tia® Scan Server — Central Management for your scan processes

Quick and intuitive management of scan client profiles and scan licenses from a central location. It is therefore the perfect addition to the tia® scan (link) when it comes to the uniform and central organization of scanning solutions. In addition, the tia® Scan Server can be ideally combined with the tia® Document Router to implement a wide variety of storage scenarios.

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Abstraktes petrolblaues Design mit geschwungenen Linien und gepunktetem Muster.Blauer Hintergrund mit geschwungenen Linien aus kleinen Punkten, die von oben rechts nach unten verlaufen.
Diagramm zeigt die Interaktion zwischen Scan-Arbeitsplatz und Scan-Server mit Lizenzverwaltung, Benutzerverwaltung basierend auf LDAP, Profilverwaltung und Überwachung von Scan-Transfers.

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Features of tia® Scan Server

Scan processes Design efficiently

The tia® Scan Server enables uniform control of all scan clients in the company and ensures secure, efficient and standardized document processing.

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Features at a glance

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Communication between client and server via http/https

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Validated transmission using MD5 hash values

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Use as a “high-availability solution”

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Can be used with an internal or external database

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No decentralized profiles required

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No decentralized import of client licenses required

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Distinction between administrator and user profile

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Using user names from ActiveDirectory
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tia® Scan Server benefits

Automate your scan processes with the tia® Scan Server

Efficient digitization

Centralized and standardized processing and archiving of documents, providing consistency and control over corporate documents

Legally compliant archiving

Lorem IPsCompliance with legal requirements for storing documents, making archiving audit-proof and tamper-proof. Um dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod.

Automated workflows

Minimize manual intervention by automating the capture, processing, and archiving of documents, increasing efficiency and accuracy.

Integration into existing systems

Seamless integration with existing IT infrastructures, including enterprise content management (ECM) and document management systems (DMS), for streamlined document management.

Cost reduction and space savings

Reducing the costs of physical storage and more efficient use of office space through digitization and electronic archiving of documents.

Improved document management

Enrich digitized documents with metadata for better organization, search and access to corporate documents.

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Successful Use Cases

tia® from kgs in practice

Kärcher: Archiving in the cloud and CMIS readiness from a single source

  • Archiving as part of S/4HANA transformation
  • AWS platform
  • ArchiveLink and CMIS
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Abstrakte weiße Linien, die sich vom unteren linken zum oberen rechten Rand über einen petrolfarbenen Hintergrund erstrecken.

Two men - 8 terabytes

Archiving solution at Hensoldt/Migration process of over 8 terabytes/kgs solutions at Hensoldt at a glance

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Coats switches to kgs archive and goes to the cloud

Motivation to change archive system / kg's solution for Coats / Migration process / Bye On-Premises - Hello Cloud

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Migrate 6 terabytes of documents

  • Motivation to switch to the kgs solution
  • Special features of Trump archiving
  • kgs solutions at Trumpf
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New kgs archive with invoice entry

  • Data migration insights
  • Transfer of incoming invoices
  • Overview of various kgs product modules at Röchling
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SAP archiving under S/4HANA with kgs

  • Motivation for changing archiving systems
  • kgs solution for Döhler
  • Archiving with S/4HANA
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FAQ

FAQ about tia® — the intelligent archive

If you have any further questions about tia® that are not answered here, you can find more detailed information and helpful resources in our insights. We are also happy to advise you personally if you need an individual solution.

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The tia® Scan Server is a central management platform for scan profiles and scan licenses. It enables uniform control of all scan clients in the company and ensures secure, efficient and standardized document processing.

Yes, the tia® Scan Server is ideal with tia® Document Router combine to implement flexible filing scenarios, routing rules, and automated document processes.

No, all scan processes and license assignments are carried out centrally via the server. There is no need for decentralized scan profiles or manual import of client licenses — this saves time and ensures consistent processes throughout the company.

The tia® Scan Server can be operated with various database solutions — both internally and externally. The compatibility includes systems such as SQL Server or PostgreSQL and can be flexibly adapted to existing IT infrastructures and document management solutions.

Yes The scan server offers differentiated user management with roles such as administrator or standard user. It can also be integrated into Active Directory — ideal for environments with many scanners and multifunctional printers where centralized access control is critical.

Yes, the tia® Scan Server is highly scalable and is suitable for small offices as well as for large corporate networks with many scanners, printers and complex storage structures. Even with growing data volumes and an increasing number of scan files, performance remains reliable and administration is clear.

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Kgs' Blog

Insights on SAP archiving and co.

