ECM vs. modernes SAP-Archiv: Warum klassische DMS-/ECM-Systeme an ihre Grenzen stoßen

Viele Unternehmen setzen jedoch noch immer auf klassische ECM- oder DMS-Systeme, die ursprünglich für deutlich andere Anforderungen konzipiert wurden.

Doch braucht modernes SAP-Archivieren wirklich ein komplexes Enterprise-Content-Management-System?

Immer mehr Unternehmen beantworten diese Frage mit „Nein“ — und setzen stattdessen auf spezialisierte, SAP-native Archivlösungen wie das tia® Archiv von kgs.

Was ist ein klassisches ECM-System?

Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) dient traditionell dazu, verschiedenste Inhalte und Dokumente zentral zu verwalten. Dazu gehören:

• Dokumentenmanagement

• Workflow-Management

• Collaboration-Funktionen

• Records Management

• Digitale Akten

• Versionierung

• Scan-Prozesse

• Archivierung

Viele dieser Plattformen wurden in einer Zeit entwickelt, in der Unternehmen möglichst viele Funktionen in einer zentralen Suite bündeln wollten. Das Problem heute: Viele Unternehmen nutzen nur einen Bruchteil dieser Funktionen — zahlen aber weiterhin hohe Lizenz-, Betriebs- und Wartungskosten.

Die Realität in SAP-Landschaften

In SAP-zentrierten Unternehmen sieht die Realität häufig anders aus:

• Dokumente entstehen direkt in SAP

• Prozesse laufen vollständig in SAP

• Nutzer arbeiten primär in SAP

• Compliance-Anforderungen müssen SAP-konform erfüllt werden

• Archivierung dient vor allem der revisionssicheren Ablage

Damit wird klar: Für reine SAP-Archivierung ist ein großes ECM-System oft überdimensioniert. Genau hier setzt das tia® Archiv von kgs an.

Warum Unternehmen ECM-Systeme ablösen

Viele Unternehmen erkennen heute, dass ihre bestehenden ECM-Systeme:

• zu teuer geworden sind,

• unnötige Komplexität erzeugen,

• Innovationen bremsen,

• Cloud-Transformationen erschweren,

• und SAP-Projekte verkomplizieren.

Unternehmen können durch den Wechsel auf ein schlankes SAP-Archiv ihre jährlichen Betriebskosten erheblich reduzieren. In Kundenprojekten von kgs wurden Einsparungen von bis zu 70 % erzielt. Besonders im Zuge von SAP S/4HANA-Projekten gewinnt dieser Ansatz massiv an Bedeutung.

Warum das tia® Archiv besonders für SAP entwickelt wurde

Das tia® Archiv verfolgt einen anderen Ansatz als klassische ECM-Systeme:

Nicht „möglichst viele Funktionen“, sondern maximale Effizienz für SAP-Archivierung.

Die Lösung wurde speziell für:

• SAP ArchiveLink®

• SAP ILM

• SAP CMIS

• SAP S/4HANA

• hybride und Cloud-Umgebungen

entwickelt.

Dadurch profitieren Unternehmen von:

1. Deutlich geringerer Komplexität

Weniger Systeme bedeuten:

• weniger Administration,

• weniger Fehlerquellen,

• geringeren Schulungsaufwand,

• einfachere Upgrades.

Gerade IT-Abteilungen mit begrenzten Ressourcen profitieren davon enorm.

2. Schnelleren SAP-Transformationen

Viele Alt-ECM-Systeme erschweren S/4HANA-Migrationen.

Das tia® Archiv hilft dabei:

• Altdaten effizient auszulagern,

• Datenbanken zu entlasten,

• Legacy-Systeme abzulösen,

• Archivlandschaften zu konsolidieren.

Das reduziert Projektkomplexität und beschleunigt SAP-Transformationen erheblich.

3. Cloud-native Zukunftssicherheit

Während viele traditionelle ECM-Plattformen historisch on-premises entstanden sind, wurde tia® gezielt auf moderne Hybrid- und Cloud-Szenarien ausgerichtet.

Unternehmen erhalten dadurch:

• maximale Storage-Flexibilität,

• Cloud-Unabhängigkeit,

• skalierbare Archivierung,

• moderne Integrationsmöglichkeiten.

4. Performance bei großen Datenmengen

Archivierung ist heute kein Nebenthema mehr.

Besonders internationale SAP-Landschaften verarbeiten:

• Millionen von Dokumenten,

• große Drucklisten,

• ILM-Daten,

• komplexe Archivobjekte.

Das tia® Archiv wurde speziell für hohe Datenvolumina optimiert. Bei kgs sind Migrationsgeschwindigkeiten von bis zu 52 TB pro Woche möglich.

ECM-Ablösung ohne Risiko

Ein häufiges Missverständnis lautet: „Wenn wir unser ECM ablösen, verlieren wir Zugriff auf unsere Dokumente.“ Moderne Archivstrategien zeigen jedoch das Gegenteil.

Mit tia® können Unternehmen:

• bestehende Archive migrieren,

• Legacy-Systeme stilllegen,

• Dokumentenzugriffe erhalten,

• Compliance-Anforderungen erfüllen,

• gleichzeitig Kosten senken.

Dadurch wird aus einer komplexen ECM-Landschaft ein schlankes, SAP-zentriertes Archivmodell.

Für welche Unternehmen eignet sich das tia® Archiv?

Besonders profitieren Unternehmen, die:

• SAP intensiv nutzen,

• hohe ECM-Betriebskosten haben,

• vor einer S/4HANA-Migration stehen,

• ECM-/DMS-Altsysteme ablösen möchten,

• Cloud-Strategien verfolgen,

• revisionssichere Archivierung benötigen.

Fazit: Weniger ECM. Mehr Effizienz.

Klassische ECM-Systeme hatten über viele Jahre ihre Berechtigung. Doch moderne SAP-Landschaften benötigen heute vor allem:

• Geschwindigkeit,

• Flexibilität,

• geringe Betriebskosten,

• Cloud-Fähigkeit,

• einfache Integration.

Genau dafür wurde das tia® Archiv von kgs entwickelt. Unternehmen erhalten eine schlanke, performante und SAP-native Archivlösung — ohne die Komplexität klassischer ECM-Plattformen. Wer SAP-Archivierung modernisieren, Kosten senken und gleichzeitig seine S/4HANA-Transformation beschleunigen möchte, sollte daher prüfen, ob ein spezialisiertes Archiv nicht die bessere Alternative zum traditionellen ECM ist.

‍

‍

‍