicher

Gerade im SAP-Umfeld wird diese Architektur durch standardisierte Schnittstellen unterstützt, etwa:

• SAP ArchiveLink®
• SAP ILM
• CMIS

Diese ermöglichen es, Dokumente direkt aus SAP heraus zu archivieren, ohne zusätzliche Systemschichten aufzubauen.

Der Vorteil:

Dokumente bleiben im Prozesskontext verfügbar, während die Archivlösung die langfristige Speicherung übernimmt.

Weniger Systeme, mehr Klarheit

Die Ablösung überdimensionierter DMS-Landschaften ist daher kein rein technisches Thema. Sie ist Teil einer strategischen Architekturentscheidung.

Unternehmen profitieren dabei von:

• reduzierter Systemkomplexität
• klarer Trennung von Prozessen und Archivierung
• einfacheren Migrationen
• niedrigeren Betriebskosten
• besserer SAP-Integration

Gerade in Zeiten von SAP S/4HANA-Transformationen gewinnt dieser Ansatz zunehmend an Bedeutung.

Fazit: Nicht jedes Dokument braucht ein DMS

Dokumentenmanagementsysteme haben über viele Jahre eine wichtige Rolle gespielt. Doch mit der Weiterentwicklung von ERP-Systemen und modernen Archivarchitekturen verändert sich ihre Bedeutung. Viele Unternehmen stellen heute fest, dass sie weniger Dokumentenmanagement benötigen – und stattdessen eine effiziente, SAP-integrierte Archivierung. Die eigentliche Herausforderung besteht daher nicht darin, ein neues DMS einzuführen. Sondern darin, die bestehende Architektur zu hinterfragen und zu entscheiden, welche Systeme wirklich notwendig sind – und welche Komplexität sich vermeiden lässt.