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05.06.2026
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Company Memory Needs More Than AI: Why MCP and Intelligent Archiving Are Becoming Key Technologies in SAP's AI Strategy

The SAP Sapphire conferences in Orlando and Madrid clearly demonstrated the direction Enterprise AI is taking: away from the classic AI copilot and towards autonomous, context-aware AI agents.

Christina Scharf
05.06.2026
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05.06.2026
E3 magazine

SAP ILM trifft Cloud-Storage: Warum der „Retention-Lock“ auf File-Ebene die IT-Infrastruktur blockiert – und wie es besser geht

Wer SAP ILM (Information Lifecycle Management) einführt, um DSGVO-Konformität und Datenminimierung zu garantieren, stößt beim Wechsel auf moderne Cloud- und Objektspeicher (S3/Blob) oft auf eine technologische Wand: Starre Aufbewahrungsfristen (Retention Locks) verhindern eine agile Systemkonsolidierung. Für SAP-Basis-Teams und Archiv-Experten stellt sich die Frage: Wie lässt sich die rechtssichere Vernichtung von Daten operationalisieren, ohne die Flexibilität der Speicherinfrastruktur zu opfern? Ein Deep Dive in die Welt von CMIS, WebDAV und anwendungsgesteuerten Sperren.

Corrado Sperone
05.06.2026
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05.06.2026
E3 magazine

S/4HANA-Migration: Warum Data Detox der kritische Pfad zur Einhaltung der 2027-Deadline ist

S/4HANA-Migration 2026: Warum „Data Detox“ Ihr kritischer Erfolgsfaktor gegen den 2027-Deadline-Crash ist

Nur noch gut 1,5 Jahre bis zum finalen SAP ECC Support-Ende. Wer jetzt unstrukturierten Datenballast wie historische FI/CO-Belege oder Lieferscheine ungeprüft in die neue S/4HANA-Welt mitschleppt, manövriert sich direkt in die Kosten- und Zeitfalle. Denn teurer In-Memory-Speicher (HANA RAM) und ausgebuchte Beraterkapazitäten verzeihen keine aufgeblähten Systemarchitekturen.

Die Antwort für ERP-Leiter und IT-Architekten heißt: Pragmatischer Data Detox vor dem Go-Live. Erfahren Sie, wie Sie mit der schlanken, software-driven Archivierung von kgs tia® über native ArchiveLink- und CMIS-Schnittstellen Ihren Datenbank-Footprint um bis zu 70 % reduzieren. So sichern Sie sich ein performantes S/4-System, minimieren Ihre TCO nachhaltig und realisieren einen echten, KI-fähigen Clean Core – exakt im Zeitplan.

Corrado Sperone
05.06.2026
6 Minutes/s reading time
21.05.2026
E3 magazine

ECM vs. Modern SAP Archiving: Why traditional DMS/ECM systems reach their limits

Businesses today face enormous pressure: increasing data volumes, SAP S/4HANA transformations, cloud migrations, and stricter compliance requirements are fundamentally altering archiving demands.

Christina Scharf
21.05.2026
5 Minutes/s reading time
21.05.2026
E3 magazine

Rethinking employee interviews: From evaluation format to coaching dialogue

The article shows why traditional employee interviews are losing their effect — and how coaching, clear roles and structured development dialogues strengthen modern leadership.

Philipp Geyer
21.05.2026
5 Minutes/s reading time
12.05.2026
E3 magazine

Document management system: Why many companies operate more systems than they actually need

Document management systems — DMS for short — have been part of the standard equipment of many companies for decades. They should organize documents, digitize processes and make information accessible.

Christina Scharf
12.05.2026
8 Minutes/s reading time
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tia® other product modules

tia® more Product modules

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tia® Viewer

Der tia® Viewer ist die Software-Applikation zur Anzeige von PDF- und Bild-Dokumenten im Internet Browser.

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tia® Zadoc

Egal ob SAP- oder Non-SAP-Dokumente – alle Belege können zentral mit tia® ZADOC durchsucht werden.

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tia® Scan

tia® Scan für direkte SAP-Ansteuerung und Archivierung – unterstützt zentrale und dezentrale Posteingangsszenarien.

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tia® Migration

Mit tia® Migration lückenlos überwachen ob alle Objekte korrekt übertragen wurden.

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tia® Content Server

DM-/ECM Systeme mit schlanker SAP Archivierung ablösen und bis zu 50% Kosten sparen.

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tia® Document Router

tia® Document Router macht Dokumente unterschiedlichster Quellen in SAP nutzbar.

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