SAP Dokumentenmanagementsystem - Reicht eine Archivierungssoftware aus?

SAP Dokumentenmanagementsystem - Reicht eine Archivierungssoftware aus?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird zur Speicherung, Verwaltung und Archivierung sämtlicher Daten eines Unternehmens bzw. dessen gesamter Schriftgutverwaltung genutzt. Im Detail bildet ein DMS das elektronische Erfassen, Bearbeiten, Verwalten und Archivieren von Dokumenten verschiedenster Unternehmensbereiche wie Warenwirtschaft, Finanz- und Rechnungswesen oder Produktionsplanung ab. Heute wurde der Begriff DMS vom Enterprise Content Managementsystem (ECM) abgelöst und wird seither weniger verwendet.

Ziel eines konformen DMS ist es, jegliche relevante Dokumente für alle Mitarbeiter eines Unternehmens in kürzester Zeit abruf- und bearbeitbar zu machen. Ob Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine – das DMS erfasst jedes Format und verwaltet diese als elektronische Dokumente.  

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Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und wie unterscheidet es sich von Archivierungssoftware?

Die Funktionen eines Dokumentenmanagementsystem (DMS) gehen über die des digitalen Archivs hinaus. Es deckt den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten ab. Von der Erstellung über die Speicherung bis zur Vernichtung. Ein DMS bietet zusätzlich umfangreiche Verwaltungsfunktionen. Es ermöglicht den Zugriff in Echtzeit und verbessert die Kollaboration. Suchfunktionen und Metadaten erleichtern das schnelle Auffinden von Informationen.

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Hier einige Hauptunterschiede zwischen einem DMS und einfacher Archivierungssoftware:

• Funktionalität: DMS bietet Workflows und Automatisierung, Archivierungssoftware speichert nur.
• Zugriff: DMS ermöglicht rollenbasierte Zugriffsrechte, Archivierungssoftware oft nicht.

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Ein DMS bringt einige Vorteile mit sich. Besonders interne Prozesse können durch die zeitnahe Abrufbarkeit von Dokumenten, bedeutend schneller und unkomplizierter abgewickelt werden. Die Erfahrung von kgs zeigt jedoch, dass ein DMS häufig von einer intelligenten Archivierungslösung ersetzt werden kann, da führende Systeme (beispielsweise SAP oder Microsoft) ein solches bereits integriert haben. Eine intelligente Archivlösung wie kgs tia® löst deshalb häufig zwei Probleme gleichzeitig: Dokumente werden fachgerecht archiviert und sind zudem unkompliziert einsehbar und jederzeit abrufbar.

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Ablöse vom Dokumentenmanagementsystem

Die Ablösung eines klassischen DMS innerhalb von SAP durch eine spezialisierte Archivierungslösung wie tia® bietet Unternehmen erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Zukunftssicherheit und Kosten. Während herkömmliche DMS-Systeme häufig komplex, redundant und schwer skalierbar sind, sorgt tia® für eine moderne, integrierte und leistungsstarke Archivarchitektur.

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Die 4 wichtigsten Gründe für den Umstieg:

• Nahtlose SAP-Integration: tia® nutzt SAP-Standards wie ArchiveLink, ILM und CMIS und fügt sich vollständig in bestehende SAP-Landschaften ein.

• Single Point of Truth: Zentrale Dokumentenverwaltung über alle Systeme hinweg verhindert redundante Daten und fragmentierte Archive.

• Hohe Performance & geringerer Aufwand: Schlanke, direkt angebundene Architektur sorgt für stabile Performance und reduziert Administration sowie Komplexität.

• Kosteneffizienz & Zukunftssicherheit: Bis zu 70 % geringere Betriebs- und Lizenzkosten bei voller Compliance und optimaler Vorbereitung auf Cloud- und S/4HANA-Szenarien.

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